Дата актуализации:

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Переходный период и текущий статус (2026 г․)
3. Требования к работодателю и к сотруднику
4. Пошаговая процедура выдачи ЭТК
5. Технические средства и программное обеспечение
6. Защита персональных данных
7. Часто задаваемые вопросы

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ‚ который заменяет традиционную бумажную трудовую книжку․
ЭТК хранит сведения о трудовом стаже‚ должностях‚ периодах работы‚ а также о полученных профессиональных квалификациях․
Все записи в ЭТК подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) работодателя и сотрудника‚ что гарантирует их юридическую силу․

Первые пилотные проекты ЭТК в России стартовали в 2021 году‚ а массовое внедрение началось в 2022 году․
С 1 января 2026 года завершился переходный период – теперь каждый новый сотрудник обязан получать ЭТК‚ а работодатели обязаны вести её в электронном виде․

Нормативно-правовая база

• Федеральный закон № 127-ФЗ от  г․ «О трудовых книжках» (с изменениями‚ внесёнными в 2024 году)․
• Постановление Правительства РФ № 1232 от  г․ «Об утверждении Положения об электронных трудовых книжках»․
• Федеральный закон № 152-ФЗ от  г․ «О персональных данных» (части‚ касающиеся обработки данных в ЭТК)․
• Приказ Минтруда России № 5н от  г․ «Об утверждении формы и порядка заполнения электронных трудовых книжек»․
• Технические регламенты ФСТЭК по использованию квалифицированных электронных подписей․

Все перечисленные акты обязательны к исполнению как для работодателей‚ так и для работников․

Переходный период и текущий статус (2026 г․)

С 1 января 2026 года завершился переходный период‚ установленный правительством․
Это означает следующее:

• Все новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде․
• Работодатели‚ у которых уже есть бумажные трудовые книжки у сотрудников‚ обязаны в течение 6 месяцев перевести их в ЭТК․
• Бумажные трудовые книжки сохраняются только для тех работников‚ которые начали трудовую деятельность до 1 января 2021 года и не согласились на перевод․
• Контроль за соблюдением требований осуществляют инспекторы Федеральной службы по труду и занятости (Роструд)․

Требования к работодателю и к сотруднику

Требования к работодателю

• Наличие лицензии на использование квалифицированных электронных подписей (КЭП)․
• Подключение к Федеральному порталу «Электронные трудовые книжки» (ЭТК‑Портал)․
• Установление программного обеспечения‚ соответствующего требованиям ФСТЭК (см․ раздел Технические средства)․
• Назначение ответственного за ведение ЭТК (обычно HR‑менеджер)․
• Обеспечение доступа сотрудника к личному кабинету ЭТК (через мобильное приложение или веб‑интерфейс)․

Требования к сотруднику

• Наличие действующего российского паспорта (для идентификации)․
• Согласие на оформление ЭТК (подписывается в электронном виде)․
• Доступ к мобильному телефону или компьютеру с интернет‑соединением для получения кода подтверждения․

Пошаговая процедура выдачи ЭТК

1. Подготовительный этап
   • HR‑специалист проверяет наличие у организации лицензии на КЭП․
   • Проверяется подключение к ЭТК‑Порталу (тестовый вход)․
   • Создаётся в системе запись о новом сотруднике (ФИО‚ ИНН‚ СНИЛС‚ паспортные данные)․
2. Согласие сотрудника
   • Сотруднику отправляется SMS‑сообщение с одноразовым кодом (OTP) для подтверждения личности․
   • После ввода кода сотрудник открывает ссылку на электронный договор о выдаче ЭТК и ставит электронную подпись (КЭП)․
3. Создание ЭТК в системе
   • Система автоматически формирует первую запись – «Приём на работу»‚ указывая дату‚ должность‚ тарифную ставку и др․
   • Запись подписывается КЭП работодателя․
4. Уведомление сотрудника
   • Сотруднику на электронную почту и в мобильное приложение отправляется уведомление о готовности ЭТК․
   • В письме содержится ссылка для входа в личный кабинет и QR‑код‚ который можно сохранить в бумажном виде (по желанию)․
5. Первичный контроль
   • HR‑специалист проверяет корректность заполнения (правильные даты‚ коды ОКВЭД‚ должностные инструкции)․
   • При обнаружении ошибок вносятся исправления‚ подписываемые обеими сторонами․
6. Регистрация в реестре
   • ЭТК автоматически передаётся в центральный реестр Министерства труда РФ․
   • Система выдаёт уникальный идентификатор ЭТК (например‚ 2026‑12345678)․
7. Финальное подтверждение
   • Сотрудник получает финальное подтверждение о том‚ что ЭТК успешно зарегистрирована․
   • В случае необходимости сотрудник может распечатать «выписку» из ЭТК для предъявления в органы (например‚ при получении кредита)․

Весь процесс обычно занимает от 15 до 30 минут‚ если все технические средства работают корректно․

Технические средства и программное обеспечение

Все программные решения должны соответствовать требованиям ФСТЭК России № 31 по защите информации в государственных информационных системах․

Защита персональных данных

ЭТК содержит персональные данные‚ подпадающие под действие Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных»․
Для их защиты необходимо:

• Шифровать передаваемые данные по протоколу TLS 1․3․
• Хранить данные в зашифрованных базах (AES‑256)․
• Вести журнал доступа (лог‑аудит) – кто‚ когда и какие операции выполнил․
• Обеспечить возможность отзыва согласия сотрудника и удаления его данных в случае прекращения трудовых отношений (при условии сохранения обязательных записей в реестре)․
• Проводить ежегодный аудит информационной безопасности (по требованиям ФСТЭК)․

Нарушения в этой сфере могут привести к штрафам до 5 млн рублей и приостановке доступа к ЭТК‑порталу․

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку‚ если у меня уже есть ЭТК?

Если трудовая книжка была выдана после 1 января 2021 года‚ её заменяют ЭТК‚ а бумажный документ считается недействительным․ Сотрудник может сохранить её в качестве сувенира‚ но официально она не используется․

Как быстро можно получить доступ к своей ЭТК после подписания?

Доступ предоставляется мгновенно – в течение 1‑2 минут после подписи работодателем запись появляется в реестре‚ и сотрудник получает уведомление․

Что делать‚ если у сотрудника нет смартфона?

Возможен вариант «офлайн‑подпись» через специальный токен (USB‑ключ) в офисе работодателя․ После создания записи сотрудник может получить распечатанную «выписку» и QR‑код‚ который позже привяжет к своей учётной записи․

Можно ли изменить запись в ЭТК после её подписания?

Изменения допускаются только в случае ошибки․ Для этого необходимо оформить «Запись об исправлении»‚ подписать её обеими сторонами и загрузить в реестр․ История изменений сохраняется в журнале аудита․

Как происходит переход от бумажной книжки к ЭТК?

Работодатель в течение 6 месяцев с 1 января 2026 года обязан:

1. Собрать у сотрудника оригинал бумажной книжки․
2. Сканировать все записи (высокое разрешение‚ подписи)․
3. Создать электронные записи в системе‚ подписать их КЭП․
4. Получить согласие сотрудника на перевод․
5. Выдать сотруднику доступ к новой ЭТК и вернуть оригинал книжки (по желанию)․

Выдача трудовой книжки в электронном виде – это не просто технологическая новинка‚ а обязательный элемент современного трудового законодательства России․
С 2026 года электронные трудовые книжки стали единственным официальным способом фиксировать трудовой стаж‚ а переход к ним обеспечивает:

• Упрощение документооборота для работодателей;
• Повышение прозрачности и достоверности записей;
• Сокращение времени на проверку стажа при трудоустройстве‚ получении кредита‚ пенсии и др․;
• Улучшение защиты персональных данных за счёт применения КЭП и шифрования․

Для успешного внедрения ЭТК работодателю необходимо:

1. Обеспечить техническую готовность (КЭП‚ программное обеспечение‚ доступ к порталу)․
2. Обучить HR‑персонал и сотрудников правилам работы с системой․
3. Встроить процесс выдачи ЭТК в стандартный сценарий приём‑на‑работу․
4. Регулярно проводить аудит безопасности и соответствия нормативным требованиям․

Только при соблюдении всех перечисленных пунктов компания сможет избежать штрафов‚ сохранить репутацию и предоставить своим сотрудникам удобный и надёжный инструмент учёта трудовой истории․

Если у вас остались вопросы или требуется консультация по внедрению ЭТК в вашей организации‚ обратитесь к специалисту по трудовому праву или к сертифицированному поставщику решений для электронных трудовых книжек․