Ситуация, когда новый сотрудник приходит на работу без трудовой книжки, раньше могла вызвать панику у кадровиков. Однако сегодня, в условиях глобальной цифровизации кадрового документооборота, этот процесс строго регламентирован и не является чем-то экстраординарным. Главное — правильно оформить все документы и не нарушить требования Трудового кодекса РФ.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новая реальность
С 1 января 2026 года в России полностью завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что бумажный вариант документа перестал быть единственным обязательным носителем информации о стаже. Сейчас данные о трудовой деятельности сотрудников хранятся на электронных ресурсах Пенсионного фонда России (СФР).
С 2025 года все больше сотрудников работают без бумажной трудовой книжки по собственному выбору или потому, что впервые устраиваються на работу после окончания переходного периода. Для таких работников бумажная книжка просто не формируется или остается у них на руках как исторический документ.
Основные причины отсутствия бумажной трудовой книжки
Если сотрудник пришел без трудовой книжки, это может быть по одной из следующих причин:
- Переход на ЭТК: Работник ранее подал заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. В этом случае бумажная книжка выдается ему на руки, и он хранит ее самостоятельно.
- Первое место работы: Сотрудник впервые в жизни заключает трудовой договор. Для лиц, впервые поступающих на работу после 2020-2021 годов, бумажная трудовая книжка вообще не заводится — сведения сразу формируются в электронном виде.
- Утрата документа: Трудовая книжка была утеряна, украдена или испорчена.
- Совместительство: Если сотрудник устраивается по совместительству, он не обязан приносить основную трудовую книжку.
Пошаговые действия работодателя
Если сотрудник перешел на ЭТК
Это самый простой вариант. Работодатель не должен требовать бумажную книжку. При приеме на работу необходимо:
- Заключить трудовой договор.
- Издать приказ о приеме на работу.
- Запросить у работника выписку из электронной трудовой книжки (через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР), чтобы подтвердить его предыдущий стаж, если это важно для установления квалификации или надбавок;
- При первичном приеме на работу такого сотрудника (или при переходе на ЭТК) подать в СФР соответствующую форму отчета (ЕФС-1).
Если трудовая книжка утеряна
Если документ был потерян, работодатель обязан помочь сотруднику восстановить сведения о стаже; Согласно ч. 1 ст. 65 ТК РФ, в случае отсутствия трудовой книжки работник обязан заявить об этом в письменной форме. После этого работодатель:
- Принимает письменное заявление от сотрудника с указанием причины отсутствия документа.
- Оформляет дубликат трудовой книжки. Для этого работодатель делает запросы в предыдущие места работы сотрудника или в государственные архивы.
- Если предыдущие работодатели ликвидированы и сведения восстановить невозможно, в дубликат вносятся только подтвержденные данные.
Если сотрудник устраивается впервые
Для лиц, которые впервые заключают трудовой договор, оформление происходит так:
- Заключается трудовой договор.
- Работодатель заводит на сотрудника электронную трудовую книжку, направляя сведения в СФР.
- Бумажная трудовая книжка не оформляется (если только сам работник не изъявит желание ее завести, что допускается в определенных случаях, но с 2026 года акцент смещен полностью на ЭТК).
Если работник — совместитель
При приеме на работу по совместительству предоставление трудовой книжки не требуется (ст. 283 ТК РФ). Работодатель просто заключает трудовой договор и ведет учет отработанного времени. По желанию работника, запись о работе по совместительству может быть внесена в его основную трудовую книжку по основному месту работы на основании справки, выданной работодателем по совместительству.
Ответственность за нарушения
Работодатель должен помнить, что:
- Нельзя отказать в приеме на работу соискателю только по той причине, что у него нет бумажной трудовой книжки (если он перешел на ЭТК или устраивается впервые). Это является дискриминацией и влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Необходимо своевременно сдавать отчетность по форме ЕФС-1 в Социальный фонд России. Именно через этот отчет формируется электронная трудовая книжка сотрудника. Нарушение сроков подачи отчета грозит штрафами.
Отсутствие бумажной трудовой книжки у нового сотрудника — это не повод для паники, а стандартная кадровая ситуация, особенно с учетом полного перехода России на электронные трудовые книжки к 2026 году. Главное для работодателя — выяснить причину отсутствия документа, взять с работника соответствующее письменное заявление (при необходимости) и корректно оформить прием, опираясь на нормы Трудового кодекса РФ и актуальные правила ведения ЭТК.