С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон, вводящий электронную трудовую книжку (ЭТК). Вместе с ней сохраняются традиционные бумажные трудовые книжки и появляется возможность гибридного ведения (комбинация бумажного и электронного форматов); В статье рассмотрим все варианты, их правовые основы, порядок подачи сведений в ПФР и практические рекомендации для работодателей и работников.

Содержание

1. Правовая база
2. Варианты ведения трудовой книжки
3. Электронная трудовая книжка (ЭТК)
4. Бумажная трудовая книжка
5. Гибридный способ
6. Как подавать сведения в ПФР
7. Образцы и формы (СЗВ‑ТД, СТД‑ПФР, СТД‑Р)
8. Сроки передачи данных
9. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

• Федеральный закон от № 2‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» – вводит электронную трудовую книжку.
• Постановление Правления ПФР от № 730п – утверждает порядок заполнения формы Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ‑ТД).
• Постановление Правительства РФ № 590 от – устанавливает новые сроки представления сведений о трудовой деятельности в ПФР.
• Для доступа к личному кабинету ПФР требуется подтверждённая учётная запись в ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации) на портале Госуслуг;

Варианты ведения трудовой книжки

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Как получить доступ к ЭТК

1. Зарегистрировать и подтвердить учётную запись в ЕСИА на портале Госуслуги.
2. Войти в Личный кабинет ПФР (lk.pfrf.ru).
3. Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка» и нажать кнопку «Запросить сведения».
4. После обработки запроса система сформирует выписку о трудовой деятельности, которую можно скачать в формате PDF или просмотреть онлайн.

Что фиксируется в ЭТК

• Дата и основание приёма на работу.
• Переводы, изменения должностей, повышение квалификации.
• Сведения о приостановке, отпуске, командировке.
• Дата увольнения и причина прекращения трудового договора.
• Информация о стаже, необходимая для расчёта пенсии.

Плюсы использования ЭТК

• Автоматическое обновление данных в ПФР.
• Отсутствие необходимости хранить бумажный документ.
• Быстрый доступ к выписке для получения кредита, оформления соц. льгот и т.д.
• Снижение риска ошибок при ручном вводе.

Бумажная трудовая книжка

Бумажный вариант остаётся обязательным для работников, которые:

• Не имеют подтверждённого аккаунта в ЕСИА.
• Работают в организациях, не подключённых к системе ЭТК.
• Отказались от перехода на электронный формат (заявление в свободной форме, подписанное работником).

Работодатель обязан вести запись в бумажной книжке в течение рабочего дня, следующего за датой приказа о приёме/увольнении и в дальнейшем передавать сведения в ПФР в виде формы СТД‑Р (см. раздел 5).

Гибридный способ

Гибридный вариант рекомендуется организациям, которые находятся в процессе цифровой трансформации. При таком подходе:

1. Все кадровые изменения вносятся в бумажную книжку.
2. Те же данные одновременно загружаются в ПФР через форму СЗВ‑ТД (для автоматического формирования ЭТК).
3. Работник получает доступ к своей ЭТК, но сохраняет бумажный документ как резерв.

Плюс гибридного способа – возможность быстро переключиться полностью на электронный формат без потери истории.

Как подавать сведения в ПФР о ведении трудовой книжки

Общий порядок

1. Подготовить заявление работника о выборе способа ведения (ЭТК, бумажная или гибридная). Заявление может быть в свободной форме, но должно включать ФИО, ИНН, дату рождения и подпись.
2. Сформировать форму СЗВ‑ТД (для работодателей, передающих данные в ПФР).
3. Внести данные в личный кабинет ПФР через раздел «Сведения о трудовой деятельности».
4. При необходимости загрузить скан‑копию заявления в раздел «Документы».
5. Подтвердить отправку – система выдаст Квитанцию о приёме, которую следует сохранить.

Инструменты работодателя

• Личный кабинет ПФР (веб‑интерфейс).
• Система «Электронная отчетность ПФР» (для массовой загрузки данных через XML‑файлы).
• Программные решения сторонних провайдеров (например, «Такском», «1С:Зарплата и кадры»), поддерживающие формат СЗВ‑ТД.

Образцы и формы

СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица)

Заполняется работодателем и отправляется в ПФР. Содержит:

• Персональные данные работника (ФИО, СНИЛС, ИНН).
• Даты и основания всех кадровых событий (приём, перевод, увольнение).
• Код вида ведения трудовой книжки (1 – электронная, 2 – бумажная, 3 – гибрид).

СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем)

Форма, которую работодатель выдаёт работнику в бумажном виде (при необходимости). Содержит те же данные, что и СЗВ‑ТД, но оформлена для личного использования.

СТД‑ПФР (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов ПФР)

Автоматически генерируется ПФР после получения СЗВ‑ТД. Работник может запросить её в личном кабинете.

Пример заявления работника о выборе способа ведения

<b>Заявление</b>
<p>Я, Иванов Иван Иванович, <b>СНИЛС 123‑456‑789 00</b>, прошу работодателя оформить мою трудовую книжку в электронном виде (ЭТК).</p>
<p>Дата: </p>
<p>Подпись: _____________</p>

Сроки передачи данных в ПФР

• Согласно постановлению Правительства РФ № 590, сведения о приёме, переводе, увольнении и других изменениях должны быть переданы в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за датой издания приказа (или распоряжения).
• Для массовых изменений (например, реорганизация) допускается передача данных в течение 3 рабочих дней, но рекомендуется делать это ежедневно, чтобы избежать рассинхронизации.
• При переходе с бумажного формата на электронный – все исторические записи до фиксируються в ЭТК автоматически, если они были внесены в бумажную книжку до этой даты.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Да. Работник вправе подать заявление о желании вести бумажную трудовую книжку. Работодатель обязан оформить такое заявление и продолжать вести запись в бумажном виде.

Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?

Необходимо:

1. Составить заявление о корректировке (в свободной форме).
2. Подать его в отдел кадров, где будет подготовлена исправленная СЗВ‑ТД.
3. Отправить исправленную форму в ПФР через личный кабинет.
4. После проверки ПФР обновит запись в ЭТК.

Как получить выписку из ЭТК для банка?

В личном кабинете ПФР в разделе «Электронная трудовая книжка» нажмите кнопку «Сформировать выписку». Выберите нужный период, скачайте PDF‑файл и предоставьте его в банк.

Нужно ли сохранять бумажную копию ЭТК?

Нет, законодательство не требует хранить бумажный аналог при наличии ЭТК. Однако многие организации сохраняют её в качестве резервной копии на случай технических сбоев.

Какие технические требования к компьютеру для работы с ПФР?

Для доступа к личному кабинету ПФР достаточно:

• Современный браузер (Chrome, Firefox, Edge) с поддержкой JavaScript и cookies.
• Подключение к интернету со скоростью не менее 1 Мбит/с.
• Установленный сертификат ЕСИА (можно получить через портал Госуслуг).

ПФР предлагает три основных способа ведения трудовой книжки – электронный, бумажный и гибридный. Выбор зависит от предпочтений работника, технической готовности организации и наличия подтверждённого аккаунта в ЕСИА. При любом варианте работодателю необходимо своевременно подавать сведения о трудовой деятельности через формы СЗВ‑ТД, СТД‑Р, СТД‑ПФР и соблюдать установленные законом сроки.

Переход на электронный формат упрощает процесс контроля за стажем, ускоряет получение выписок и снижает риск ошибок. Тем не менее, закон сохраняет возможность вести традиционную бумажную книжку, что гарантирует гибкость системы для всех участников рынка труда.

Если у вас остались вопросы – обратитесь в службу поддержки ПФР или к специалисту отдела кадров вашей организации.