Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том‚ где‚ когда и на какой должности работал человек‚ а также о его поощрениях. Однако в последние годы цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам стал доступен сравнительно новый формат — электронная трудовая книжка (ЭТК).
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает‚ что трудовой стаж граждан теперь будет вестись преимущественно в цифровом формате. С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить‚ передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России (СФР) и какая информация о их карьере там хранится.
В связи с этими изменениями у кадровиков и работников возникает множество вопросов. Главный из них: в каких случаях работодатель обязан вести трудовую книжку‚ а когда от этой обязанности он освобожден?
Важно понимать‚ что законодательство не стоит на месте. Уже с 2021 года при приеме на работу специалистов по кадрам обязали заполнять только электронные трудовые книжки для определенной категории граждан. Суть ЭТК заключается в том‚ что данные о трудовой деятельности хранятся на серверах Социального фонда России‚ и бумажный носитель для их подтверждения больше не требуется.
Когда работодатель ОБЯЗАН вести бумажную трудовую книжку?
Несмотря на глобальный переход на «цифру»‚ существуют строго определенные ситуации‚ когда работодатель не имеет права отказаться от ведения бумажной трудовой книжки. К таким случаям относятся:
- Работник подал письменное заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. Если сотрудник‚ который уже имел стаж до 2020 года‚ решил не переходить на электронный формат и написал соответствующее заявление‚ работодатель обязан параллельно вести оба варианта: и бумажный‚ и электронный (отправлять отчеты в СФР).
- Работник впервые устраивается на работу‚ но хочет иметь бумажный документ. Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки‚ если он устраивается впервые? По общему правилу‚ с какого года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только ЭТК (с 2021 года). Однако‚ если такой сотрудник по каким-то причинам настаивает на бумажном варианте‚ работодатель обязан его оформить.
- Работодатель не подавал сведения в СФР. Если по каким-то техническим или организационным причинам работодатель не смог передать данные в электронном виде‚ он обязан зафиксировать весь стаж и увольнение в бумажном аналоге.
Когда работодатель НЕ ОБЯЗАН вести бумажную трудовую книжку?
Существует всего одно‚ но очень важное условие‚ при котором работодатель полностью освобождается от обязанности вести бумажный документ:
- Наличие письменного заявления работника о переходе на ЭТК. Если сотрудник написал заявление о том‚ что доверяет только электронному формату и отказывается от бумажной книжки‚ работодатель выдает ее на руки работнику. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ее ведение. Бумажная книжка на руках у работника становится лишь историческим архивом его прошлых мест работы.
Кадровые нюансы: печати и оформление
При ведении бумажных трудовых книжек часто возникают вопросы‚ связанные с их оформлением. Например‚ Онлайнспекцию спросили: можно ли при заполнении трудовой книжки ставить печать отдела кадров?
Роструд считает‚ что можно. Если в трудовой книжке стоит печать кадровой службы‚ другая печать работодателя (например‚ основная печать организации) не требуется. Главное‚ чтобы оттиск был четким‚ читаемым и не закрывал важную текстовую информацию‚ такую как подпись сотрудника или дату увольнения/приема.
Самое главное помнить‚ что с завершением переходного периода в 2026 году‚ электронная трудовая книжка становится основным документом о стаже. Работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку только в том случае‚ если работник не отказался от нее в пользу ЭТК или если данные невозможно передать в Социальный фонд. Во всех остальных случаях кадровики вносят записи только в электронный формат‚ отправляя соответствующие отчеты в СФР.