Дата публикации: 14:55

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современный способ ведения сведений о трудовой деятельности работников. В 2026 году её использование стало обязательным для большинства работодателей, а сам процесс внесения данных – простым, если знать все нюансы.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это цифровой эквивалент традиционной бумажной трудовой книжки. Она содержит всю необходимую информацию о:

• месте и дате трудоустройства;
• должности и месте работы;
• периоде работы у каждого работодателя;
• размере заработной платы и иных условиях;
• сведениях, подтверждающих стаж;
• других сведениях, требуемых законодательством.

Для работодателя ЭТК – это форма отчёта ЕФС‑1, который он отправляет в Социальный фонд России (СФР). Для сотрудника ЭТК – это документ, который можно получить в виде выписки по форме СТД‑Р или СТД‑СФР.

Как выглядит ЭТК?

В интерфейсе Госуслуг или в личном кабинете на сайте СФР вы увидите:

1. Строку с ФИО работника;
2. Таблицу с историей занятости (работодатель, период, должность);
3. Сведения о стаже и заработке;
4. Кнопку «Получить выписку»;
5. Ссылку на скачивание XML‑файла для юридических программ.

Кто должен вести электронную трудовую книжку?

Вести ЭТК обязаны все работодатели, которые:

• заключили трудовые договоры с физическими лицами;
• предоставляют работу в рамках Трудового кодекса РФ;
• передают сведения в СФР в рамках формы ЕФС‑1.

Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, он может:

• продолжать вести её одновременно с ЭТК;
• полностью перейти на электронный формат (по своему желанию).

Как оформить новую электронную трудовую книжку?

Процедура оформления выглядит так:

1. Регистрация в системе Госуслуг. Если у работника нет учётной записи, он может создать её, указав e‑mail и подтвердив личность.
2. Заказ выписки. На странице «Электронная трудовая книжка» нажимаем кнопку «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности», вводим e‑mail и ждём уведомления.
3. Получение документа. Выписка приходит на указанный e‑mail в течение 24 часов.
4. Передача данных работодателем. Работодатель отправляет форму ЕФС‑1 в СФР через электронный кабинет.

Если учётной записи нет

Можно получить ЭТК через:

• МФЦ – потребуется паспорт и СНИЛС;
• Личный визит в отдел СФР (при личном обращении).

Как внести сведения в существующую электронную трудовую книжку?

Для внесения изменений необходимо:

1. Собрать скан‑копии всех страниц текущей бумажной трудовой книжки (цветные, в хронологическом порядке).
2. Подготовить оригиналы или копии документов, подтверждающих запись (трудовой договор, приказы, выплаты и т.д.).
3. Загрузить пакет документов в личный кабинет СФР или в МФЦ.
4. Ожидать подтверждения и получения обновлённой выписки.

Важно помнить, что вносятся записи только после того, как работник предъявил работодателю сведения о своей трудовой деятельности (в бумажном или электронном виде).

Преимущества электронной трудовой книжки

• Удобство. Доступ к данным в любой момент через интернет.
• Безопасность. Защищённые персональные данные, ограниченный доступ только уполномоченным лицам.
• Экономия времени. Отсутствие необходимости вручную заполнять бумажные формы.
• Прозрачность. Работник может самостоятельно проверять свой стаж и условия работы.

Недостатки и риски

• Зависимость от технической инфраструктуры (интернет, электронные устройства);
• Возможность ошибок при вводе данных (опечатки, неверные даты).
• Риск утечки персональных данных, если не соблюдать правила конфиденциальности.
• Необходимость регулярного обновления и проверки информации.

Юридические аспекты и частые ошибки

Некоторые типичные ошибки работодателей:

1. Неправильное заполнение формы ЕФС‑1 (ошибки в кодах ОКПП, ИНН).
2. Отсутствие подписи работника при передаче сведений.
3. Несвоевременная отправка отчёта в СФР (поздняя подача приводит к штрафу).
4. Неучёт требования о хранении оригинальных бумажных записей (при их наличии).
5. Неправильное оформление выписки (неправильный формат СТД‑Р/СТД‑СФР).

Для исправления ошибок в ЭТК необходимо:

• Войти в личный кабинет СФР;
• Выбрать раздел «Исправление данных»;
• Загрузить корректированные документы;
• Отправить заявление на проверку.

Как посмотреть свою электронную трудовую книжку?

Работник может получить доступ к своей ЭТК следующими способами:

• Через личный кабинет на сайте СФР. Введите ИНН и пароль, перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
• Через портал Госуслуг. На главной странице выберите «Электронная трудовая книжка», нажмите «Заказать справку».
• В МФЦ. При личном визите предъявите паспорт и СНИЛС, получите печатную выписку.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Можно ли полностью отказаться от бумажной трудовой книжки?
  Ответ: Да, если работник согласен, работодатель может вести только ЭТК. При этом в бумажной книжке делается отметка о переходе на электронный формат.
• Вопрос: Как получить выписку по форме СТД‑СФР?
  Ответ: Выписка выдаётся в Социальном фонде России или через портал Госуслуг после подтверждения личности.
• Вопрос: Что делать, если в ЭТК пропущена запись о работе?
  Ответ: Нужно собрать подтверждающие документы (трудовой договор, приказы) и внести данные в форму ЕФС‑1, после чего система автоматически обновит запись.
• Вопрос: Сколько стоит запрос выписки через Госуслуги?
  Ответ: Запрос выписки в электронном виде бесплатный.

Электронная трудовая книжка – современный, удобный и обязательный инструмент ведения трудовых отношений. Правильное оформление, своевременное внесение данных и регулярная проверка информации позволяют избежать юридических проблем и упростить работу как работодателя, так и сотрудника.

Если у вас возникнут вопросы по заполнению формы ЕФС‑1 или получению выписки, рекомендуем обратиться в консультационный отдел СФР или в специализированные сервисы, такие как «Е‑Офис 24».

Автор статьи: информационный портал «Трудовые технологии», 2026.