В России с 1 января 2020 года действует Федеральный закон «О государственной системе электронных правовых актов» и поправки к Трудовому кодексу‚ предусматривающие переход от бумажной трудовой книжки к электронному формату. Однако вопрос о том‚ является ли этот переход обязательным для всех работодателей и работников‚ остаётся актуальным. В этой статье разберём законодательные требования‚ практические нюансы и ответы на самые частые вопросы.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

• ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ содержащий те же сведения о трудовой деятельности работника.
• С 1 января 2020 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
• С 1 января 2021 года новая трудовая книжка для любого работника‚ который впервые трудоустраивается‚ выдаётся только в электронном виде.
• Бумажная трудовая книжка может сохраняться как резервный документ‚ но её хранение и использование ограничено.

Обязательность перехода: кто и когда обязан?

Согласно статье 5 Федерального закона № 149‑ФЗ «О государственной системе электронных правовых актов» и поправкам к Трудовому кодексу‚ работодатели обязаны:

1. С 1 января 2020 года вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
2. С 1 января 2021 года выдавать новую трудовую книжку только в электронном виде.
3. Обеспечивать доступ работника к его ЭТК и хранить данные в соответствии с требованиями безопасности.

Таким образом‚ переход на ЭТК обязателен для:

• Новых сотрудников‚ которые впервые трудоустраиваются в компании.
• Сотрудников‚ которые ранее отказались от бумажной трудовой книжки и подали заявление о переходе.
• Работодателей‚ которые не соблюдают требования по хранению и передаче сведений в электронном виде.

Однако для сотрудников‚ которые уже имеют бумажную трудовую книжку и не желают перехода‚ переход не является обязательным. Они могут продолжать использовать бумажный вариант‚ но при этом работодатель обязан вести электронный учёт и хранить данные в системе.

Как правильно оформить переход?

Переход на ЭТК требует соблюдения нескольких ключевых шагов. Ниже приведена пошаговая инструкция‚ актуальная на 2026 год.

Согласие работника

Работник должен подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. В заявлении указываются:

• ФИО‚ дата рождения‚ ИНН.
• Позиция и отдел.
• Дата перехода.
• Подпись работника.

Важно: заявление может быть подано в любой момент после трудоустройства‚ даже если работник ранее отказался от перехода.

Запись в бумажной трудовой книжке (если она существует)

При переходе необходимо внести запись о переходе в бумажную трудовую книжку. В соответствии с информацией из Интернета:

«Поскольку нет необходимости издавать приказ каждый раз‚ когда очередной сотрудник отказывается от бумажной трудовой‚ в качестве документа-основания укажите полученное от работника заявление о переходе на электронный учёт. Здесь же пропишите дату‚ проставленную на заявлении. Важно. Если сотрудник‚ который раньше подавал заявление об отказе от бумажной трудовой‚ увольняется‚ кадровик всё равно обязан внести запись в трудовой книжке о переходе на электронную при увольнении.»

Обновление электронного учёта

После получения заявления работодатель обновляет электронный реестр‚ добавляя запись о переходе. В системе должна появиться отметка «Переход на ЭТК» с датой и подписью руководителя.

Уведомление о переходе

Согласно нормативу‚ работодатель обязан письменно проинформировать работника о переходе и предоставить доступ к его ЭТК. Уведомление должно содержать:

• Дата перехода.
• Инструкцию по доступу к системе.
• Контактные данные отдела кадров.

Хранение бумажной трудовой книжки

Если работник отказался от перехода‚ бумажная трудовая книжка сохраняется в архиве компании. При увольнении работника необходимо внести запись о переходе в бумажной книжке‚ даже если переход не был осуществлён.

Что происходит‚ если работник не согласен с переходом?

Согласно законодательству‚ работник имеет право отказаться от перехода на ЭТК. В таком случае:

• Работодатель обязан вести электронный учёт‚ но работник может продолжать использовать бумажный вариант.
• При увольнении работника в бумажной трудовой книжке обязательно фиксируется запись о переходе‚ даже если фактически переход не произошёл.
• Работник может в любой момент изменить своё решение и подать заявление о переходе.

Плюсы и минусы перехода на ЭТК

Как избежать ошибок при переходе?

1. Проверьте‚ что все данные в заявлении о переходе корректны.
2. Убедитесь‚ что запись о переходе внесена в бумажную трудовую книжку (если она существует).
3. Проведите тестовый доступ к ЭТК для работника.
4. Сохраните копии всех документов‚ подтверждающих переход‚ в электронном виде.
5. Обучите сотрудников отдела кадров процедурам обновления и резервного копирования.

Частые вопросы (FAQ)

• Можно ли перейти на ЭТК без согласия работника? Нет‚ переход возможен только с письменного согласия работника.
• Что делать‚ если работник отказывается от перехода? Работодатель продолжает вести электронный учёт‚ но работник может использовать бумажную трудовую книжку.
• Когда нужно уведомлять работника о переходе? Уведомление должно быть отправлено в течение 5 рабочих дней после получения заявления о переходе.
• Можно ли хранить бумажную трудовую книжку после перехода? Да‚ но она должна храниться в архиве и использоваться только в случае необходимости.
• Что происходит при увольнении сотрудника‚ который отказался от перехода? В бумажной трудовой книжке обязательно фиксируется запись о переходе‚ даже если фактически переход не осуществлён.

Переход на электронную трудовую книжку в России стал обязательным для всех новых сотрудников с 1 января 2021 года и для тех‚ кто ранее отказался от бумажного варианта‚ но теперь желает перейти. Работодатель обязан вести электронный учёт‚ информировать работников о переходе и сохранять бумажные копии только в архиве. При правильном соблюдении всех процедур переход проходит безболезненно и в соответствии с законодательством.

Если вы хотите узнать‚ как именно реализовать переход в вашей компании‚ обратитесь к специалистам по HR‑технологиям или к юридическому отделу. Они помогут подобрать подходящую систему и оформить все необходимые документы.