Важное предисловие: Под «газетой» в контексте этой статьи мы понимаем не печатное издание, а официальные источники информации, государственные порталы (Госуслуги, сайт ПФР), нормативные акты, профессиональные СМИ и рассылки, где публикуются актуальные изменения в законодательстве. Незнание новых правил — не оправдание, а причина для штрафов.

Эволюция документа: от бумаги к цифре

Трудовая книжка (ТК), основной документ о трудовой деятельности работника. С 1 января 2020 года в России параллельно существуют два формата:

• Бумажная трудовая книжка (БТК), традиционный бланк с вкладышами.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровая версия, ведущаяся в информационной системе Пенсионного фонда (СФР).

Кто и что должен вести в 2026 году?

Согласно ТК РФ (ст. 66.1) и актуальным разъяснениям:

1. Все новые работники, принятые на работу с 1 января 2020 года, должны получать ЭТК. БТК им выдается только по их письменному заявлению.
2. Работники, уже имевшие БТК на , продолжают вести бумажную книжку. Но их работодатель обязан параллельно вносить все сведения об их трудовой деятельности в ЭТК через СФР.
3. Исключение: работодатели, у которых на было менее 5 сотрудников, до сих пор могут вести только БТК. Но с 2024 года даже для них ЭТК становится обязательной при трудоустройстве новых сотрудников.

Что хранится в Электронной Трудовой Книжке?

В ЭТК вносятся те же данные, что и в бумажную:

• Сведения о работнике (ФИО, СНИЛС).
• Данные о работодателе (наименование, ИНН).
• Информация о каждом трудовом договоре: дата заключения/прекращения, основание, должность, условия оплаты.
• Сведения об обучении, повышении квалификации.
• Награждения, поощрения.
• Сведения о disciplinary взысканиях (снятые, не вносятся).

Ключевые преимущества и риски ЭТК

Преимущества:

• Невозможность утери или порчи. Данные хранятся на серверах СФР.
• Автоматический расчет стажа. Пенсионный фонд видит все записи в реальном времени.
• Удобство для работника. Получить выписку можно в любой момент через Госуслуги.

Риски и «подводные камни» для работодателя:

• Технические сбои. Если система СФР недоступна, запись нужно сделать позже, но сроки не продлеваются.
• Ошибки при внесении. Исправить неточность сложнее, чем в бумажном варианте (нужен запрос в СФР).
• Необходимость двойного учета. При наличии у сотрудника БТК вы обязаны вносить записи и в нее, и в ЭТК. Это двойная работа.
• Штрафы. За нарушение порядка ведения ТК (пропуск сроков, некорректные записи) по ст. 5.27 КоАП РФ грозит штраф для ИП и юрлиц от 5 000 до 50 000 руб., для должностных лиц, от 1 000 до 5 000 руб. или дисквалификация.

Практическое руководство: как не ошибиться и не получить штраф

При приеме на работу в 2026 году

Запросите у кандидата:

• Если у него уже есть ЭТК — сведения о трудовой деятельности (выписка из ЭТК).
• Если у него только БТК — саму книжку и заявление о выборе формата (если он хочет оставить бумажную). Без заявления вы оформляете ЭТК.

Порядок внесения записи о приеме

Запись в ЭТК вносится в течение 3 рабочих дней со дня заключения трудового договора. Алгоритм:

1. Войдите в личный кабинет работодателя на портале Госуслуг (или используйте API-интеграцию вашей кадровой системы).
2. Найдите раздел «Трудовая книжка» или «Сведения о трудовой деятельности».
3. Создайте запись о трудовом договоре, указав все реквизиты.
4. Подпишите запись усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
5. Если у сотрудника есть БТК — параллельно сделайте соответствующую запись в бумажную книжку, используя действующий бланк.

При увольнении

Вносите запись об окончании трудового договора в тот же день, когда выдали трудовую книжку (или выписку). Срок — не позднее дня увольнения. Убедитесь, что причина увольнения указана точно в соответствии с ТК РФ.

Перевод с бумажной книжки на электронную

Если у сотрудника была БТК, а теперь вы переводите его на ЭТК:

• Сделайте сканированную копию всех записей из БТК.
• Внесите эти данные в ЭТК как исторические сведения.
• Бумажную книжку employee может забрать с собой. Если он отказывается — храните ее у вас, как и раньше.

Где «читать газету»: источники для контроля

Чтобы быть в курсе всех нюансов, подпишитесь на:

• Официальный сайт Пенсионного фонда России (СФР) — раздел «Трудовая книжка».
• Портал «Госуслуги», новости для бизнеса.
• Профильные кадровые и юридические СМИ (например, «Трудовые споры», «Кадровое дело»).
• Рассылки вашего бухгалтерского/кадрового сервиса, если вы используете аутсорсинг.

Что делать, если сотрудник требует бумажную книжку в 2026?

Если сотрудник был принят после и не предоставил заявление о выборе БТК, вы не обязаны выдавать ему бумажный бланк. Выдаете только выписку из ЭТК (бесплатно, по его заявлению). Если он настаивает на БТК — объясните, что это возможно только при его письменном заявлении и за его счет (бланк покупает он).

В 2026 году ведение трудовых книжек, это в первую очередь работа с электронной системой СФР. Бумажный формат — уходящая, но еще актуальная для части сотрудников реальность. Главное правило: никаких пропусков, двойной учет, актуальная информация и постоянный мониторинг официальных источников («газет»). Соблюдая эти правила, вы защитите себя от штрафов и обеспечите сотрудникам корректный учет их стажа.

Статья подготовлена на основе анализа актуального законодательства и практики на 23 мая 2026 года. Перед применением рекомендуется уточнять детали в официальных источниках.