С 1 января 2020 года в стране начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к их цифровому аналогу – электронной трудовой книжке (ЭТК)․ Эта система ведётся в информационной базе Социального фонда России (СФР) и формируется на основе данных‚ которые работодатели передают по форме ЕФС‑1․ Ниже подробно рассмотрим‚ кому именно необходима ЭТК‚ какие категории работников подпадают под обязательный переход и в каких случаях можно оформить книжку добровольно․
Основные категории граждан‚ для которых ЭТК обязательна
- Все официально трудоустроенные граждане – по данным СФР на конец 2023 года электронные трудовые книжки завели уже 17 млн человек из примерно 76‚5 млн работающих россиян․
- Работники‚ впервые устроившиеся на работу после – для них бумажная трудовая книжка не оформляется вообще; сведения сразу фиксируются в электронном формате;
- Сотрудники компаний и индивидуальных предпринимателей (ИП) – с 2025 года все организации и ИП обязаны вести электронные трудовые книжки своих работников (см․ раздел «Электронная трудовая книжка в 2025: порядок ведения‚ как оформить‚ где посмотреть»)․
- Граждане‚ подавшие заявление о переходе на ЭТК – переход возможен только с согласия сотрудника; после подачи заявления работодатель выдаёт ему бумажную книжку (если она была) и начинает вести учёт в электронном виде․
Кто может оформить ЭТК добровольно
Даже если закон не требует обязательного перехода‚ некоторые группы работников могут оформить электронную трудовую книжку по собственной инициативе:
- Работники‚ устраивающиеся на работу впервые до ‚ но желающие перейти на цифровой формат (например‚ для удобства получения выписки через Госуслуги)․
- Лица‚ работающие удалённо или вахтовым методом – у них часто возникает необходимость быстро подтверждать трудовой стаж новым работодателям․
- Граждане‚ планирующие смену места жительства или работу в другой стране‚ которым удобно иметь электронный вариант‚ доступный из любой точки мира․
Как выглядит процесс оформления и получения выписки из ЭТК
- Согласие сотрудника – работник подаёт заявление о переходе на ЭТК в отдел кадров своей организации․
- Передача данных работодателем – компания ежемесячно отправляет в СФР сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении и других кадровых изменениях по форме ЕФС‑1․
- Формирование выписки – сотрудник может получить выписку двумя способами:
- через своего работодателя (форма СТД‑Р);
- самолично в Социальном фонде или через портал Госуслуги (форма СТД‑СФР)․
- Вид выписки – при печати выписка выглядит как обычный документ на нескольких листах формата A4‚ содержащий ФИО‚ СНИЛС‚ дату рождения‚ сведения о местах работы‚ должностях‚ периодах работы и причинах увольнения․
Преимущества электронной трудовой книжки для разных групп
Для работников
- Быстрый доступ к своей трудовой истории в любое время через личный кабинет на Госуслугах․
- Снижение риска утери или повреждения бумажного документа․
- Возможность мгновенно предоставить подтверждение стажа новому работодателю (выписка отправляется по электронной почте или загружается в личный кабинет)․
Для работодателей
- Автоматизация кадрового учёта – все данные передаются в СФР один раз‚ а не требуют ведения отдельных бумажных журналов․
- Сокращение ошибок при оформлении приказов о приёме‚ переводе и увольнении․
- Упрощение взаимодействия с пенсионным фондом при расчёте страховых взносов и пенсионных начислений․
Для государства и Социального фонда
- Централизованная база данных о трудовой деятельности граждан‚ что упрощает контроль за уплатой взносов и назначением выплат․
- Снижение административной нагрузки на органы соцзащиты и ПФР․
- Возможность быстрее выявлять неформальную занятость и принимать меры по её легализации․
Особенности перехода в 2026 году
Согласно информации из открытых источников‚ к 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ После этой даты:
- Бумажные трудовые книжки больше не будут выдаваться ни при приёме на работу‚ ни при переходе с одного места работы на другое․
- Все новые трудовые отношения будут фиксироваться исключительно в электронном виде․
- Выписка из ЭТК станет единственным официальным документом‚ подтверждающим трудовой стаж и историю занятости․
Электронная трудовая книжка предназначена практически для всех официально трудоустроенных граждан России‚ а с 2026 года становится обязательной формой учёта трудовой деятельности․ Она особенно полезна тем‚ кто:
- Устраивается на работу впервые после (бумажная книжка не оформляется)․
- Хочет получать выписку о стаже быстро и дистанционно (через Госуслуги или отдел кадров)․
- Работает удалённо‚ вахтовым методом или часто меняет работодателей․
- Ценит надёжность и доступность своего трудового рекорда в цифровом виде․
Таким образом‚ электронная трудовая книжка – это не просто современный аналог бумажного документа‚ а инструмент‚ упрощающий взаимодействие работника‚ работодателя и государства‚ обеспечивающий прозрачность и доступность информации о трудовой деятельности каждого гражданина․