В России в последние годы активно внедряется цифровой формат трудовой документации. Вопрос о том, будет ли переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) обязательным или оставит за сотрудником и работодателем выбор, волнует как работников, так и организации. Ниже мы разберём актуальные законодательные требования, сроки перехода, права и обязанности сторон, а также плюсы и минусы цифрового формата.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в которой содержатся все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, начисленные зарплаты, начисление и удержание налогов, а также сведения о начислении и выплате отпусков. По содержанию и структуре ЭТК идентична бумажному варианту, но хранится в электронном виде в системе Федеральной службы по труду и занятости (СФР).
Законодательная база и сроки перехода
Ключевые даты
- 1 января 2020 г. – начинается формирование сведений для электронных трудовых книжек.
- 31 октября 2020 г. – работодатели обязаны письменно проинформировать работников о возможных изменениях в трудовом законодательстве и о праве сохранить бумажную трудовую книжку.
- 1 января 2021 г. – для новых сотрудников бумажная трудовая книжка не заводится, а сразу создаётся электронная.
- 1 января 2022 г. – переход на электронную трудовую книжку становится обязательным для всех новых сотрудников, но для уже работающих остаётся добровольным.
- 2025‑2026 г. – в законодательстве не предусмотрено обязательного перехода для существующих работников; они могут выбрать любой формат.
Основой для всех изменений является Федеральный закон от № 439-ФЗ «Об обязательном электронном учёте трудовой деятельности», который обязывает работодателей формировать сведения о каждом сотруднике в цифровой форме и передавать их в СФР.
Обязательный ли переход?
Для новых сотрудников
С 1 января 2021 года, если работник впервые устраивается на работу, бумажная трудовая книжка не заводится. Работодатель обязан сразу создать электронную трудовую книжку. Это правило стало обязательным и не подлежит исключениям.
Для существующих сотрудников
Для тех, кто уже имеет бумажную трудовую книжку, переход на электронный формат остаётся добровольным. Работник может в любой момент заявить о желании перейти на ЭТК, но не обязан. Если работник решает сохранить бумажную книгу, он должен уведомить работодателя и подписать заявление о сохранении бумажной версии.
Как перейти на электронную трудовую книжку?
Пошаговая инструкция
- Сотрудник заполняет заявление о переходе на электронную трудовую книжку (форму можно получить у работодателя).
- Работодатель принимает заявление, подтверждает согласие и оформляет переход.
- В системе СФР создаётся электронная трудовая книжка с идентичными сведениями.
- Письменное уведомление о переходе (с указанием даты и формата) хранится в кадровом учёте.
- Сотрудник получает копию ЭТК в электронном виде (PDF) и/или в печатном виде по запросу.
Что нужно сообщить работодателю
- Письменное заявление о переходе.
- Согласие на хранение сведений в электронном виде.
- Запрос на получение печатной копии (если требуется).
Права сотрудника
Возможность сохранить бумажную книгу
Работник имеет право сохранять бумажную трудовую книжку, если она уже была заведена до 1 января 2020 года. Для этого необходимо:
- Уведомить работодателя письменно.
- Подписать заявление о сохранении бумажной версии.
- Получить подтверждение от работодателя о сохранении бумажной книги.
Как оформить заявление
Заявление должно содержать:
- ФИО сотрудника и должность.
- Дата и подпись.
- Утверждение о желании сохранить бумажную трудовую книжку.
Обязанности работодателя
Формирование сведений
Независимо от выбора сотрудника, работодатель обязан вести электронный учёт трудовой деятельности всех своих работников и передавать данные в СФР через ЕФС‑1.
Отчетность в СФР
Отчётность должна включать сведения о каждом сотруднике, включая дату начала работы, должность, начисления и удержания. Это обязательное требование, которое не зависит от того, переходил ли сотрудник на ЭТК.
Уведомления сотрудникам
Согласно закону, до 31 октября 2020 года работодатели обязаны письменно проинформировать работников о возможных изменениях в трудовом законодательстве и о праве сохранить бумажную трудовую книжку. После этого периода уведомления можно делать в электронном виде через корпоративные рассылки.
Плюсы и минусы перехода
Плюсы
- Удобство доступа: информация доступна 24/7.
- Экономия времени и бумажных ресурсов.
- Меньше риска потери или повреждения документа.
- Быстрый обмен сведениями с государственными органами.
Минусы
- Необходимость наличия доступа к интернету.
- Возможные технические сбои в системе СФР.
- Требуется обучение персонала работе с новой системой.
- Для некоторых сотрудников бумажная книга может быть более привычной.
Частые вопросы
Что если я не хочу переходить?
Вы можете сохранить бумажную трудовую книжку, но вам потребуется уведомить работодателя и подписать заявление. Работодатель обязан хранить бумажную книгу, если сотрудник так пожелал.
Как получить бумажную копию?
Если вы хотите получить печатную копию ЭТК, просто запросите её у работодателя. Он обязан предоставить копию в течение 10 рабочих дней.
Как получить выписку?
Выписку из электронного учёта можно получить через портал «Мой персональный кабинет» в системе СФР. Для этого понадобится логин и пароль, которые вы получите от работодателя.
Переход на электронную трудовую книжку в России не является обязательным для всех сотрудников, но для новых работников с 1 января 2021 года он стал обязательным. Существующие работники могут свободно выбирать между бумажной и цифровой формой, но при этом работодателю необходимо вести электронный учёт и подавать отчётность в СФР. Выбор формата зависит от личных предпочтений, удобства и требований к доступу к информации. В любом случае, цифровой формат обеспечивает более быстрый и надёжный доступ к трудовой истории, а бумажная книга остаётся резервным вариантом для тех, кто предпочитает традиционный формат.