С 2021 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Для работников, которые устраиваются на работу впервые, оформление происходит полностью в электронном виде – бумажные бланки больше не выдаются. В статье подробно описаны все этапы: от подготовки учетной записи на портале «Госуслуги» до получения выписки из ЭТК.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это цифровой документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности гражданина: даты приема, перевода, увольнения, сведения о должностях, начислениях и т.д. Информация хранится в Системе Федерального реестра (СФР) и доступна только через личный кабинет пользователя на портале «Госуслуги».
- Преимущества: мгновенный доступ к данным, отсутствие риска потерять бумажный документ, возможность получать выписки в любой момент.
- Недостатки: требуется подтверждённая учетная запись и доступ к Интернету.
Когда необходимо оформлять электронную трудовую книжку?
ЭТК обязана быть оформлена в следующих случаях:
- Работник впервые устраивается на работу с 2021 года и позже.
- Сотрудник, у которого ранее была бумажная трудовая книжка, переводит её в электронный формат (по желанию, но после перехода бумажный вариант более не используется).
- Работодатель, получивший от сотрудника согласие на ведение ЭТК, обязан оформить её в СФР.
Если работник был принят до 2021 года и у него уже есть бумажная трудовая книжка, она может быть использована до момента её перевода в электронный вид.
Что нужно подготовить перед началом оформления
Для успешного прохождения процедуры убедитесь, что у вас есть:
- Подтверждённая учётная запись на портале «Госуслуги». Процедура подтверждения включает привязку телефона, СНИЛС и, при необходимости, верификацию через банковскую карту.
- Скан или фото паспорта (для подтверждения личности).
- ИНН и СНИЛС сотрудника.
- Трудовой договор (бумажный или электронный) – понадобится для заполнения формы ЕФС‑1.
- Доступ к корпоративному кабинету работодателя в СФР (если вы – работодатель).
Пошаговая инструкция: как оформить первую электронную трудовую книжку через Госуслуги
Шаг 1. Авторизация на портале «Госуслуги»
- Перейдите на gosuslugi.ru.
- Войдите в личный кабинет, используя логин и пароль.
- Если вы впервые входите, пройдите двухфакторную аутентификацию (смс‑код или приложение «Госуслуги»).
Шаг 2. Переходим в раздел «Электронная трудовая книжка»
- В главном меню выберите «Справки и выписки».
- Найдите пункт «Электронная трудовая книжка» и нажмите «Открыть».
- Система предложит создать запись о приёме на работу – нажмите «Создать запись».
Шаг 3. Заполняем форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1)
- В открывшейся форме укажите:
- Дата приёма на работу.
- Наименование организации, ИНН, ОКПО.
- Должность и код ОКДП (Общероссийский классификатор должностей).
- Трудовой договор (номер и дата).
- Прикрепите скан‑копию трудового договора (если требуется).
- Нажмите «Отправить». Система автоматически передаст данные в СФР.
Шаг 4. Подтверждение работодателем
- Работодатель получает уведомление в корпоративном кабинете СФР.
- Он проверяет корректность данных и подтверждает запись, используя свою электронную подпись (ЭЦП) или логин/пароль в системе.
- После подтверждения в ЭТК появляется первая запись о приёме.
Шаг 5. Проверка результата
- Вернитесь в личный кабинет «Госуслуги» → «Электронная трудовая книжка».
- Убедитесь, что запись отображается в списке «История трудовой деятельности».
- При необходимости скачайте выписку из ЭТК (см. пункт 6).
Как оформить запись о переводе из бумажной в электронную форму
Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, процесс выглядит так:
- Сотрудник подписывает согласие на перевод в электронный формат (форма «Согласие на ведение ЭТК»).
- Работодатель вносит в СФР запись о переводе, указывая номер бумажной книжки и дату перевода.
- После подтверждения запись появляется в ЭТК, а бумажный документ считается недействительным.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Выписка может потребоваться для подачи в банки, при оформлении виз, в Пенсионный фонд и т.д.
- Авторизуйтесь на «Госуслуги».
- Перейдите в «Справки и выписки» → «Электронная трудовая книжка» → «Выписка из ЭТК».
- Выберите период, за который нужна выписка (например, «со дня приёма до текущей даты»).
- Нажмите «Сформировать». Система сформирует PDF‑документ, подписанный электронной подписью.
- Скачайте файл или отправьте его в электронном виде в нужный орган.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли оформить бумажную трудовую книжку в 2025 году?
Для новых работников (приём с 2021 года) бумажный вариант более не выдаётся. Оформление возможно только в электронном виде;
Что делать, если у меня нет подтверждённой учётной записи на Госуслугах?
Необходимо пройти регистрацию и подтверждение личности:
- Ввести СНИЛС, ИНН и номер телефона.
- Привязать банковскую карту или пройти видеоверификацию в МФЦ.
После подтверждения все функции портала станут доступны.
Можно ли изменить запись в ЭТК после её подтверждения?
Изменения допускаются только в случае ошибок. Работодатель подаёт корректирующий документ (форма ЕФС‑1 с пометкой «корректировка») и получает согласие сотрудника.
Какие документы нужны работодателю для подачи ЕФС‑1?
Трудовой договор, согласие работника на ведение ЭТК, копия паспорта (для подтверждения личности) и, при необходимости, выписка из ЕГРЮЛ о регистрации организации.
Сколько времени занимает оформление первой записи?
После отправки формы ЕФС‑1 и подтверждения работодателем запись появляется в ЭТК в течение 1‑3 рабочих дней.
Оформление первой трудовой книжки через портал «Госуслуги» – процесс, который можно выполнить полностью онлайн, если заранее подготовить необходимые данные и убедиться в наличии подтверждённой учётной записи. Следуя пошаговой инструкции, вы быстро создадите запись о приёме на работу, получите выписку и сможете использовать электронную трудовую книжку в любых официальных ситуациях.
Помните: электронная трудовая книжка – ваш персональный трудовой архив, доступный 24/7. Регулярно проверяйте её актуальность и сохраняйте копии важных выписок.
Дата публикации: