В 2026 году переход на электронные формы документооборота стал обязательным почти для всех сфер труда. Трудовая книжка, один из ключевых документов, фиксирующих стаж и условия работы сотрудника. Если вы только что наняли нового работника, важно правильно оформить его первую электронную трудовую книжку. Ниже — пошаговое руководство, подкреплённое актуальными нормами и практиками.

Кто может оформить электронную трудовую книжку впервые?

Согласно текущему трудовому законодательству, электронная трудовая книжка (ЭТК) доступна:

• всем сотрудникам, впервые устроившимся на работу с 2021 года;
• все тем, кто подаёт заявление о переходе на электронный формат;
• все работодателям, которые ведут кадровый учёт в электронном виде.

Если сотрудник был нанят до 2021 года и не пожелал перейти на электронный вариант, его бумажная книжка остаётся в силе, однако переход на ЭТК уже возможен по желанию работника.

Где и как оформить ЭТК впервые?

Существует несколько официальных каналов получения первой электронной трудовой книжки:

1. У работодателя при оформлении трудового договора. При приёме на работу HR‑отдел вносит сведения в личный кабинет СФР.
2. Портал «Госуслуги». Через личный кабинет можно заказать выписку из ЭТК и сразу оформить её.
3. Социальный фонд России (СФР). Обращение в отделении СФР или через сайт sfr.gov.ru позволяет получить выписку и подтвердить запись.

После ввода данных в одну из этих систем система автоматически генерирует электронную форму СТД‑СФР, которую можно использовать как официальную запись.

Что содержит электронная трудовая книжка?

ЭТК отражает всю информацию о трудовом стаже сотрудника:

• место и период работы;
• должность и подразделение;
• дату начала и окончания отношений;
• причину увольнения;
• сведения о стаже, полученных выплатах и иных значимых деталях.

Эти данные позволяют легко формировать выписки, проверять соответствие требованиям пенсионного оформления и вести бухгалтерский учёт.

Пошаговая инструкция по оформлению первой ЭТК

Ниже — подробный алгоритм действий для работодателя и работника.

1. Подготовка документации. Соберите копии паспорта, трудового договора и справки о предыдущем месте работы (если есть).
2. Внесение сведений в СФР. Открыть личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте СФР и выбрать пункт «Оформление электронной трудовой книжки».
3. Заполнение формы СТД‑СФР. Ввести данные о работнике, месте работы, датах и должностях. При необходимости добавить сведения о предыдущих местах работы.
4. Подтверждение и отправка. После проверки данных система сформирует электронный документ и отправит его на электронную почту работника и работодателя.
5. Печать (по желанию). При необходимости можно распечатать выписку и приложить к бумажному персоналу, однако официальный статус сохраняется в электронном виде.

Как оформить заявление о переходе на электронную книжку?

Если сотрудник ещё не подал заявление, его необходимо оформить в письменной форме. Примерный шаблон:

Я, ______________________ (ФИО), 
паспорт: ______________________ (серия, номер), 
выдаван: ______________________ (кем и где), 
заявить:

Обращаюсь с просьбой оформить мою трудовую книжку в электронном виде 
согласно Федеральному закону № 152‑ФЗ «О персональных данных» и 
требованиям Трудового кодекса РФ.

Подпись: _______________

Заявление подаётся в отдел кадров или в СФР. После его принятия в системе появляется запись о переходе на ЭТК.

Особенности перехода от бумажной к электронной форме

Переход на электронный формат сопровождается рядом обязательных действий:

• Закрывающая запись. При переходе сотрудник должен оформить закрывающую запись в бумажной книжке, если она ещё существует.
• Передача данных. Все сведения из бумажной книги заносятся в ЭТК, чтобы исключить потерю информации.
• Обновление формы СТД‑СФР. После внесения изменений необходимо обновить выписку и подтвердить её получение.

Важно помнить, что даже если сотрудник выбрал бумажный вариант, работодатель обязан вести электронный учёт и иметь возможность быстро формировать выписки по запросу.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Выписка может быть получена через:

1. Личный кабинет на портале Госуслуги (раздел «Трудовая книжка»).
2. Сайт СФР – раздел «Выписка из электронной трудовой книжки».
3. Лично в отделении СФР (при наличии оригинального запроса).

Для получения выписки необходимо указать ФИО работника, номер страхового свидетельства и период, за который требуется информация. Выписка оформляется в виде PDF‑документа с электронной подписью.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли вести одновременно бумажную и электронную книжки?, Да, но только до момента официального перехода на электронный формат. После подачи заявления бумажная запись считается закрытой.
• Какие формы бланков требуются для бумажной книги в 2026 году? — Официальные бланки, утверждённые Министерством труда, должны использоваться. Они доступны в системе «КонсультантПлюс».
• Что делать, если в ЭТК пропущена запись о работе? — Нужно обратиться в СФР с запросом на уточнение данных и внести недостающие сведения.
• Срок действия выписки?, Выписка действительна до отмены или изменения данных, однако рекомендуется обновлять её раз в год.

Оформление первой электронной трудовой книжки в 2026 году, это процесс, требующий внимания к деталям и соблюдения установленных форм. Правильно оформленная ЭТК обеспечивает:

• прозрачность кадрового учёта;
• быстрый доступ к информации для работодателя и сотрудника;
• соответствие требованиям законодательства;
• упрощение получения выписок и других служебных документов.

Следуя описанному выше алгоритму, вы сможете без проблем оформить электронную трудовую книжку для нового сотрудника, а также обеспечить её корректное ведение в дальнейшем.

Полезные ссылки:

• Официальный сайт Социального фонда России
• Портал Госуслуг
• Министерство труда и социальной защиты РФ