Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современный способ вести сведения о трудственной деятельности работника․ С 2020 года её можно оформить онлайн, а в 2026 году переход на полностью цифровой формат стал обязательным для большинства организаций․ В этой статье подробно рассматриваем, где и как оформляют электронную трудовую книжку, какие документы нужны, какие шаги предпринимает работодатель и работник, а также где можно получить выписку и просмотреть сведения․

Кто отвечает за оформление ЭТК?

Оформление электронной трудовой книжки осуществляется работодателем совместно с Пенсионным фондом (ПФР) и Сбербанком России (СФР)․ При этом:

• Работодатель направляет в ПФР и СФР сведения о трудовой деятельности сотрудника с  года․
• Работник может подать заявление о переходе на электронный формат;
• После получения подтверждения система автоматически генерирует ЭТК․

Если сотрудник отказывается от электронного формата, работодатель обязан выдать ему бумажную книжку и оформить её в соответствии со статьёй 66․1 ТК РФ․

Где находится информация о выдаче ЭТК?

Сведения о выдаче электронной трудовой книжки хранятся в личном кабинете на Госуслугах и в личном кабинете ПФР․ Также их можно получить через:

1. Личный кабинет на сайте Госуслуги․
2. Раздел «Электронные документы» в личном кабинете ПФР․
3. Мультифункциональные центры (МФЦ)․
4. Через сервис «Контур․Экстерн» для юридических лиц․

Как оформить электронную трудовую книжку впервые?

Процедура оформления выглядит так:

1. Подача заявления от работника․ Заявление может быть подано в письменной форме или через онлайн‑службу на Госуслугах․
2. Подтверждение работодателем․ После получения заявления работодатель вносит сведения в личный кабинет ПФР и СФР․
3. Формирование ЭТК․ Система автоматически генерирует документ в PDF‑формате с электронной печатью․
4. Утверждение и выдача․ Работодатель подтверждает факт выдачи ЭТК, после чего работник получает ссылку на документ․

Важно помнить, что первичное оформление** происходит только один раз – при первом трудоустройстве․ При смене работодателя информация переносится автоматически․

Какие документы нужны?

• Заявление о переходе на электронный формат (образец – см․ ниже)․
• Копия паспорта работника․
• Трудовой договор (или его копия)․
• Сведения о предыдущей трудовой деятельности (если есть)․

Где посмотреть сведения из ЭТК?

Просмотр сведений из электронной трудовой книжки доступен в нескольких местах:

• Госуслуги․ В личном кабинете выбираете раздел «Электронные документы» → «Электронная трудовая книжка»․ Там можно открыть PDF‑выписку с электронной подписью․
• Личный кабинет ПФР․ В разделе «Трудовая деятельность» отображаются все записи․
• СФР․ Просмотр возможен через личный кабинет на сайте СФР․
• Контур․Экстерн․ Для юридических лиц – удобный инструмент для работы с ЭТК и её выписками․
• МФЦ․ При личном визите можно получить печатную копию выписки․

Выписка из ЭТК обычно оформляется в виде PDF‑документа с электронной печатью и подписью организации․ Её можно использовать для:

1. Подтверждения трудового стажа․
2. Получения пенсионных выплат․
3. Перехода в новую организацию․

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Порядок получения выписки описан в нескольких источниках, в т․ч․ в официальных рекомендациях ПФР и СФР․

1. Войдите в личный кабинет на Госуслуги․
2. Перейдите в раздел «Электронные документы» → «Электронная трудовая книжка»․
3. Выберите нужный период и нажмите кнопку «Получить выписку»․
4. Документ будет доступен для скачивания в формате PDF․

Выписка также может быть получена:

• Через МФЦ – в офисе можно запросить печатную копию․
• В ПФР – через онлайн‑службу «Выписка из ЭТК»․
• В СФР – аналогичный сервис доступен в личном кабинете․
• Через Контур․Экстерн – для юридических лиц․

При получении выписки важно проверить, что в ней указаны:

• ФИО работника․
• Номер и дата выдачи ЭТК․
• Сведения о местах работы и периодах․
• Электронную подпись организации‑работодателя․

Особенности работы с ЭТК в 2026 году

В 2026 году в законодательстве закреплены новые требования к оформлению и использованию электронных трудовых книжек:

• Обязательная электронная запись․ С  года все новые трудовые отношения оформляются только в электронном виде․
• Отказ от бумажной формы․ Если сотрудник отказывается от электронного формата, работодатель обязан выдать ему бумажную книжку и зафиксировать это в книге учёта движения трудовых книжек․
• Обновление данных․ Все изменения в трудовой деятельности (приём, увольнение, перевод) должны быть внесены в ЭТК в течение 5 рабочих дней․
• Штрафы за непредставление сведений․ За невыдачу или несвоевременное предоставление информации работодатель может получить штраф согласно ст․ 5․27 КоАП РФ;

Кроме того, в 2026 году введены новые формы заявлений и актов, которые можно скачать с официальных сайтов ПФР и СФР․

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку (2026)

Заявление
о переходе на электронный формат трудовой книжки

Я, _______________________ (ФИО), паспорт: _______________________,
заявительный № ___________, хочу перейти на электронный формат
трудовой книжки в соответствии с п․ 1 ст․ 66․1 ТК РФ;

Подпись: _______________________ Дата: __․__․____

Этот документ можно загрузить в личный кабинет на Госуслугах или передать работодателю в электронном виде․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли получить бумажную копию ЭТК? Да, при необходимости работодатель может выдать вам бумажную выписку, однако оригинал остаёться в электронном виде․
2. Какие сроки действия ЭТК? ЭТК действует бессрочно, но её данные необходимо обновлять при каждом изменении трудовой деятельности․
3. Можно ли использовать ЭТК для подачи в пенсионный фонд? Да, выписка из ЭТК считаеться официальным документом, который можно отправлять в ПФР и СФР․
4. Что делать, если в ЭТК ошибка? Ошибку необходимо сообщить работодателю, который вносит исправления в личный кабинет ПФР и СФР․
5. Можно ли получить выписку за прошлые годы? Да, в личном кабинете ПФР доступна история всех внесённых записей, и вы можете запросить выписку за любой период․

Электронная трудовая книжка – это современный, удобный и законно закреплённый способ ведения сведений о трудовой деятельности․ Оформить её можно:

• Через Госуслуги и личный кабинет ПФР․
• С помощью СФР и Контур․Экстерн для юридических лиц․
• В МФЦ при личном обращении․

Главное помнить, что переход на электронный формат обязателен с 2020 года, а в 2026 году требования к оформлению стали ещё жёстче․ Правильное заполнение и своевременное обновление ЭТК помогут избежать штрафов и упростят работу как работодателя, так и сотрудника․

Если у вас возникнут вопросы по оформлению или получению выписки, рекомендуем обратиться в ближайшее отделение ПФР, СФР или воспользоваться онлайн‑службами Госуслуг․

Автор статьи: консультант по трудовому праву, 2026 год․