Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) процесс их оформления и ведения существенно изменился. Если вы устраиваетесь на работу впервые или задумались о переходе на новый формат, вам важно знать, как правильно взять новую трудовую книжку в 2026 году, какие существуют правила и в чем заключаются особенности.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажного документа. Поменялась лишь форма, суть и содержание остались прежними: это документ, в котором содержится информация о трудовой деятельности гражданина. В нём отражаются данные о приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность и другие сведения.
Вся информация хранится в единой базе Социального фонда России (СФР), где она надежно защищена и откуда её можно запросить в любой момент. На руки физическая книжка в этом случае не выдается — вы получаете выписку из ЭТК.
Кто и как оформляет новую трудовую книжку
Процесс оформления зависит от того, впервые ли вы устраиваетесь на работу или уже имеете стаж.
Если вы устраиваетесь на работу впервые
Если новичок, который раньше нигде не работал, приходит к работодателю с вопросом, как получить трудовую книжку впервые, процедура выглядит так:
- Бумажный формат больше не оформляется. С 2021 года при первичном трудоустройстве работнику автоматически заводится только электронный формат документа.
- Работодатель будет сдавать по нему отчёт ЕФС-1 в Социальный фонд.
- При необходимости работник сможет получить у работодателя справку СТД-Р или обратиться напрямую в СФР за справкой СТД-СФР.
Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка
Важно помнить: работодатель не может заставить сотрудника перейти полностью на электронный формат. Выбор остаётся за работником. Здесь есть два варианта:
- Вы решили сохранить бумажную трудовую. В этом случае компания обязана параллельно вести оба формата: как заполнять бумажную книжку, так и отправлять данные в СФР.
- Вы решили отказаться от классической трудовой. В этом случае вы получаете бумажную книжку на руки и храните её самостоятельно. Работодатель прекращает её ведение и продолжает передавать сведения только в электронном виде.
Где и как посмотреть данные ЭТК
Поскольку электронной книжки в физическом виде не существует, под ней подразумевают выписку из базы данных СФР. Посмотреть сведения и получить выписку можно несколькими способами:
Через портал Госуслуг
Это самый быстрый и популярный способ. Для этого необходима подтвержденная учетная запись (получить её можно, в т.ч., при помощи УКЭП — усиленной квалифицированной электронной подписи). После авторизации на портале можно в пару кликов запросить выписку.
У текущего работодателя
Вы имеете право запросить справку СТД-Р у своего работодателя. Как показывает практика, скорость и простота процесса впечатляет: если раньше приходилось ждать по несколько дней, чтобы получить копию трудовой в отделе кадров, то электронную выписку новый работодатель принимает без вопросов, и сотрудник может приступить к работе уже на следующий день.
В Социальном фонде России (СФР)
Можно лично обратиться в СФР за справкой СТД-СФР. Доступны как электронный, так и бумажный варианты.
В МФЦ
Обратите внимание на важный нюанс: в МФЦ выписку выдают только в бумажном формате, тогда как на Госуслугах, у работодателя и в СФР можно получить данные как в электронном, так и в бумажном виде.
Преимущества и недостатки ЭТК
Переход на новый формат имеет свои плюсы и минусы, которые стоит учитывать.
Преимущества электронной трудовой книжки:
- Данные не потеряются и не испортятся (отсутствует риск порчи документа, утери при пожаре или затоплении).
- Упрощение процесса трудоустройства: не нужно носить с собой оригинал документа.
- Снижение бюрократии: работодатель не заполняет бумажный бланк, снижается риск ошибок из-за неразборчивого почерка.
- Быстрый доступ к своим данным через интернет в любое время.
Недостатки и риски ЭТК:
- Зависимость от информационных систем (нужен доступ в интернет для проверки данных).
- Риск технических сбоев на стороне работодателя или СФР.
- Необходимость контролировать правильность внесения данных в электронном виде, так как ошибки могут возникнуть при передаче отчётности.
Как предоставить ЭТК новому работодателю: 5 шагов
При трудоустройстве в новую компанию вам необходимо подтвердить свой стаж. Вот как это сделать:
- Авторизуйтесь на портале Госуслуг или в личном кабинете СФР.
- Запросите выписку из электронной трудовой книжки.
- Скачайте сформированный файл (обычно это формат PDF или XML с электронной подписью СФР).
- Предоставьте файл новому работодателю по электронной почте, через систему электронного документооборота или лично на цифровом носителе.
- Альтернативный вариант — предоставить бумажную распечатку выписки или справки СТД-Р/СТД-СФР.
Исправление данных и юридические аспекты
Если вы обнаружили неточность в электронной трудовой книжке, самостоятельно исправить её нельзя. Исправление данных в ЭТК происходит через работодателя: он подает корректирующую отчетность в СФР. Если компания уже ликвидирована, исправления можно внести через текущего работодателя на основании подтверждающих документов или через суд.
Одна из частых ошибок, несвоевременная подача отчётности работодателем. Помните, что юридическую силу имеют только те записи, которые уже переданы в базу Социального фонда.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли в 2026 году завести новую бумажную трудовую книжку? Нет, при первичном устройстве на работу бумажный бланк больше не заводится. Оформляется только ЭТК.
- Может ли работодатель заставить перейти на ЭТК? Нет, переход является добровольным для тех, у кого уже есть бумажная книжка. Заставить отказаться от бумажного формата нельзя.
- Что делать со старой бумажной трудовой, если я перешел на ЭТК? Она выдается вам на руки. Храните её дома — она остается подтверждением вашего стажа за прошлые годы.
Взять новую трудовую книжку сегодня — значит автоматически стать владельцем электронной трудовой книжки. Этот формат делает взаимодействие между работником, работодателем и государством более прозрачным и быстрым. Главное — регулярно проверять свои данные через Госуслуги или СФР и своевременно сообщать работодателю об обнаруженных ошибках.