В 2026 году процесс оформления трудовых отношений претерпел окончательные изменения. С 1 января 2026 года в России завершился переходный период, и электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным и безальтернативным форматом учета стажа для тех, кто трудоустраивается впервые. Если ваш сотрудник приходит на работу первый раз в жизни, бумажная трудовая книжка ему больше не выдается и не заводится.
В этой статье мы подробно разберем, что нужно знать работодателю и работнику, какие документы собирать и как правильно оформить прием на работу в условиях полностью цифрового учета.
Главное правило 2026 года: только электронный формат
Самое главное, что нужно помнить: при первичном трудоустройстве бумажная трудовая книжка не оформляется. Это правило действует с 2021 года, а к 2026 году стало абсолютной нормой. Работодатель не имеет права заводить новичку бумажный бланк, даже если сотрудник об этом попросит.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) формируется автоматически в информационном Социальном фонде России (СФР) в момент, когда работодатель впервые подает отчет о приеме этого сотрудника.
Пошаговая инструкция для работодателя
Процесс оформления сотрудника, который устраивается на работу впервые, выглядит следующим образом:
- Прием документов. В первый день работы новичок должен предоставить стандартный пакет документов:
- Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
- Документы об образовании (диплом, аттестат);
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета) — это ключевой документ, так как именно по нему ведется учет в ЭТК;
- Документы воинского учета (для военнообязанных).
- Оформление приказа о приеме на работу. Работодатель издает приказ (распоряжение) о приеме сотрудника на должность. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись в течение трех дней.
- Подготовка отчета ЕФС-1. Работодатель заполняет единую форму отчетности ЕФС-1 (подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности»). Именно этот отчет является юридическим основанием для создания электронной трудовой книжки.
- Отправка данных в СФР. Отчет ЕФС-1 необходимо передать в Социальный фонд России не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме. Это можно сделать через систему электронного документооборота (СЭД), через личный кабинет страхователя на сайте СФР или через бухгалтерские программы (например, 1С:Бухгалтерия).
- Формирование ЭТК. После получения данных СФР автоматически создает электронную трудовую книжку для сотрудника. Работнику ничего дополнительно делать или писать не нужно, процесс запускается работодателем.
Что делать сотруднику?
Для человека, который устраивается на работу впервые, процесс максимально упрощен:
- Не нужно писать заявлений о выборе формы трудовой книжки (выбор стоит только перед теми, кто вел бумажную до 2021 года).
- Не нужно покупать бумажный бланк.
- Достаточно предоставить СНИЛС и паспорт.
После того как работодатель отправит отчет, сотрудник сможет увидеть свою первую запись о стаже в личном кабинете на портале Госуслуги или на сайте СФР.