С 2021 года в России при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны вести только электронные трудовые книжки (ЭТК). С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению ЭТК, и теперь все трудовые стажи фиксируются исключительно в электронном виде. Это изменение существенно упрощает процедуру увольнения, но при этом требует соблюдения ряда юридических и практических нюансов.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который содержит всю информацию о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания работы, должности, начисленные выплаты, отработанное время и т.д. Она хранится в системе Федеральной службы по труду и занятости (ФСТиЗ) и доступна как работодателю, так и работнику.
Как происходит оформление ЭТК при увольнении?
- Уведомление о расторжении договора – работодатель уведомляет работника о расторжении трудового договора в соответствии с § 112 Трудового кодекса РФ.
- Заполнение раздела «Увольнение» в ЭТК – специалист по кадрам вносит данные о дате увольнения, причинах (по желанию – «по инициативе работодателя», «по инициативе работника» и т.д.) и итоговом стаже.
- Подтверждение работником – работник получает копию обновлённой ЭТК и подтверждает её достоверность. При этом он может оставить электронный подписанный документ в личном кабинете.
- Передача данных в ФСТиЗ – система автоматически синхронизирует данные с федеральной базой, чтобы они были доступны при проверках и при оформлении новых трудовых договоров.
Что изменилось с переходом на ЭТК?
- С 2021 года работодатели обязаны вести только ЭТК. Бумажный вариант может использоваться только при наличии заявления работника об отказе от него.
- С 1 января 2026 года переходный период завершен, и теперь трудовой стаж фиксируется исключительно в электронном виде.
- Электронный формат исключает риск потери сведений о стаже и упрощает доступ к данным для всех сторон.
Какие права имеет работник при увольнении с ЭТК?
- Право на доступ к информации – работник может в любой момент запросить доступ к своей ЭТК через личный кабинет ФСТиЗ.
- Право на исправление ошибок – если в ЭТК обнаружена ошибка, работник может подать запрос на её исправление. Работодатель обязан проверить и внести корректировки в течение 10 рабочих дней.
- Право на получение копии – работник имеет право получить печатную копию ЭТК в течение 30 дней после увольнения.
Что делать работодателю, если работник отказался от бумажной трудовой книжки?
Если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, одновременно ведётся и бумажный, и электронный варианты. При увольнении работник получает бумажный экземпляр, а в ЭТК фиксируется дата увольнения. Если работник отказался, то только электронный вариант сохраняется.
Как проверить наличие ЭТК у работника?
Для работодателя это можно сделать через портал ФСТиЗ: в личном кабинете сотрудника можно увидеть статус ЭТК – «активна», «завершена» или «отказ от бумажной».
Что делать, если работник не получил обновлённую ЭТК?
- Проверить, что данные были успешно загружены в систему ФСТиЗ (состояние «загружено»).
- Если нет, связаться с отделом кадров и уточнить, что работник не подтвердил документ.
- В случае отказа от подтверждения, работник может запросить печатную копию в течение 30 дней.
Практические рекомендации для работодателей
- Обучите персонал работе с системой ЭТК – это позволит избежать ошибок при заполнении.
- Проверьте наличие актуальных данных о сотрудниках до начала увольнения.
- Убедитесь, что работник получил уведомление о расторжении и подтверждение обновлённой ЭТК.
- Сохраняйте резервные копии данных в соответствии с требованиями законодательства.
Электронная трудовая книжка значительно упрощает процедуру увольнения, делая её прозрачной и доступной для всех участников. С завершением переходного периода в 2026 году все трудовые стажи фиксируются исключительно в электронном виде, что повышает надёжность и удобство работы с документами. Работодатели и работники должны знать свои права и обязанности, чтобы процесс увольнения прошёл без лишних задержек и ошибок.