В России в последние годы активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). С 1 января 2026 года завершился переходный период, после которого все работники могут вести свой стаж в электронном виде. В этой статье разберём, как правильно оформить выбор сотрудника, какие обязательства возникают у работодателя и какие сроки необходимо соблюдать.
Законодательный контекст
- Федеральный закон «О трудовой книжке» (№ 152-ФЗ) от 29 июня 2002 г. в § 3 предусматривает возможность перехода на электронный формат.
- Постановление Правительства РФ от 12 января 2020 г. об утверждении правил ведения ЭТК.
- Постановление Минтруда РФ от 16 апреля 2024 г. о порядке уведомления работника о переходе на ЭТК.
- Пенсионный фонд РФ (ПФР) – единственная база, в которой формируются сведения о трудовой деятельности.
Права работника
- Сотрудник имеет право выбрать формат трудовой книжки: бумажную или электронную.
- Выбор можно сделать в любой момент, даже после начала трудового договора.
- При выборе ЭТК работник получает бумажную трудовую книжку с записью о сделанном выборе.
- Работник может изменить свой выбор, подавая письменное заявление о переходе обратно к бумажной трудовой книжке.
Обязанности работодателя
- Уведомить работника о возможности выбора формата в письменной форме.
- Собрать и хранить письменное заявление работника (если он сделал выбор).
- Если заявление о переходе на ЭТК не получено, продолжать вести бумажную трудовую книжку.
- Ежемесячно до 15‑го числа месяца, следующего за месяцем кадрового мероприятия, сообщать ПФР о смене формата через форму ЕФС‑1.
- Подавать в ПФР отчёт СЗВ‑ТД о трудовой деятельности сотрудника.
- Сохранять бумажную трудовую книжку в течение 10 лет.
Процесс выбора и уведомления
Ниже приведён пошаговый алгоритм действий при выборе сотрудником электронного варианта трудовой книжки.
- При приёме на работу сотрудник заполняет заявление о выборе формата (форма «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку»).
- Работодатель оформляет в бумажной трудовой книжке запись о выборе сотрудника и выдаёт копию заявления.
- В течение 15 дней после приёма, перевода, увольнения или подачи заявления работник обязан сообщить ПФР о смене формата через ЕФС‑1.
- ПФР формирует электронную запись, которая становится официальным документом;
- Если работник не подал заявление, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку и одновременно отправляет отчёт СЗВ‑ТД.
Порядок ведения ЭТК
- Все сведения о трудовой деятельности (приём, перевод, увольнение, изменения в должности и т.д.) фиксируются в единой базе ПФР.
- Работник может проверить актуальность данных через портал государственных услуг РФ.
- При необходимости работник может запросить копию электронной записи в виде PDF.
- В случае ошибки в системе работодатель обязан оперативно исправить данные и сообщить об этом ПФР.
Переходные сроки и дедлайны
| Событие | Срок уведомления работодателя | Срок уведомления ПФР |
|---|---|---|
| Приём на работу | до 15‑го числа следующего месяца | до 15‑го числа следующего месяца |
| Перевод, увольнение, изменение должности | до 15‑го числа следующего месяца | до 15‑го числа следующего месяца |
| Переход на ЭТК (заявление) | сразу после получения заявления | до 15‑го числа следующего месяца |
С 1 января 2026 года переходный период завершён – все работники, которые не сделали явный выбор, автоматически переходят на электронный формат.
Как подтвердить наличие ЭТК
- Пользуйтесь порталом государственных услуг РФ: gosuslugi.ru.
- Войдите в раздел «Трудовая книжка» и выберите вкладку «Электронная трудовая книжка».
- Проверьте наличие записей о приёме, переводе, увольнении и стаже.
Преимущества и недостатки ЭТК
- Преимущества:
- Удобство доступа: можно проверить данные в любой момент онлайн.
- Сокращение бумажной работы и экономия ресурсов.
- Быстрое обновление данных после кадровых изменений.
- Недостатки:
- Необходимость наличия доступа к интернету и цифровой подписи.
- Зависимость от работы государственных систем.
- Потенциальные риски кибербезопасности.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки после выбора ЭТК? Да, работник может подать письменное заявление о переходе обратно к бумажной книжке.
- Что если работник не подал заявление о выборе? Работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку и одновременно отправляет отчёт СЗВ‑ТД.
- Как долго сохраняется бумажная трудовая книжка? В течение 10 лет с даты её выдачи.
- Можно ли получить бумажную копию ЭТК? Да, работник может запросить копию в виде PDF через портал госуслуг.
- Что делать при ошибке в данных ЭТК? Работодатель обязан исправить данные в системе ПФР и уведомить о корректировке.
Выбор сотрудником электронного варианта трудовой книжки – это шаг к цифровизации трудовых отношений. Он упрощает доступ к данным, ускоряет процессы и снижает бумажную нагрузку. Однако работодателю необходимо строго соблюдать сроки уведомления, вести правильный документооборот и обеспечивать сохранность данных. При правильном подходе переход на ЭТК становится выгодным как для организации, так и для сотрудника.