Трудовая книжка (ТК) — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК); Это означает кардинальные изменения в порядке их ведения, хранения и ответственности сторон. Данная статья подробно разбирает актуальные правила, основанные на последних изменениях в законодательстве.

Ключевое изменение: окончательный переход на электронный формат

С 2021 года при приеме на работу работодатели обязаны оформлять новым сотрудникам электронную трудовую книжку. Однако до 2026 года допускалось параллельное использование бумажного и электронного вариантов. С 1 января 2026 года переходный период завершается.

• Если работник ранее не подал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель продолжает вести ее в традиционном формате.
• Если же работник подал заявление на получение ЭТК (или был принят после 2021 года), все записи вносятся исключительно в электронный формат.
• Бумажная трудовая книжка, выданная ранее, продолжает действовать, но ее дальнейшее ведение работодателем не предусмотрено.

Важное правовое обоснование: кто и за что отвечает?

Крайне важно понимать распределение ответственности. Согласно п. 35 Порядка № 320н и письму Минтруда от № 14-2/В-150:

«С момента выдачи трудовой книжки (в т.ч. на бумажном носителе) работодатель не несет ответственность за ее дальнейшее ведение и хранение».

Это означает:

1. После того как работнику выдана его бумажная трудовая книжка (например, при увольнении), работодатель не обязан хранить ее и вносить в нее какие-либо записи.
2. Все последующие записи о новом месте работы вносятся уже новым работодателем, но только в электронную трудовую книжку работника (если он ее имеет).
3. Для подтверждения стажа работник должен самостоятельно предоставлять сведения из своей ЭТК через портал Госуслуг или запрашивать выписку у текущего работодателя.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

Специалисту по кадрам (HR) при приеме на работу необходимо:

• Запросить у кандидата согласие на обработку персональных данных для получения сведений из его ЭТК.
• Получить выписку из электронной трудовой книжки через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Эта выписка имеет юридическую силу и подтверждает предыдущий стаж.
• Внести информацию о приеме на работу в личный кабинет работника на портале Госуслуг (через который ведется ЭТК) или в свою внутреннюю кадровую систему, интегрированную с ЭТК.

Важно: С какого года гражданам оформляется ЭТК? С 2021 года — для всех вновь принимаемых на работу. Для ранее трудившихся — по их заявлению.

Правила ведения: что нужно делать работодателю?

Несмотря на цифровизацию, некоторые учетные документы работодатель должен вести на бумажном носителе:

Книга учета движения трудовых книжек

В ней фиксируется:

• Выдача трудовых книжек (как бумажных, так и сведений об ЭТК) работникам при приеме на работу.
• Получение трудовых книжек от работников при увольнении (если это бумажный вариант).
• Передача сведений об ЭТК в СЗВ-ТД и другие отчетные формы.

Книга по учету бланков трудовой книжки

Ведется для строгого учета бумажных бланков (форма Т-2). Записи о номерах бланков, кому и когда выданы. Электронные бланки (данные в системе) этим учетом не охватываются.

Что меняет Минтруд: упрощение и устранение избыточности

Как сообщается, Минтруд планирует изменить правила ведения трудовых книжек, чтобы исключить избыточные требования и устаревшие сведения. Это часть общей политики по декриминализации кадрового документооборота и снижению административной нагрузки на бизнес. Ожидается, что:

1. Будут сокращены обязательные для внесения записи (например, некоторые виды поощрений или дисциплинарных взысканий).
2. Упростятся требования к оформлению записей в ЭТК.
3. Будет четко разграничена ответственность за достоверность сведений между работником (который предоставляет данные о себе) и работодателем (который вносит записи о трудовом договоре).

Практические выводы для работника и работодателя

Для работника:

• Если у вас есть бумажная трудовая книжка, храните ее бережно. После 2026 года новые записи в нее не будут вноситься.
• Активно используйте личный кабинет на портале Госуслуг для проверки и управления своей электронной трудовой книжкой.
• При смене работы уведомляйте нового работодателя о наличии у вас ЭТК и дайте согласие на получение выписки.

Для работодателя (отдела кадров):

• Перестаньте вести бумажные трудовые книжки для сотрудников, оформивших ЭТК. Все записи вносите только в электронную систему.
• Продолжайте вести Книгу учета движения ТК и Книгу учета бланков для бумажных носителей.
• Настройте интеграцию вашей кадровой системы (1С:Зарплата и др.) с порталом Госуслуг для автоматической отправки сведений в ЭТК.
• Следите за официальными изменениями от Минтруда по упрощению правил.

С 2026 года ведение трудовых книжек в России окончательно переходит в цифровую эру. Бумажный документ становится историческим артефактом для тех, кто не перешел на ЭТК. Ключевой принцип: работодатель отвечает только за внесение записей в электронную систему на момент работы сотрудника. Хранение и предоставление документа для подтверждения стажа — зона ответственности самого работника через его личный кабинет. Понимание этих правил избавит и кадровиков, и сотрудников от ошибок и проблем с подтверждением трудового стажа в будущем.