С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), которая заменяет традиционный бумажный документ.
Эта система позволяет работодателям и работникам вести и проверять сведения о трудовой деятельности в едином цифровом реестре.
Ниже перечислены основные типы записей, которые автоматически перенесены в ЭТК, а также те, которые должны быть внесены работодателем вручную.
Основные сведения о трудовом договоре
- Дата приёма на работу – момент начала трудового договора.
- Дата увольнения – окончание трудового договора.
- Сроки испытательного срока – если применим.
- Объём рабочего времени – полный/неполный рабочий день.
- Условия работы – место работы, график, режим.
Переводы и изменения должности
- Перевод по месту работы – смена филиала, отдела.
- Перевод в другую должность – изменение функциональных обязанностей.
- Повышение/снижение – изменение уровня должности.
- Изменение заработной платы – повышение, снижение, корректировка.
Сведения о стаже и квалификации
- Стаж работы – общее количество лет, месяцев, дней.
- Квалификационные требования – наличие дипломов, сертификатов.
- Обучение и повышение квалификации – курсы, семинары, тренинги.
- Стажировка – стаж в рамках программы стажировок.
Награды и премии
- Премии за результат – денежные и неденежные.
- Почетные грамоты и медали – за выдающиеся достижения.
- Награды работодателя – корпоративные награды.
Сведения о причинах увольнения
- Причина увольнения – по инициативе работника, работодателя, договоренности.
- Дата увольнения – точная дата прекращения трудового договора.
Дополнительные сведения
- Сведения о стаже в армии и военной службе – если применимо.
- Сведения о стаже в государственных службах – если применимо.
- Сведения о стаже в добровольных организациях – при наличии официального подтверждения.
Как работает перенос записей в ЭТК
- Автоматический перенос – большинство сведений, которые ранее вносились в бумажную трудовую книжку, автоматически перенесены в электронный реестр при переходе на ЭТК.
- Внесение работодателем – все события, которые произошли после начала работы в 2020 г., должны быть внесены работодателем вручную через портал «Мой сервис» или «Госуслуги».
- Срок обновления – информация должна быть внесена в течение 3 рабочих дней с момента события.
- Подтверждение – каждая запись подтверждается электронной подписью работодателя.
Преимущества электронного формата
- Удобство доступа: работник может просматривать записи в любое время через личный кабинет.
- Надёжность: данные защищены шифрованием и резервным копированием.
- Экономия времени: отсутствие необходимости печати и хранения бумажных копий.
- Точность: автоматический контроль ошибок и несоответствий.
Кому нужна электронная трудовая книжка?
- Работодатели – для ведения кадрового учёта и соблюдения требований законодательства.
- Работники – для подтверждения стажа, получения пенсии, социальных выплат.
- Органы социальной защиты – для проверки данных о трудовой деятельности.
Электронная трудовая книжка полностью заменяет бумажный документ и содержит все сведения, которые ранее вносились в него.
Ключевые записи, которые переносятся в ЭТК, включают дату приёма и увольнения, изменения должности, заработной платы, стажа, обучения, а также награды и премии.
Регулярное и своевременное внесение данных работодателем гарантирует точность и надёжность информации, что важно как для работников, так и для органов социальной защиты.
Для получения более подробной информации о правилах ведения ЭТК можно обратиться к Федеральному закону «О трудовой книжке» (№ 149-ФЗ) и его последующим поправкам, а также к официальному порталу «Мой сервис» Министерства труда и социальной защиты РФ.