Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ Вопрос о количестве граф (полей) в ней часто возникает из-за перехода на электронный формат․ Давайте разберемся подробно․
Бумажная трудовая книжка: классическая структура
В традиционной бумажной книжке, выдаваемой работнику при первом трудоустройстве, количество граф строго регламентировано․ Обычно это:
- Первая страница (ьный лист): ФИО, дата рождения, пол, образование, специальность, данные о предыдущей работе (если была)․
- Страницы для записей: Основной блок․ Каждая запись о работе (прием, увольнение, перевод) занимает одну строку, которая условно можно назвать «графой»․ В ней указываются:
- Дата заключения/расторжения трудового договора․
- Наименование организации и ее реквизиты (или данные работодателя-физлица)․
- Основание для записи (приказ, номер, дата)․
- Должность, специальность, профессия․
- Подпись работника и руководителя организации, печать․
Важно: В бумажном варианте нет фиксированного общего числа «граф»․ Количество записей ограничено только количеством страниц в книжке (обычно 24-48 страниц для записей)․ Каждая новая работа добавляет новую строку-запись․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новая реальность
С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка․ С 1 января 2026 года для граждан, впервые устраивающихся на работу, ЭТК будет единственным форматом (ст․ 66․1 ТК РФ)․
В электронной версии понятие «графа» в классическом понимании отпадает․ Вместо этого в личном кабинете на портале Госуслуг или в электронном профиле на сайте Социального фонда России (СФР) отображаются структурированные сведения о трудовой деятельности․
Какие сведения храняться в ЭТК (обязательные разделы)?
По форме ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности), которую работодатель обязан подавать в СФР по каждому сотруднику, включаются следующие данные:
- Сведения о работнике: ФИО, СНИЛС, пол, дата и место рождения․
- Сведения о работодателе: Наименование, ИНН, ОГРН, адрес․
- Сведения о трудовом договоре: Дата заключения, номер, дата и основание увольнения (или текущий статус «работает»)․
- Сведения о работе: Должность, профессия, специальность (с указанием квалификации, если есть), подразделение․
- Сведения об изменении условий трудового договора: Переводы, изменения оплаты труда и т․д․
- Сведения об обучении и повышении квалификации: Если оно было связано с работой․
- Сведения о трудовом стаже: Подсчитывается автоматически на основе всех записей․
Ключевые отличия и ответ на главный вопрос
Сколько «граф» в электронной книжке? Формального, как в бумажном варианте, числа нет․ Но система хранит и отображает все те же сведения, которые раньше вносились в строки․ Их можно условно разделить на логические блоки (разделы), перечисленные выше․
Главное преимущество ЭТК:
- Невозможность потери или порчи․ Данные хранятся в защищенной базе СФР․
- Автоматический расчет стажа․ Система сама суммирует периоды работы из всех записей․
- Удобство для работника․ Все данные доступны онлайн в любое время через Госуслуги․
- Прозрачность для работодателя․ Работодатель видит полную историю кандидата (с его согласия)․
Что должен знать работник и работодатель?
Для работника:
- При первом трудоустройстве с 2026 года вам выдадут только электронную трудовую книжку․
- Если у вас уже есть бумажная книжка, вы можете перевести ее в электронный формат (сделать сканы и загрузить в личный кабинет СФР)․ После этого новые записи будут только в электронном виде․
- Вы вправе в любой момент получить выписку из ЭТК на бумаге (по форме, установленной Минтрудом)․ Эта выписка имеет ту же юридическую силу, что и старая бумажная книжка․
Для работодателя:
- Обязанность: в течение 15 дней с даты приема/увольнения/изменения условий труда подать сведения в СФР в форме ЕФС-1․
- При приеме на работу нового сотрудника (с 2026 года) нужно запросить у него сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК) через портал СФР (с его согласия)․
- Работодатель не выдает физическую книжку при электронном формате․ Подтверждением трудовых отношений является запись в базе СФР․
Таким образом, ответ на вопрос «сколько граф» зависит от формата:
- Бумажная книжка: Граф (строк) столько, сколько записей о работе, но физически ограничено количеством страниц․
- Электронная книжка: Нумерация строк отсутствует․ Вместо этого есть структурированные разделы с данными (сведения о работнике, работодателе, договоре, должности и т․д․), которые храняться в базе СФР и отображаются в личном кабинете․
Основное законодательство: статьи 66 и 66․1 Трудового кодекса РФ, а также правила ведения электронной трудовой книжки, утвержденные Постановлением Правительства РФ․
Дата актуальности информации: май 2026 года․ Все изменения в законодательстве на указанную дату учтены․