Цифровизация кадрового учета и расчета заработной платы привела к тому, что электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью работы каждого работодателя. Для главного бухгалтера и специалиста по кадрам важно понимать все нюансы законодательства, чтобы избежать штрафов от государства и гарантировать сотрудникам правильный учет стажа.

Что такое электронная трудовая книжка и в чем ее специфика?

Несмотря на повсеместное использование термина, в законодательстве нет официального понятия «электронная трудовая книжка». Можно подумать, что это точная цифровая копия бумажной версии, однако это не так. Не существует отдельного электронного документа, который пришел на замену привычной бумажной книжке.

На практике ЭТК — это свод сведений о трудовой деятельности работника, который формируется в информационной системе Пенсионного фонда России (СФР). Работодатель ведет эти данные в электронной форме и подает их в виде отчетности.

Какие данные хранятся в ЭТК?

В электронный формат вносятся те же ключевые сведения, что и в бумажную версию:

• Информация о сотруднике;
• Сведения о местах работы и периодах трудовой деятельности;
• Данные о приеме на работу, переводах, увольнении;
• Информация о совместительстве;
• Наименование документа, на основании которого внесены записи.

Кто должен вести электронные трудовые книжки?

Ведение ЭТК обязательно для всех работодателей, с которыми у сотрудников заключены трудовые договоры. При этом важно помнить ключевые правила:

1. Для сотрудников со стажем: Если работник до 2020 года подал заявление о переходе на электронный формат, вы обязаны вести его книжку только в цифровом виде. При этом бумажную трудовую книжку нужно выдать сотруднику на руки с соответствующей записью.
2. Для новичков без стажа: С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности новых сотрудников, у которых не было трудового стажа до этой даты, необходимо фиксировать только в электронном виде. Оформлять им бумажную трудовую книжку не нужно.

Отчетность и кадровый учет: что сдает главбух?

Главный инструмент, с помощью которого работодатель информирует государство о кадровых перемещениях — это отчет ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД). Именно через подачу этого отчета реализуется ведение электронной трудовой книжки.

Независимо от того, в каком виде ведется трудовая книжка (бумажном или электронном), вносить записи в нее и сдавать отчеты следует в строгом соответствии с правилами Минтруда. Редакция справочной системы «Главбух» настоятельно рекомендует использовать актуальные образцы записей для разных случаев: прием на работу, увольнение, перевод, совместительство и т.д.

Интеграция с 1С:Зарплата и управление персоналом

Для автоматизации процесса кадрового учета и сдачи отчетности используется программный продукт 1С:Зарплата и управление персоналом. В системе реализован удобный функционал для ведения учета электронных трудовых книжек, формирования отчета ЕФС-1 и обмена данными с ПФР через электронный документооборот (ЭДО).

Преимущества и недостатки ЭТК

Плюсы электронного формата:

• Доступность и сохранность: Данные не могут быть утеряны, испорчены или случайно залиты кофе. Сотрудник всегда может посмотреть свою ЭТК в личном кабинете на портале Пенсионного фонда или на портале Госуслуг.
• Снижение бумажного документооборота: Упрощается процесс хранения и учета бланков строгой отчетности.
• Удобство для удаленных сотрудников: Нет необходимости пересылать оригинал документа почтой.

Минусы и риски:

• Технические сбои: Зависание сервисов или ошибки при отправке отчетности могут привести к задержкам в отражении стажа.
• Ответственность за ошибки: За несвоевременную или неверную подачу сведений предусмотрены штрафы от государства.
• Необходимость контроля: Требуется постоянно следить за актуальностью программного обеспечения и изменениями в законодательстве.

Сложные ситуации на практике: отпуск главбуха

Часто на предприятиях трудовые книжки заполняет именно главный бухгалтер. Возникает вопрос: что делать, если главбух уходит в отпуск, а в этот период увольняется или принимается на работу сотрудник?

Пример из практики: Главный бухгалтер, заполняющий трудовые книжки, находится в отпуске с 4 по 8 мая. 5 мая увольняется работник. Может ли главбух заранее заполнить трудовую книжку?

Да, это допустимо. Главбух может заранее внести запись об увольнении в бумажную трудовую книжку и подготовить приказ, чтобы в день увольнения оставалось только поставить подпись и выдать документ сотруднику. Что касается электронной трудовой книжки, отчет ЕФС-1 можно подготовить в программе заранее, а отправку нужно будет осуществить в установленные законом сроки (на это должен быть уполномочен другой сотрудник, например, заместитель главбуха или кадровик). Перед отпуском обязательно составьте подробный гайд или инструкцию для замещающего сотрудника.

Как подтвердить наличие ЭТК у работника?

При приеме на работу нового сотрудника работодатель должен уточнить, подавал ли человек заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Подтверждением может служить:

1. Выписка из электронной трудовой книжки (ее сотрудник может заказать через Госуслуги или портал СФР);
2. Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР;
3. Сама бумажная трудовая книжка с записью о переходе на ЭТК.

Также важно помнить о регистрации в книге учета движения трудовых книжек — этот процесс актуален и для цифровых форматов взаимодействия.

Электронная трудовая книжка появилась в России несколько лет назад, но правила ее ведения продолжают уточняться. В 2026 году главбуху и кадровым специалистам необходимо строго следить за сроками сдачи отчета ЕФС-1, корректностью внесения записей и актуальностью программ 1С. Только так бизнес сможет работать с цифровыми книжками легально и избежать штрафных санкций.