В России с 2020 года в систему кадрового учёта вводится электронная трудовая книжка (ЭТК)․ При этом бумажный формат остаётся в силе, но его роль постепенно снижается․ В этой статье разберём, чем отличается электронная и обычная трудовая книжка, как проверить наличие ЭТК у кандидата, какие преимущества и риски связаны с каждым вариантом, а также как правильно оформить переход․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажного документа․ В ней сохраняются сведения о:
- местах работы;
- должностях и обязанностях;
- датах начала и окончания трудовых договоров;
- причинах увольнения;
- статусе записи (заверенная, закрывающая и т․д․)․
Информация в ЭТК хранится на серверах Федеральной службы по труду и занятости (СФР) и доступна через портал Госуслуг, сайт Пенсионного фонда РФ и специальные приложения работодателей․
Как проверить наличие ЭТК у кандидата?
- Попросите кандидата показать электронную запись в личном кабинете Госуслуг․ На экране должна быть таблица с периодами работы․
- Запросите у работодателя подтверждение о передаче сведений в СФР․ Это можно сделать через электронный сервис «Проверка статуса трудовой книжки»․
- Проверьте наличие закрывающей записи․ Если запись закрывающая есть, значит работодатель ведёт только электронную книжку․
Если кандидат не может показать электронную запись, но имеет бумажную трудовую книжку, это не обязательно означает отказ от ЭТК – многие работодатели ведут оба формата одновременно․
Плюсы и минусы каждого формата
Электронная трудовая книжка
- Плюсы:
- Никаких потерь: данные не могут быть испорчены или потеряны․
- Доступность: можно проверить запись в любой точке мира․
- Экономия времени: нет необходимости вручную копировать записи․
- Экологичность: сокращение бумажного расхода․
- Минусы:
- Требуется наличие электронного доступа (пользовательский аккаунт)․
- Возможные технические сбои в системе․
- Немного сложнее для тех, кто не привык к цифровым сервисам․
Бумажная трудовая книжка
- Плюсы:
- Независимость от интернета․
- Легко показать при собеседовании, если нет доступа к онлайн‑сервису․
- Традиционный формат, привычный многим работодателям․
- Минусы:
- Риск потери, порчи или кражи․
- Нужно вручную копировать записи в электронный реестр․
- Более медленный процесс обновления данных․
Как оформить переход на электронную трудовую книжку?
Для перехода необходимо выполнить несколько шагов:
- Составить заявление о переходе на ЭТК․ В заявлении указывается: ФИО, дата рождения, место работы, желаемый формат․
- Подать заявление в отдел кадров работодателя․ Работодатель обязан зарегистрировать запись в системе СФР․
- Получить подтверждение о передаче сведений․ Обычно это электронный сертификат или письмо от работодателя․
- Проверить запись в личном кабинете Госуслуг․ Если всё в порядке, запись должна появиться в разделе «Трудовая книжка»․
Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, он может продолжать вести оба формата до тех пор, пока не решит полностью перейти на цифровой․
Когда стоит выбирать бумажную трудовую книжку?
В большинстве случаев рекомендуется переходить на электронный формат, но есть ситуации, когда бумажная может быть предпочтительнее:
- Работник не имеет доступа к интернету или не умеет пользоваться онлайн‑сервисами․
- В компании ещё не внедрена система электронного учёта․
- Нужна копия для предъявления в учреждениях, где пока не принимают ЭТК․
Что делать, если работник отказался от ЭТК?
Согласно законодательству, работодатель обязан вести трудовую книжку в любом формате, но при приёме на работу работник имеет право выбрать формат․ Если работник отказывается от ЭТК, работодателю необходимо:
- Вести бумажную трудовую книжку в соответствии с требованиями Трудового кодекса․
- Обеспечить хранение документа в надёжном месте․
- При необходимости предоставить копию работодателю, если это требуется в рамках трудовых договоров․
Как работодателю проверить наличие ЭТК у сотрудника?
Работодатель может использовать сервисы «Проверка статуса трудовой книжки» и «Проверка записи в ЭТК» на сайте СФР․ Для этого нужно:
- Получить согласие сотрудника на проверку․
- Ввести ФИО и ИНН сотрудника в форму проверки․
- Получить результат – наличие записи, её статус и даты․
В 2026 году электронная трудовая книжка стала стандартом для большинства компаний, но бумажный формат остаётся в силе как резервный вариант․ При выборе формата учитывайте:
- Требования работодателя и отрасли․
- Уровень цифровой грамотности сотрудника․
- Наличие доступа к интернету и электронному кабинету․
- Потребность в быстром и надёжном учёте трудового стажа․
Если вы – работодатель, рекомендуем внедрить электронный формат как минимум в качестве основного, а бумажную – как резерв․ Если вы – сотрудник, лучше оформить ЭТК, чтобы избежать проблем с проверкой стажа и ускорить процесс трудоустройства․
Таким образом, выбор между электронной и обычной трудовой книжкой зависит от конкретных обстоятельств, но в целом цифровой формат обеспечивает более удобный, надёжный и современный способ ведения трудовой истории․