Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадрового документооборота. Переход на цифровой формат оптимизировал учет стажа, но у многих работодателей и сотрудников до сих пор возникают вопросы: кто именно несет ответственность за оформление ЭТК и каков правильный алгоритм действий? В этой статье мы подробно разберем, как бизнесу работать с цифровыми книжками, чтобы не получить штраф от государства.

Что такое электронная трудовая книжка и какие данные в ней хранятся

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в базе Социального фонда России (СФР). В ЭТК отражается вся ключевая информация о трудовой деятельности сотрудника:

• Сведения о приеме на работу;
• Данные о переводах на другие должности;
• Информация об увольнении;
• Сведения о трудовом договоре (включая совместительство, как внутреннее, так и внешнее, а также удаленную работу).

Кто должен вести и оформлять электронные трудовые книжки?

Ответ на этот вопрос однозначен: оформлением и ведением электронной трудовой книжки занимается работодатель. Именно на него возложена обязанность передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в государственные органы.

Сведения формируются для каждого работника, который оформлен по трудовому договору. Это касается не только штатных сотрудников, но и:

• Внешних совместителей;
• Внутренних совместителей;
• Удаленных сотрудников.

Важно помнить: если сотрудник устраивается на новое место работы и уже сделал выбор в пользу ЭТК (отказался от бумажной книжки), то новый работодатель вправе вести только электронную трудовую книжку (согласно письму Минтруда РФ от № 14-2/В-136).

Как работодатель оформляет ЭТК: пошаговая инструкция

Для корректного оформления электронных трудовых книжек работодателю необходимо выполнить последовательность действий, строго соблюдая установленные законом сроки.

Шаг 1. Сбор заявлений от сотрудников (для тех, кто трудоустроен до 2020 года)

Работники, у которых уже был стаж до введения ЭТК, имели право выбора: продолжить вести бумажную трудовую книжку параллельно с электронной или полностью перейти на электронный формат.

• Если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан выдать ему бумажный документ на руки (сделать соответствующую запись о переходе на ЭТК) и в дальнейшем вести только электронные сведения.
• Если сотрудник сохранил бумажный вариант, работодатель ведет оба формата параллельно.

Шаг 2. Прием на работу новых сотрудников

При приеме на работу нового сотрудника работодатель не заводит для него новую бумажную трудовую книжку (если сотрудник устраивается впервые). Оформление происходит исключительно в электронном виде.

Шаг 3. Подача отчета ЕФС-1

Главный механизм ведения ЭТК — это своевременная подача сведений в СФР через отчет ЕФС-1.

Крайне важное правило сроков: при приеме на работу (а также при увольнении) работодатель обязан подать сведения о трудовой деятельности в составе отчета ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления соответствующего кадрового мероприятия.

Для других кадровых изменений (например, перевод) действуют свои сроки подачи ЕФС-1.

Шаг 4. Выдача выписок из ЭТК сотрудникам

Работодатель обязан по запросу сотрудника предоставлять ему сведения из электронной трудовой книжки. Это можно делать в виде распечатанной выписки или электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Преимущества и недостатки ЭТК

Электронная трудовая, как любой цифровой документ, имеет ряд преимуществ по сравнению с бумажным вариантом, но не лишена и некоторых рисков.

Плюсы ЭТК:

1. Сохранность данных: цифровая книжка не может потеряться, сгореть при пожаре или быть испорчена водой.
2. Удобство: сотруднику не нужно носить бумажный документ с собой для подтверждения стажа.
3. Доступность: посмотреть сведения можно в любое время через Госуслуги или портал СФР.
4. Снижение бюрократии: работодателю не нужно закупать бланки бумажных книжек и следить за их физическим наличием.

Минусы и риски:

1. Технические сбои: временная недоступность сервисов СФР или Госуслуг может затруднить получение выписки.
2. Риск штрафов для бизнеса: несвоевременная подача отчета ЕФС-1 или ошибки в данных ведут к административным штрафам.
3. Проблемы со стажем: если работодатель не передал сведения в СФР, доказать наличие у работника стажа можно будет только с помощью бумажной трудовой книжки (если она велась параллельно).

Где посмотреть и как получить выписку из ЭТК

Сотрудникам предоставлено несколько способов для ознакомления со своей электронной трудовой книжкой:

• Через портал Госуслуг: авторизуйтесь в личном кабинете и закажите выписку из ЭТК в электронном виде.
• Через СФР: сведения доступны в личном кабинете на сайте Социального фонда России.
• У работодателя: по заявлению работника кадровая служба обязана предоставить выписку из ЭТК.
• В МФЦ: можно обратиться лично и получить документ на бумажном носителе.

Оформление и ведение электронной трудовой книжки, это прямая обязанность работодателя. Главным инструментом для этого является корректное и своевременное заполнение отчета ЕФС-1. Соблюдение сроков подачи сведений (особенно при приеме и увольнении — не позднее следующего рабочего дня) убережет компанию от штрафов. А для сотрудников ЭТК стала удобным и надежным способом хранения информации о своем профессиональном пути.