С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка – цифровой формат учёта трудовой деятельности, хранящийся в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР). Ниже представлена подробная информация о том, какие сведения необходимо передавать в ПФР, какие нормативные акты, образцы и формы используются, а также как работодатели и застрахованные лица могут взаимодействовать с системой ЭТК в 2024‑2026 годах.

Какие сведения передавать в ПФР

Работодатель обязан передавать в территориальные органы ПФР следующие данные о каждом застрахованном лице:

• Сведения о приёме на работу – дата приёма, должность, профессия, подразделение, основание (приказ/распоряжение).
• Сведения о переводах – дата перевода, новая должность/подразделение, основание.
• Сведения о увольнении – дата увольнения, основание (приказ/распоряжение), основание прекращения трудового договора.
• Сведения о периодах работы – продолжительность трудовой деятельности (в днях/месяцах/годах) у конкретного работодателя.
• Иные сведения – информация о совместительстве, выполнении государственных или муниципальных функций, если они влияют на стаж.

Все сведения передаются в электронном виде через один из следующих каналов:

1. Личный кабинет страхователя на сайте ПФР.
2. Специализированный оператор связи (например, «Такском», «Контур.Экстерн» и др.).
3. Обращение в клиентскую службу территориального органа ПФР (лично или через электронную почту/факс).

Сроки подачи сведений (2024‑2026)

Согласно постановлению Правительства РФ № 590 от 26 апреля 2020 года, информация о приёме на работу или увольнении должна быть передана в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа или распоряжения. Это требование сохраняется неизменным для 2024, 2025 и 2026 годов.

Для массовой отчётности (например, ежемесячные файлы с изменениями кадрового состава) рекомендуется формировать и отправлять данные ежемесячно не позднее 5‑го числа месяца, следующего за отчётным.

Нормативные акты, образцы и формы

Основные документы, регулирующие ведение электронных трудовых книжек:

• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» (с изменениями и дополнениями).
• Постановление Правительства РФ № 590 от «О порядке представления в Пенсионный фонд Российской Федерации сведений о трудовой деятельности застрахованных лиц».
• Приказ Минтруда России № 102н от «Об утверждении формы справки о трудовой деятельности (СТД‑ПФ)».
• Методические рекомендации ПФР «Электронная трудовая книжка: порядок заполнения и подачи сведений» (обновляются ежегодно).

Образцы форм, которые работодатель может использовать при подготовке внутренних документов:

• Приказ о приёме на работу (форма Т‑1).
• Приказ о переводе (форма Т‑2).
• Приказ об увольнении (форма Т‑3).
• Справка о трудовой деятельности (СТД‑ПФ) – выдаётся работнику по требованию и формируется автоматически в личном кабинете гражданина на сайте ПФР или через приложение «Госуслуги».

Все указанные формы доступны для скачивания в разделе «Нормативная документация» на официальном сайте ПФР (pfr.ru) и в системе «КонсультантПлюс».

Как застрахованному лицу посмотреть свою электронную трудовую книжку

Гражданин может получить доступ к сведениям о своей трудовой деятельности следующими способами:

1. Личный кабинет гражданина на сайте ПФР – авторизация через ЕСИА (Госуслуги).
2. Портал Госуслуг – раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
3. Мобильные приложения – официальное приложение ПФР «ЭТК» (доступно в App Store и Google Play) либо приложение «Госуслуги».
4. Офисы ПФР и Многофункциональные центры (МФЦ) – можно получить распечатанную выписку СТД‑ПФ на бумажном носителе (по предварительной записи).

Все сведения предоставляются бесплатно и в режиме реального времени после их загрузки работодателем в систему ПФР.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Сокращение бумажного документооборота – нет необходимости вести и хранить бумажные ТК.
• Оперативность – информация обновляется сразу после подачи сведений работодателем.
• Доступность – гражданин может посмотреть свою трудовую историю в любое время и из любого места с доступом к интернету.
• Снижение риска ошибок – автоматизированная проверка формата и обязательных полей перед принятием данных ПФР.
• Упрощение получения справок – СТД‑ПФ формируется автоматически и может быть выдана в электронном виде без обращения в кадровую службу.

Памятка ПФР по электронным трудовым книжкам (2024‑2026)

Пенсионный фонд регулярно выпускает информационные материалы для работодателей и граждан. Ключевые положения из последней памятки (актуальна на 2024 год):

• ЭТК существует исключительно в цифровом формате; физического носителя не предусмотрено.
• Сведения о трудовой деятельности хранятся в защищённом информационном ресурсе ПФР и доступны только субъекту данных и уполномоченным органам.
• Работодатель обязан обеспечивать своевременную и полную передачу сведений; за несвоевременную подачу могут применяться штрафы в соответствии с КоАП РФ.
• При обнаружении ошибок в сведениях работник может подать заявление об исправлении через личный кабинет на сайте ПФР или через оператора связи.
• Для получения справки СТД‑ПФ достаточно авторизоваться в личном кабинете гражданина; бумажный вариант выдаётся по запросу в офисе ПФР или МФЦ.

Электронная трудовая книжка – это современный инструмент учёта трудовой деятельности, который упрощает взаимодействие между работодателем, работником и Пенсионным фондом. Соблюдение установленных сроков и форматов подачи сведений гарантирует корректное формирование страхового стажа и timely начисление пенсионных прав. Рекомендуем работодателям регулярно проверять обновления нормативных актов (особенно приказы Минтруда и постановления Правительства) и использовать проверенные операторы связи для подачи отчётности, а гражданам – активно пользоваться личным кабинетом на сайте ПФР или порталом Госуслуг для контроля своей трудовой истории.

Следует помнить, что актуальная информация всегда доступна на официальных ресурсах:

• Сайт Пенсионного фонда РФ: pfr.ru
• Портал Госуслуг: gosuslugi.ru
• Система «КонсультантПлюс» – раздел «Электронная трудовая книжка».