Кратко: Да, в большинстве случаев работник обязан перейти на электронную форму трудовой книжки, однако сроки и особенности зависят от законодательства отдельных стран и от того, когда был оформлен оригинальный бумажный документ.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. В ней хранятся сведения о:
- ФИО работника;
- СНИЛС и дата рождения;
- Местах работы и периодах занятости;
- Размерах заработной платы и иных условиях;
- Сведениях о стаже и иных важных деталях.
ЭТК хранится в Социальном фонде и доступна как работодателю, так и самому работнику через личный кабинет на портале zoda.gov.ua.
Почему появилась электронная форма?
Цифровизация процессов в сфере занятости позволяет:
- Сократить количество бумажных документов;
- Уменьшить риск потери или порчи оригиналов;
- Ускорить внесение и проверку данных;
- Обеспечить более удобный доступ к информации для всех участников.
Когда начинается обязательный переход?
Согласно информации, актуальной на 04:02:02, в разных странах установлены свои даты перехода:
- Украина: до 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц.
- Россия: с 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению ЭТК.
После указанных дат любые новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде.
Кто обязан перейти на электронную форму?
Обязанность перехода распределяется следующим образом:
- Работодатели: обязаны вносить сведения о новых сотрудниках в ЭТК уже с первого дня приема.
- Работники: если их трудовая книжка была оформлена до ввода в силу новых норм, они должны запросить переход в электронный формат в течение установленного срока.
- Кадровые службы: обязаны обеспечить своевременный перенос данных из бумажных книжек в электронный реестр.
В случае, когда работник уже имеет ЭТК, дальнейшее её обновление не требуется – достаточно поддерживать актуальность внесенных данных.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Подтверждение осуществляется несколькими способами:
- Личный кабинет на портале: работник может войти в систему, используя СНИЛС и пароль, и увидеть всю информацию о своей занятости.
- Выписка из Реестра: в любой момент можно запросить официальную выписку, подписанную электронной подписью.
- Скан-копия: некоторые организации принимают скан-копию ЭТК, подтвержденную цифровой подписью.
Если у работника возникнут сомнения в наличии ЭТК, он может обратиться в Социальный фонд или в отдел кадров работодателя.
Что будет, если не перейти на электронную форму?
Несоблюдение требований может привести к следующим последствиям:
- Отказ в оформлении новых трудовых отношений;
- Задержка в расчете пенсионного стажа;
- Штрафные санкции для работодателя;
- Утрату прав на некоторые выплаты, связанные с подтверждением стажа.
Поэтому рекомендуется своевременно обновить свои данные и убедиться, что информация в ЭТК актуальна.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- С какого года при приеме на работу впервые оформляется электронная трудовая книжка?
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки.
- Можно ли оставить бумажную форму, если она уже оформлена?
Да, но только до установленного законодательством срока (в Украине – до 10 июня 2026 года). После этого требуется переход в электронный формат.
- Как получить доступ к своей электронной трудовой книжке?
Через личный кабинет на официальном портале (например, zoda.gov.ua) с использованием СНИЛС и пароля.
- Что делать, если в ЭТК допущена ошибка?
Необходимо обратиться в кадровый отдел работодателя или в Социальный фонд для внесения исправлений.
Переход на электронную трудовую книжку – обязательный шаг в условиях современной цифровой экономики. Сроки перехода уже установлены, и для большинства работников и работодателей остается лишь выполнить требуемые действия до указанных дат. Своевременное оформление и актуализация данных в ЭТК гарантирует:
- Прозрачность трудовых отношений;
- Удобный доступ к информации;
- Защиту прав и интересов обеих сторон.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь в кадровый отдел или в соответствующие органы соцстраха.