В современном мире документы всё чаще переходят в цифровой формат. Трудовая книжка – один из тех бумажных сертификатов, которые теперь можно увидеть и в электронном виде. В этой статье мы разберём, когда появляется электронная трудовая книжка, как её используют в России и Украине, какие сроки переходного периода установлены, и что нужно сделать, чтобы оформить такой документ.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она содержит всю необходимую информацию о трудовом стаже, местах работы, должностях и других сведениях, которые обычно фиксируются в бумажном документе. ЭТК хранится в специализированных базах данных, доступных как работодателю, так и самому работнику.
Ключевые особенности ЭТК
- Цифровой формат – документ хранится в электронном виде и защищён от подделки.
- Единый реестр – в России и Украине существуют общие реестры, куда заносятся сведения о всех оформленных ЭТК.
- Удобство использования – работодатель может быстро проверять стаж сотрудника, а работник – получать подтверждение своего трудового пути в любой момент.
Электронная трудовая книжка в России
В России электронные трудовые книжки появились пять лет назад и сразу получили широкую поддержку как у крупных, так и у малых работодателей. С 1 января 2026 года завершается переходный период внедрения ЭТК, и с 10 июня 2026 года бумажные книжки полностью теряют обязательный статус.
Переходный период
В течение 2025‑2026 годов работодатели должны:
- Перевести все существующие бумажные трудовые книжки в электронный формат.
- Внести сведения о каждом сотруднике в Единый реестр застрахованных лиц.
- Обеспечить работников копиями их электронных трудовых книжек.
После завершения переходного периода любые новые трудовые отношения оформляются только через ЭТК.
Практические рекомендации для работодателей
- Выбрать подходящую ИТ‑платформу для хранения ЭТК (например, сервисы, одобренные ФССП).
- Обучить HR‑персонал работе с электронными документами.
- Информировать сотрудников о том, как получить доступ к их ЭТК (через личный кабинет, мобильное приложение и т.д.).
Электронная трудовая книжка в Украине
В Украине процесс оцифровки трудовой документа более жёсткий. По информации zoda.gov.ua, до 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц.
Что произойдёт после 10 июня 2026 года?
С 10 июня 2026 года бумажные трудовые книжки теряют обязательный статус. Учёт стажа полностью перейдёт в электронный формат, и все новые трудовые отношения будут оформляться только через ЭТК.
Кто отвечает за перевод?
Перевод бумажных книжек в цифровой формат осуществляется:
- Сам работодатель (если он имеет соответствующие технические возможности).
- Специализированные сервисы, предоставляющие услуги по оцифровке трудовых документов.
- Государственные органы, которые могут принимать заявления и автоматически переносить данные.
По рекомендациям УРА‑Информ, граждане должны самостоятельно позаботиться о переводе своих книжек до указанной даты.
Как оформить электронную трудовую книжку?
Процесс оформления ЭТК выглядит одинаково в России и Украине, но имеет некоторые национальные особенности.
- Сбор исходных данных – сведения о месте работы, дате начала работы, должности, продолжительности и других обстоятельствах.
- Выбор платформы – в России часто используют сервисы, интегрированные с ПФР и ФССП; в Украине – сервисы, одобренные Министерством труда.
- Заполнение электронной формы – ввод данных в систему, подпись (электронная подпись) работодателя и/или сотрудника.
- Внесение в реестр – после заполнения данные автоматически заносятся в общий реестр.
- Получение подтверждения – работник получает уведомление о готовности ЭТК и ссылку для просмотра.
Полезные ссылки
- Официальный сайт Министерства труда Украины
- Портал Пенсионного фонда России
- УРА‑Информ – новости о цифровизации труда
Почему стоит перейти на электронную форму?
Переход на электронную трудовую книжку brings несколько преимуществ:
- Безопасность – цифровой документ защищён от потери и подделки.
- Удобство – доступ к информации в любой момент через интернет.
- Экономия времени – быстрый поиск данных для работодателя и государственных органов.
- Экологичность – сокращение бумажного использования.
Что делать, если у вас ещё нет электронной трудовой книжки?
Если ваш работодатель ещё не оформил ЭТК, вы можете самостоятельно запросить перевод:
- Обратиться в отдел кадров с просьбой о переводе вашей бумажной трудовой книжки.
- Предоставить копию паспорта и предыдущую бумажную книжку.
- Уточнить, какие сервисы использует ваш работодатель, и, при необходимости, сами выбрать подходящий.
- После оформления получить доступ к электронному документу через личный кабинет.
Электронная трудовая книжка – это современный и надёжный способ учёта трудового стажа. В России переходный период завершится 10 июня 2026 года, а в Украине те же сроки установлены для полной оцифровки всех бумажных документов. Поэтому важно не откладывать перевод своей трудовой информации в цифровой формат, иначе в будущем возможны задержки при оформлении новых трудовых отношений, получении кредитов или расчёте пенсии.
Следуя рекомендациям выше, вы сможете быстро и без лишних хлопот перейти на электронную форму, обеспечив себе прозрачность и контроль над своим профессиональным опытом.