Система документального подтверждения трудового стажа в России переживает масштабное историческое преобразование. Бумажные трудовые книжки, которые верой и правдой служили нескольким поколениям работников, постепенно уходят в прошлое. На смену им пришел современный, безопасный и удобный цифровой формат. В этой статье мы подробно разберем новые правила ведения электронных трудовых книжек, ключевые сроки перехода и то, как эти изменения отразятся на работниках и работодателях.

Ключевые этапы и сроки перехода на ЭТК

Переход на электронный формат происходит не одномоментно, а в рамках заранее утвержденного графика. Важно понимать, какие сроки уже наступили, а какие только подходят:

• С 1 января 2020 года, старт внедрения электронных трудовых книжек. С этого момента работодатели начали подавать отчетность о трудовой деятельности в цифровом виде.
• С 1 января 2023 года — вступили в силу обновленные правила ведения трудовых книжек, которые детально регламентировали процесс формирования электронных сведений о трудовой деятельности.
• С 1 июля 2025 года — принципиально важный рубеж. Бумажные трудовые книжки официально становятся историей для новых сотрудников. Все работодатели обязаны оформлять электронную трудовую книжку для каждого нового работника. Бумажный вариант заводится исключительно по заявлению сотрудника и только при условии, что у него уже есть такая книжка.
• С 1 января 2026 года — завершаеться переходный период. Это означает, что большинство работников и работодателей окончательно перейдут на цифровой формат ведения трудового стажа.

Что делать со стажем до 2020 года?

Один из самых частых вопросов при переходе на ЭТК: как сохранить данные о работе, которая была до цифровизации? По умолчанию в электронной трудовой книжке отражаются сведения только с 2020 года. Чтобы ваш предыдущий стаж не затерялся в истории, необходимо проявить инициативу:

1. Подать заявление на портале Госуслуг — это можно сделать полностью онлайн.
2. Лично обратиться в отделение Социального фонда (СФР) — при себе необходимо иметь бумажную трудовую книжку.

После проверки данных информация о вашем стаже за периоды до 2020 года будет внесена в ЭТК. Напомним, что с 7 марта россияне получили возможность обращаться в фонды (ранее — ПФР, теперь — СФР) для включения информации обо всем стаже в электронный формат.

Как работает ЭТК: безопасность и данные

Информация в электронной трудовой книжке хранится на электронных ресурсах Социального фонда России (СФР). Важно отметить, что данные хранятся в зашифрованном виде, что исключает вероятность их утраты, порчи или несанкционированного доступа.

Работодатели передают новые сведения для ЭТК по результатам следующих кадровых событий:

• Прием на работу;
• Перевод на другую должность;
• Увольнение работника.

Сохраняется ли бумажная трудовая книжка?

Несмотря на глобальный переход на «цифру», традиционные бумажные трудовые книжки полностью не отменяются внезапно. Текущее законодательство сохраняет баланс:

• Если человек впервые устраивается на работу после вступления новых правил, бумажную трудовую книжку для него можно вообще не оформлять.
• Бумажная книжка сохраняется, если она уже была заведена ранее, и сам работник принял решение в ее пользу (написал соответствующее заявление).

Решение в пользу бумажного формата по-прежнему актуально для некоторых граждан. Среди их ключевых доводов — вероятность технических сбоев, недоверие к цифровым базам данных или просто привычка к физическому документу. Однако стоит помнить, что Минтруд продолжает работу по оптимизации правил и исключению избыточных требований и устаревших сведений как из бумажных, так и из электронных вариантов.

Что делать работодателям?

Настоящий Порядок устанавливает строгие правила ведения и хранения трудовых книжек, выдачи дубликата и самой книжки при увольнении, а также регламентирует подачу сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ. Работодателям необходимо:

• Своевременно сдавать отчетность в СФР;
• С 2025 года обязательно заводить ЭТК для всех новых сотрудников;
• Разъяснять работникам их права на выбор формата трудовой книжки;
• Обеспечить сохранность бумажных трудовых книжек тех сотрудников, которые выбрали ведение документа в двух форматах одновременно.

Переход на электронные трудовые книжки — это закономерный шаг к цифровой экономике. ЭТК решает главные проблемы бумажного аналога: невозможность потерять документ, защита от фальсификаций и оперативный доступ к данным. С 1 января 2026 года переходный период будет завершен, и цифровой стаж станет абсолютной нормой. Однако право на бумажный документ за теми, кто его уже имеет, пока сохраняется. Следите за изменениями в законодательстве и не забудьте перенести свой стаж до 2020 года в электронный формат через Госуслуги или СФР!