С 1 июля 2025 года бумажные трудовые книжки становятся историей, а электронный формат вводится для всех работников России. С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Ниже подробно рассматриваються ключевые изменения, обязанности работодателей и работника, а также практические рекомендации по работе с ЭТК.

История изменений

• 19 мая 2021 года – Приказ Минтруда России № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрирован в Минюсте  N 63748).
• 1 января 2023 года – вступили в силу новые правила, касающиеся формирования электронных сведений о трудовой деятельности.
• 1 июля 2025 года – бумажные трудовые книжки официально прекращают своё использование; вводится обязательный электронный формат.
• 1 января 2026 года – завершён переходный период; большинство работодателей и работников полностью перешли на цифровой формат.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это цифровой документ, содержащий все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания трудового договора, сведения о переводах, совместительстве, увольнениях, начислениях и т.д. ЭТК хранится в системе «Электронный персональный файл» (ЕПФ) и доступна работодателю, работнику и уполномоченным органам через защищённый портал.

Почему переход на ЭТК?

• Упрощение документооборота и сокращение бумажных расходов.
• Повышение прозрачности и контроля за трудовым стажем.
• Снижение риска потери или фальсификации данных.
• Ускорение доступа к информации при проверках и приёмных процедурах.

Обязанности работодателя

1. Регистрация в системе ЕПФ – каждый работодатель должен иметь учётную запись в системе, которая обеспечивает доступ к ЭТК.
2. Ведение записей – все изменения в трудовом стаже (начало работы, перевод, увольнение, совместительство) должны быть занесены в ЭТК в течение 5 рабочих дней с момента события.
3. Подтверждение записей – каждую запись подтверждает лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (обычно бухгалтер или HR‑специалист). Подпись фиксируется в системе.
4. Обеспечение доступа работника – работник имеет право запросить копию своей ЭТК в любой момент. Работодатель обязан предоставить доступ в течение 3 рабочих дней.
5. Соблюдение конфиденциальности – данные в ЭТК защищаются шифрованием и доступом только уполномоченных лиц.

Обязанности работника

• Проверять корректность записей в своей ЭТК.
• Своевременно сообщать работодателю о любых ошибках или пропущенных данных.
• Сохранять копию электронного документа (если это предусмотрено договором) и хранить её в безопасном месте.

Как перевести бумажную трудовую книжку в электронный формат

1. Соберите оригинал бумажной трудовой книжки – убедитесь, что все страницы целы и нет пропусков.
2. Подайте заявление работодателю – в форме, предусмотренной приказом Минтруда, о переводе в ЭТК.
3. Отсканируйте и загрузите документы – работодатель сканирует оригинал и загружает в систему ЕПФ.
4. Проверьте данные – работник проверяет, что все записи совпадают с бумажной книжкой.
5. Подтверждение – после проверки работодатель подтверждает перевод, и бумажная книжка считается закрытой.

Записи в ЭТК: основные типы

Права и льготы работника при переходе на ЭТК

• Доступ к полной истории трудовой деятельности в любой момент.
• Ускоренное получение справок о стаже при приёме на работу.
• Участие в программах пенсионного обеспечения без задержек.
• Защита от недобросовестных изменений – все изменения фиксируются в системе с отметкой времени.

Что делать при обнаружении ошибок в ЭТК?

1. Составьте письменное заявление – укажите конкретные ошибки и требуемые исправления.
2. Отправьте заявление работодателю – в электронном виде через портал ЕПФ.
3. Подтверждение исправлений – работодатель проверяет данные и вносит исправления в систему.
4. Получите подтверждение – работник получает уведомление о внесенных изменениях.

Как проверить корректность ЭТК

• Войдите в личный кабинет на портале ЕПФ.
• Выберите раздел «Моя трудовая книжка».
• Сравните данные с бумажной копией (если есть) или с предыдущими версиями.
• Если обнаружены несоответствия, сразу сообщите работодателю.

Переход на электронную трудовую книжку – важный шаг в цифровизации кадрового учёта в России. Он обеспечивает более прозрачный, быстрый и надёжный доступ к информации о трудовом стаже как для работодателей, так и для работников. Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете без проблем адаптироваться к новым требованиям и воспользоваться всеми преимуществами цифрового формата.

Дата публикации: 21 мая 2026 года.