С 1 января 2020 года в России действует правило об обязательном переходе работодателей на ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако для самого работника этот переход не является автоматическим. Это добровольное решение‚ которое вы принимаете самостоятельно. Данная статья подробно объясняет‚ как инициировать переход на ЭТК‚ какие шаги предпринять и где посмотреть свои трудовые данные.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровая версия вашей бумажной трудовой книжки. Все сведения о вашей трудовой деятельности (прием‚ увольнение‚ повышение‚ награждения) вносятся в единую государственную информационную систему‚ которую ведет Пенсионный фонд России (ПФР)‚ ныне — Социальный фонд России (СФР).

Ключевые особенности:

• Хранение в защищенной государственной системе.
• Доступ через личный кабинет на сайте ПФР/СФР или через портал Госуслуг.
• Возможность получить официальную выписку из ЭТК в любом момент.
• Отсутствие риска утери‚ порчи или подделки документа;
• Автоматический учет стажа для пенсионных выплат.

Пошаговая инструкция для работника: как самостоятельно перейти на ЭТК

Шаг 1: Примите решение

Взвесьте «за» и «против». Основные преимущества — надежность хранения и легкий доступ. Возможный минус — если у вас уже есть старая‚ заполненная бумажная книжка с историей с советских времен‚ вы можете захотеть ее сохранить как память. Помните‚ что вы можете перейти на ЭТК‚ а бумажную книжку оставить у себя (она будет больше неактуальной для официальных целей).

Шаг 2: Подайте письменное заявление работодателю

Это обязательный и главный шаг. Без этого заявления ничего не произойдет.

• Форма заявления: Письменное‚ в произвольной форме. Можно использовать образец из внутренних документов компании или написать самостоятельно.
• Ключевые фразы: Четко укажите: «Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде (оформить электронную трудовую книжку) и не выдавать бумажный трудовой документ».
• Куда подать: В отдел кадров (HR)‚ бухгалтерию или непосредственному руководителю‚ ответственному за кадровое делопроизводство.
• Рекомендация: Подавайте заявление в двух экземплярах: один для себя (с отметкой о принятии)‚ второй, для работодателя. Можно отправить заказным письмом с уведомлением или через внутреннюю электронную систему компании (если она есть)‚ чтобы был подтвержденный факт получения.

Шаг 3: Работодатель выполняет свои обязанности

После получения вашего заявления работодатель обязан:

1. Внести сведения о вас в Единую государственную информационную систему (ЕГИС) «Трудовая деятельность»‚ которую ведет СФР.
2. Передать в СФР информацию о вашем приеме на работу (приказ‚ договор) и всех последующих кадровых событиях (переводы‚ увольнение и т.д.).
3. По вашему запросу выдать вам выписку из электронной трудовой книжки на бумажном носителе (по форме СФР) с печатью компании и подписью уполномоченного лица. Эта выписка имеет такую же юридическую силу‚ как и запись в бумажной книжке.
4. Не выдавать вам бумажную трудовую книжку (если вы ее ранее не имели) или не делать в ней записей (если она у вас уже есть).

Шаг 4: Получите доступ к своей ЭТК

После того как работодатель внес первичные данные‚ вы можете самостоятельно управлять своим документом.

• Через портал Госуслуг:
  1. Авторизуйтесь на gosuslugi.ru.
  2. В разделе «Пенсия» или через поиск найдите услугу «Электронная трудовая книжка».
  3. Подтвердите‚ что согласны на предоставление данных из ЕГИС «Трудовая деятельность».
  4. После этого в вашем личном кабинете появится раздел с полной историей трудовой деятельности;
• Через сайт/личный кабинет СФР (ПФР):
  1. Перейдите на официальный сайт СФР.
  2. Зарегистрируйтесь или авторизуйтесь через Госуслуги (самый удобный способ).
  3. В личном кабинете найдите раздел «Трудовая деятельность» или «Электронная трудовая книжка».
  4. Все записи будут отображены в хронологическом порядке.

Где и как посмотреть сведения из ЭТК?

У вас есть несколько вариантов:

• Личный кабинет на Госуслугах — самый популярный и доступный способ.
• Личный кабинет на сайте СФР — содержит более детальную информацию‚ интегрированную с пенсионными данными.
• Выписка из ЭТК на бумаге — вы можете запросить ее у работодателя (он обязан выдать) или в отделении СФР/МФЦ (но обычно проще у работодателя).
• Через работодателя, в некоторых компаниях есть внутренние порталы или сервисы (например‚ СБИС‚ 1С)‚ где можно посмотреть актуальные записи.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Могу ли я отказаться от перехода на ЭТК?

Да‚ абсолютно. Вы не обязаны переходить на электронный формат. Если вы не подадите заявление‚ работодатель продолжит вести для вас бумажную трудовую книжку (если она у вас есть) или выдаст новую при приеме на работу. Ваше молчание — это ваш отказ.

Что делать с уже имеющейся бумажной трудовой книжкой?

Если у вас есть заполненная бумажная книжка‚ вы можете:

1. Оставить ее у себя как исторический документ. Работодатель будет вносить все новые записи только в ЭТК.
2. Сдать ее в СФР (в отделение ПФР) для переноса всех записей в электронную систему. После этого бумажная книжка становится недействительной. Это делается на основании вашего заявления.

Кто несет ответственность за достоверность записей в ЭТК?

Ответственность за своевременность и правильность внесения сведений о вашей трудовой деятельности несет работодатель. Если в записях обнаружена ошибка (например‚ неверная дата‚ должность)‚ вы должны обратиться в отдел кадров своей организации с заявлением об исправлении. Они обязаны внести изменения в ЕГИС «Трудовая деятельность».

Нужно ли платить за получение выписки?

Нет. Выписка из электронной трудовой книжки‚ как и ее просмотр в личном кабинете‚ является бесплатной государственной услугой. Работодатель также не вправе брать деньги за выдачу выписки.

Что‚ если я устроился на новую работу‚ а предыдущий работодатель не передал данные в СФР?

В этом случае в вашей ЭТК не будет записей о предыдущем месте работы. Вы должны:

1. Написать заявление на имя своего предыдущего работодателя с требованием передать сведения о вашем трудовом стаже в СФР.
2. Если они откажутся или проигнорируют‚ обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в СФР.
3. При необходимости подтвердить стаж для пенсии вы можете предоставить в СФР самостоятельно бумажную трудовую книжку или другие документы (приказы‚ трудовые договоры).

Переход на электронную трудовую книжку — это удобный и современный инструмент‚ который избавляет от бумажной волокиты и рисков. Инициатива и решение всегда за вами. Чтобы перейти на ЭТК‚ достаточно одного шага, подать письменное заявление своему работодателю. После этого вы получите полный контроль над своими трудовыми данными через портал Госуслуг или сайт СФР в любое время.

Статья актуальна на 23 мая 2026 года. Все изменения в законодательстве отслеживайте на официальных порталах Госуслуг (gosuslugi.ru) и Социального фонда России (sfr.gov.ru).