Дата актуализации: 22 мая 2026 г.
С 2020 года в Российской Федерации действует параллельная система ведения трудовых книжек: электронная трудовая книжка (ЭТК) и традиционная бумажная трудовая книжка. Многие работники интересуются, можно ли перейти на электронный формат, не теряя при этом уже имеющуюся бумажную версию. В данной статье подробно рассмотрены правовые основания, порядок перехода и возможности сохранения бумажного документа.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, содержащий сведения о трудовой деятельности работника в едином информационном ресурсе Социального фонда России (СФР). Доступ к ЭТК осуществляется через:
- Личный кабинет на сайте СФР;
- Единый портал Госуслуг (раздел «Сведения о трудовой деятельности»);
- Многофункциональные центры (МФЦ) и территориальные органы СФР.
ЭТК имеет равнозначную юридическую силу бумажной книжки и используется для подтверждения стажа, назначения пенсий и других социальных выплат.
Правовые основания перехода на ЭТК
Переход регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (в редакции, действующей на 2026 г.);
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 – ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- Постановление Правительства РФ от № 1476 «О порядке ведения электронных трудовых книжек».
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работник имеет право выбрать способ ведения своей трудовой книжки: исключительно электронный, исключительно бумажный или одновременное ведение обоих форматов.
Как оформить переход на электронную трудовую книжку?
Процедура перехода выглядит следующим образом:
- Подача заявления работником о переходе на ЭТК. Заявление можно подать:
- через личный кабинет на сайте СФР;
- через портал Госуслуг (поиск «Сведения о трудовой деятельности»);
- в письменной форме в отделе кадров работодателя или в МФЦ.
- Оформление заявления работодателем (если подача осуществляется через кадровую службу). После получения заявления работодатель в течение трёх рабочих дней выдаёт работнику бумажную трудовую книжку на руки и прекращает её ведение и хранение.
- Внесение сведений в ЭТК. Все последующие записи о приёме, переводе, увольнении, наградах и т.д. вносятся исключительно в электронный формат.
- Получение подтверждения. После обработки заявления в личном кабинете СФР появляется выписка из ЭТК, которую можно скачать и распечатать при необходимости.
Сохранение бумажной трудовой книжки при переходе на ЭТК
Да, переход на электронную трудовую книжку не исключает возможности сохранить бумажный вариант. Основные моменты:
- Выдача бумажной книжки на руки. При подаче заявления о переходе на ЭТК работодатель обязан вернуть работнику уже ведённую бумажную трудовую книжку (ст. 66.1 ТК РФ). После этого работодатель больше не отвечает за её хранение и ведение.
- Возможность получения выписки. Если потребуется бумажный подтверждающий документ (например, для подачи в банк или посольство), можно запросить выписку из ЭТК:
- у работодателя (в отношении периода работы у данного работодателя);
- в территориальном органе СФР;
- в МФЦ или через портал Госуслуг.
- Одновременное ведение. Закон допускает ведение обеих книжек параллельно, если работник изъявит такое желание. В этом случае работодатель продолжает делать записи в бумажной книжке, а также передаёт сведения в ЭТК.
- Юридическая защита: наличие двух подтверждающих документов снижает риск потери информации.
- Удобство при обращении в различные инстанции (банки, посольства, суды) – можно предоставить тот формат, который требуется.
- Резервная копия: при технических сбоях в системе СФР бумажная книжка остаётся доступной.
- Дополнительная нагрузка на кадровую службу: необходимо вести две системы учёта.
- Риск расхождения данных при несвоевременном обновлении одной из книжек.
- Затраты на хранение и защиту бумажного документа (огнеупорный шкаф, сейф и т.д.).
- Подготовить заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец можно скачать на сайте СФР или Госуслуг).
- Подать заявление одним из удобных способов (личный кабинет СФР, Госуслуги, отдел кадров или МФЦ).
- Получить от работодателя бумажную трудовую книжку на руки (в течение трёх рабочих дней).
- Обеспечить её надёжное хранение (сейф, огнеупорный шкаф).
- Продолжать получать выписки из ЭТК при необходимости (через личный кабинет СФР или Госуслуг).
- При возникновении расхождений между бумажным и электронным вариантами немедленно информировать работодателя и СФР для устранения неточностей.
Преимущества и недостатки совмещённого ведения
Преимущества
Недостатки
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли подавать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки при приёме на работу в 2026 г.?
Согласно разъяснениям Минтруда и СФР, заявление о выборе способа ведения трудовой книжки является правом работника, а не обязанностью. Однако работодатель обязан ознакомить нового сотрудника с возможностью перехода на ЭТК и предоставить образец заявления.
Можно ли оформить только бумажную трудовую книжку, если я впервые устроился на работу после 2021 г.?
Да. Если работник впервые принят на работу с 2021 года, работодатель может оформить исключительно электронную трудовую книжку. Однако сотрудник имеет право подать заявление о ведении бумажной книжки одновременно с ЭТК, и в этом случае работодатель обязан вести оба формата.
Что делать, если я потерял бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?
Поскольку бумажная книжка выдаётся на руки и больше не хранится у работодателя, её утеря не влечёт за собой штрафов для компании. Для восстановления трудового стажа достаточно получить выписку из ЭТК в любом из указанных выше источников (СФР, Госуслуги, МФЦ).
Есть ли ограничения для совместителей при переходе на ЭТК?
Нет. Согласно ст. 66.1 ТК РФ, положения о ведении электронных трудовых книжек распространяются на всех работников, включая внешних и внутренних совместителей. Каждый совместитель может самостоятельно выбрать способ ведения своей трудовой книжки.
Практический алгоритм перехода с сохранением бумажной версии
Переход на электронную трудовую книжку не исключает возможности сохранить бумажный вариант. Законодательство РФ предоставляет работнику право выбора способа ведения трудовой книжки, включая одновременное ведение обоих форматов. Для успешного перехода достаточно подать заявление через доступные каналы, получить бумажную книжку на руки и thereafter пользоваться электронным сервисом для получения выписок и подтверждения трудового стажа. Такой подход сочетает удобство цифровых сервисов с надёжностью традиционного документа, что особенно актуально в условиях растущей цифровизации и возможных технических сбоев.
Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и информации из открытых источников на дату 22 мая 2026 г.