С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс является частью цифровой трансформации системы трудовых отношений и направлен на повышение прозрачности, удобства и безопасности хранения данных о трудовой деятельности граждан. В этой статье мы подробно разберем сроки перехода, обязательные действия работодателей и сотрудников, а также ключевые моменты, которые необходимо знать каждому работнику.

Когда начался переход на электронные трудовые книжки?

Переход на электронные трудовые книжки был официально запущен с 1 января 2020 года. С этого момента работодатели получили право вести трудовые книжки в электронном виде — по выбору сотрудника. Однако сам переход не был мгновенным: он проходит поэтапно, с учетом пожеланий работников и возможностей работодателей.

Основные сроки перехода: ключевые даты

1. 1 января 2020 года, вступление в силу Федерального закона № 439-ФЗ, регулирующего ведение электронных трудовых книжек. С этого дня работники получили право выбрать форму хранения трудовой информации: бумажную или электронную.
2. с 1 января 2020 по 31 декабря 2020 года, период, в течение которого работники могли подать заявление о выборе формы трудовой книжки. Если заявление не подавалось, автоматически сохранялась бумажная форма.
3. с 1 января 2021 года — работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для всех новых сотрудников, если они не заявили иное.
4. с 1 января 2021 по 31 декабря 2022 года — работники, ранее имевшие бумажные трудовые книжки, могли подать заявление о переходе на электронную форму в любое время. После 31 декабря 2022 года подача заявлений о переходе на ЭТК возможна только в рамках изменений законодательства (например, при увольнении или смене работодателя).
5. с 1 января 2023 года — бумажные трудовые книжки больше не ведутся для новых сотрудников, если они не подали заявление о сохранении бумажного варианта. Для уже работающих сотрудников бумажные книжки остаются действительными до их увольнения или до момента, когда сотрудник сам решит перейти на электронную форму.

Что делать работнику: порядок перехода

Если вы хотите перейти на электронную трудовую книжку, вам необходимо:

• Подать заявление в отдел кадров или через личный кабинет на портале Госуслуги.
• Заявление можно подать в бумажном виде (на бумаге, с подписью) или в электронной форме через личный кабинет на Госуслугах (при наличии подтвержденной учетной записи).
• После подачи заявления работодатель в течение 3 рабочих дней обязан передать данные о вашей трудовой деятельности в Пенсионный фонд России (ПФР).
• После передачи данных вы сможете просматривать свою трудовую историю в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг.

Важно!

Если вы не подали заявление до 31 декабря 2022 года, ваша трудовая книжка остается в бумажном виде. Вы можете подать заявление на переход в любое время, но только при:

• Увольнении с текущего места работы;
• Приеме на новую работу;
• Смене работодателя.

Что делать работодателю?

Работодатели обязаны:

• Информировать сотрудников о возможности перехода на ЭТК и предоставлять им бланки заявлений.
• Вести электронные трудовые книжки для всех новых сотрудников, если они не заявили о желании сохранить бумажную форму.
• Передавать сведения о приеме, переводе, увольнении и других изменениях в ПФР в срок — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.
• Обеспечить доступ к электронным данным сотрудников через систему взаимодействия с ПФР (например, через сервис «Электронная трудовая книжка» на сайте ПФР).

Преимущества электронной трудовой книжки

• Надежность, данные защищены от потери, порчи или подделки.
• Доступность, вы можете в любое время проверить свою трудовую историю через Госуслуги или сайт ПФР.
• Удобство при смене работы — новый работодатель получает всю информацию автоматически, без необходимости передавать бумажную книжку.
• Экологичность — снижение использования бумаги.
• Быстрый доступ к пенсии — ПФР автоматически учитывает весь стаж при назначении пенсии.

Можно ли сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Если вы не подали заявление о переходе на электронную форму, ваша бумажная трудовая книжка остается действительной. Вы можете продолжать использовать ее до увольнения. При увольнении работодатель обязан выдать вам бумажную трудовую книжку с последней записью, даже если вы работаете в компании, ведущей ЭТК.

Также вы можете в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК — даже если вы уже работаете много лет. После перехода бумажная книжка остается у вас как исторический документ, но новые записи будут вестись только в электронном виде.

Что будет с бумажными трудовыми книжками после перехода?

Бумажные трудовые книжки, оформленные до 2020 года, не аннулируются. Они остаются юридически значимыми документами и должны храниться у работника до конца его трудовой деятельности. При увольнении работодатель обязан выдать вам бумажную трудовую книжку с последней записью, даже если вы уже перешли на ЭТК.

Если вы потеряли бумажную трудовую книжку, ее можно восстановить по данным ПФР — в т.ч. и в электронном виде. Все сведения о вашей трудовой деятельности хранятся в единой базе Пенсионного фонда.

Как проверить свою электронную трудовую книжку?

Для просмотра данных в ЭТК вам нужно:

1. Зарегистрироваться на портале Госуслуги с подтвержденной учетной записью.
2. Перейти в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка».
3. Или войти на сайт Пенсионного фонда России: https://es.pfrf.ru

Там вы увидите:

• Список всех мест работы;
• Даты приема и увольнения;
• Должности и подразделения;
• Основания для прекращения трудовых отношений.

• Выбор формы трудовой книжки — ваше право. Вы можете выбрать бумажную или электронную форму.
• Если не подали заявление до 2022 года — ничего страшного. Бумажная книжка остается действительной.
• Электронная трудовая книжка — это удобно, надежно и безопасно. Все данные хранятся в ПФР и доступны в любое время.
• Не забывайте проверять свои данные в личном кабинете на Госуслугах — это поможет избежать ошибок при назначении пенсии.
• Работодатель обязан информировать вас о переходе на ЭТК и помогать с подачей заявлений.

Переход на электронные трудовые книжки — это не просто техническое обновление, а важный шаг к цифровому будущему. Правильно оформленная трудовая история — залог вашей финансовой стабильности в будущем. Не игнорируйте эту возможность, проверьте свои данные и при необходимости подайте заявление на переход уже сегодня.

Важно! Информация о трудовой деятельности, это ваше личное право. Храните ее в безопасности, проверяйте регулярно и не доверяйте ее только работодателю, контролируйте сами!