С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это ключевое изменение, которое кардинально меняет порядок учета трудового стажа. С этой даты бумажные трудовые книжки (ТК) перестают выдаваться работникам, а весь учет ведется исключительно в электронном виде. Однако правила их ведения, оформления и хранения остаются критически важными для работодателей и сотрудников, нанятых ранее.
Что такое трудовая книжка и электронная трудовая книжка?
Трудовая книжка (ТК) установленного образца
Это бумажный документ установленного Правительством РФ образца, который является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. С 2026 года новые ТК не оформляются.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Это официальный электронный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника, который ведется в Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД). С ЭТК является единственным документом, подтверждающим трудовой стаж.
Кто обязан вести трудовые книжки?
Обязанность по ведению и сдаче на хранение трудовых книжек лежит на работодателе (организации или ИП) в отношении всех своих работников, за исключением случаев, когда трудовая книжка не ведется (см. ниже).
Кому не ведется трудовая книжка?
Трудовая книжка (бумажная или электронная) не ведется в отношении:
- Лиц, работающих по гражданско-правовым договорам (подряд, оказание услуг и т.д.), если эти договоры не являются трудовыми.
- Лиц, работающих на условиях совместительства (если основное место работы уже ведет ТК/ЭТК).
- Лиц, привлекаемых к работе на основании законов об особом порядке трудоустройства (например, некоторые категории граждан, исполняющих иные виды деятельности).
- Руководителей организаций, являющихся единственными участниками (учредителями) этих организаций, если они не работают по трудовому договору.
Порядок оформления записей в трудовой книжке (для бумажного варианта, действующего до завершения учета)
Для уже имеющих бумажные ТК правила остаются в силе до окончательного переноса всех данных в ЭТК.
Общие требования к записям
- Записи производятся разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений.
- Вносится только чернилами синего или черного цвета.
- Каждая запись должна содержать:
- Дату (число, месяц, год) приема или увольнения.
- Наименование организации (с указанием структурного подразделения, если оно есть).
- Название должности, специальность, профессию (с указанием квалификации, если она определена).
- Основание для приема/увольнения (номер и дата документа).
- Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и расшифровку подписи.
- Печать организации.
Запись при приеме на работу
Пример:
«
Принят на работу
в ООО «Ромашка»
на должность менеджера по продажам
на основании приказа № 45-к от «
Подпись: _______________ (Иванов А.П.)
Печать
Запись при увольнении
Пример:
«
Уволен с работы по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)
на основании заявления от
Приказ № 120-к от «
Подпись: _______________ (Петрова С.И.)
Печать
Записи о переводе, отпуске, поощрении
Оформляются аналогично, с обязательным указанием даты и основания (приказа).
Особенности ведения Электронной трудовой книжки (с )
Инициация ЭТК
ЭТК создается автоматически в ЕГИС ТД в течение 5 рабочих дней с даты приема работника на работу на основании сведений, переданных работодателем в форме СЗВ-ТД.
Содержание ЭТК
В ЭТК вносятся те же сведения, что и в бумажную ТК, а также:
- Сведения о смене фамилии, имени, отчества.
- Сведения о трудовых договорах (все их условия).
- Сведения о подтверждении трудового стажа иных документами (если запись в ТК отсутствует).
Порядок внесения записей работодателем
Работодатель обязан передавать в ЕГИС ТД информацию о:
- Приеме на работу (форма СЗВ-ТД).
- Увольнении (форма СЗВ-ТД).
- Изменениях условий трудового договора (перевод, изменение фамилии и т.д.).
Передача осуществляется в электронном виде через средства электронной подписи. Работодатель обязан уведомить работника о внесении каждой записи в его ЭТК.
Хранение и выдача трудовых книжек
Для бумажных ТК (действующих до завершения переноса)
- Хранение ТК, принадлежащих организации, — на предприятии, в учреждении, организации.
- ТК выдаются работнику только при увольнении или по его письменному заявлению (например, для предъявления в пенсионный фонд).
- При увольнении ТК выдается работнику под расписку в журнале учета выдачи.
Для ЭТК
- Хранение — в ЕГИС ТД.
- Работник имеет право на бесплатный получение распечатки своей ЭТК на бумажном носителе по месту жительства (в МФЦ) или через личный кабинет на портале Госуслуг.
- Работодатель не выдает «бумажный эквивалент» ЭТК по умолчанию. Распечатка, это копия, а не оригинал.
Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек
Нарушение правил ведения ТК/ЭТК влечет для работодателя (должностных лиц) административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- За неоформление или ненадлежащее оформление ТК/ЭТК — штраф от 30 000 до 50 000 руб.
- За непредоставление работнику ТК при увольнении — штраф от 50 000 до 70 000 руб.
- За нарушение сроков передачи сведений в ЕГИС ТД — аналогичные штрафы.
Кроме того, суд может обязать работодателя исправить записи и возместить убытки работнику.
Что важно помнить в 2026 году?
- С новые бумажные трудовые книжки не выдаются. Все новые работники получают ЭТК автоматически.
- Бумажные ТК, выданные ранее, продолжают действовать. Все записи в них должны быть оформлены по старым правилам до момента их полного переноса в ЭТК.
- Работодатель обязан передавать сведения в ЕГИС ТД в установленные сроки. Это его прямая обязанность.
- Работник вправе проверить записи в своей ЭТК через личный кабинет на Госуслугах и при обнаружении ошибок потребовать от работодателя их исправления.
- Минтруд РФ действительно планирует упростить и исключить избыточные требования из административных регламентов, но сам Трудовой кодекс и Правила ведения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ) остаются основными нормативными актами.
Переход на электронные трудовые книжки — это не просто смена формата, а новая система учета трудового стажа. Работодателям необходимо досконально изучить процедуры работы с ЕГИС ТД, а работникам — понимать свои права на доступ к информации и контроль над ее достоверностью. Нарушение правил ведения, будь то бумажного или электронного документа, чревато серьезными штрафами. Следите за обновлениями на официальном портале Минтруда России и Фонда социального страхования (ФСС), который является оператором ЕГИС ТД.
Статья составлена на основе действующего законодательства РФ (ТК РФ, Постановление Правительства РФ № 1090) и информации о переходе на ЭТК с . Для получения самой актуальной редакции Правил ведения трудовых книжек рекомендуется обращаться к официальным источникам.