Важно! С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). До 31 декабря 2025 года (включительно) каждый работник вправе выбрать способ ведения своей трудовой книжки: в классическом бумажном виде или в электронном. После 2025 года предполагается полный переход на ЭТК, но работник, выбравший бумажный вариант до указанной даты, может сохранить его.
Главное правило: Утверждённой единой формы заявления о переходе на электронную трудовую книжку не существует. Вы можете использовать свободную форму, главное – чтобы в документе были чётко выражены ваши намерения и все необходимые реквизиты.
Правовая основа
Основные нормы регулируются:
- Статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ, которая устанавливает порядок ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Частью 8 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ.
Работодатель обязан уведомить вас письменно о возможности выбора. Если такого уведомления не было, вы можете потребовать его предоставить.
Когда нужно подавать заявление?
- Первоначальный выбор (до ): Если вы впервые решаете, как вести вашу трудовую книжку, вы подаёте заявление о выборе способа (бумажный или электронный).
- Переход с бумажной на электронную: Если ранее вы выбрали бумажную книжку, но передумали, вы в любой момент можете подать заявление о переходе на ЭТК.
- Для получения выписки (форма СТД-Р): Если у вас уже есть ЭТК, но вам нужна бумажная выписка из неё (например, для представления в другие организации), вы также подаёте заявление.
- Для исправления ошибок: Если в ваших электронных сведениях обнаружена неточность, вы подаёте заявление с просьбой её исправить.
Образец (бланк) заявления о переходе на электронную трудовую книжку
Ниже представлен универсальный и проверенный образец. Его можно адаптировать под свою ситуацию.
В [Название организации/ФИО работодателя]
[Адрес организации]
От: [Ваши ФИО полностью]
Должность: [Ваша должность]
Табельный номер (если есть): [Номер]
Подразделение: [Название отдела]
Заявление
Я, [Ваши ФИО], работающий(ая) в вашей организации в должности [Ваша должность], в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации прошу:
- Произвести переход на ведение сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде (Электронную трудовую книжку, ЭТК) с [указать дату, с которой хотите начать вести ЭТК, обычно – «со дня подачи заявления» или конкретная дата].
- В связи с этим прошу внести соответствующую запись в мою бумажную трудовую книжку (при её наличии) о выборе ведения трудовой книжки в электронном виде.
- Прошу предоставить мне (при необходимости) выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р.
Примечание: Сведения о моей трудовой деятельности, ранее внесённые в бумажную трудовую книжку, прошу перенести в электронную трудовую книжку.
Подпись: _________________ / [Расшифровка подписи, ФИО] /
Как заполнить образец: пояснения к пунктам
- В шапке: Указываются реквизиты работодателя (наименование, адрес) и ваши данные (ФИО, должность, таб. номер).
- Прошу: Выберите один или несколько пунктов, соответствующих вашей цели. Самый частый вариант – первый пункт о переходе.
- Дата и подпись: Обязательные реквизиты. Без них заявление не считается поданным.
Порядок действий и подачи
- Составьте заявление. Используйте приведённый выше образец или разработайте свою форму, но обязательно включите в него: ваши данные, ясную просьбу о переходе на ЭТК, дату и подпись.
- Подайте заявление работодателю. Это можно сделать:
- Лично под роспись в отделе кадров (лучший вариант – получить копию заявления с отметкой о приёме).
- Через внутреннюю электронную почту организации, если такой порядок закреплён локальными актами.
- Через систему дистанционного взаимодействия (например, Госуслуги или сервисы ЭДО, если работодатель к ним подключён).
- Работодатель обязан:
- Зарегистрировать ваше заявление.
- Внести запись в вашу бумажную трудовую книжку (если она у вас есть) следующего содержания: «[Дата] Подано письменное заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Запись о трудовой деятельности будет вестись в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ». Вы и представитель работодателя расписываетесь в этой записи.
- Начать формировать вашу ЭТК в Пенсионном фонде РФ (ПФР).
- Получите подтверждение. После того как работодатель передаст ваши данные в ПФР, вы сможете получить доступ к своей ЭТК через личный кабинет на Госуслугах или на сайте ПФР.
Что будет с бумажной трудовой книжкой?
Если у вас уже есть заполненная бумажная трудовая книжка, после перехода на ЭТК:
- В неё вноситься специальная запись (см. выше).
- Затем книжка возвращается вам на руки как документ, подтверждающий ваш стаж на момент перехода. Хранить её нужно бережно.
- Все дальнейшие записи о работе будут вноситься только в электронную версию.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли отменить свой выбор?
Да. Если вы выбрали электронную книжку, но передумали, вы можете в любой момент подать новое заявление о переходе на бумажный носитель. Обратный переход (с электронной на бумажную) также возможен, но требует подачи соответствующего заявления.
Нужно ли согласовывать заявление с работодателем перед подачей?
Нет. Это ваше право, установленное законом. Работодатель не имеет права отказать в приёме заявления или уклоняться от его исполнения.
Что делать, если работодатель игнорирует моё заявление?
Вы можете направить его в письменной форме (желательно с отметкой о вручении) или через ЭДО. Если ответа нет, обратитесь с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в Пенсионный фонд РФ.
Где проверить, что моя ЭТК создана?
После того как работодатель отправил сведения в ПФР (обычно в течение месяца), зайдите в личный кабинет на Госуслугах (услуга «Электронная трудовая книжка») или на сайт ПФР. Там должны отобразиться ваши сведения.