В последние годы в России всё активнее внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Эта форма заменяет традиционный бумажный документ, упрощая процесс учёта трудового стажа, оформления новых мест работы и взаимодействия с работодателями. В статье разберём, как правильно оформить переход на электронную форму, какие шаги необходимо выполнить и какие нюансы следует учитывать.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, в котором фиксируються сведения о трудовой деятельности работника: места работы, периоды, должности, стаж и др. Она хранится в единой государственной базе данных и доступна как работодателю, так и самому сотруднику через личный кабинет на портале Мой работник.
Преимущества ЭТК
- Удобство – доступ к информации в любой момент через смартфон или ПК.
- Безопасность – защита данных от потери или повреждения, как и резервное копирование.
- Экономия времени – отсутствие необходимости лично посещать отдел кадров или ПФР.
- Гибкость – возможность одновременно вести электронную и бумажную версии, если работник не отказывается от бумажного варианта.
Когда начинается переход на электронную форму?
Согласно информации, опубликованной в 2024‑2026 годах, с 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это значит, что:
- Все новые трудовые отношения оформляются с помощью электронной трудовой книжки.
- Старые бумажные книжки продолжают действовать до тех пор, пока работник не подаст заявление об отказе от бумажного варианта.
- Работодатели обязаны обеспечить сотрудникам доступ к системе ЭТК и обучить использованию.
Если вы ещё не перешли на электронный формат, сейчас самое подходящее время подготовиться.
Пошаговая инструкция по приобретению ЭТК
Шаг 1. Регистрация на портале «Мой работник»
Для начала необходимо зарегистрироватся на официальном портале:
- Перейдите по адресу mywork.ru.
- Нажмите кнопку «Зарегистрироваться».
- Введите личные данные: ФИО, номер страхового свидетельства, контактный телефон.
- Подтвердите регистрацию через приходное письмо или SMS.
Шаг 2. Заполнение анкеты
После входа в личный кабинет необходимо:
- Заполнить личные данные (паспортные данные, контактные сведения).
- Указать сведения о текущем месте работы (название организации, должность, дата начала работы).
- Выбрать тип трудового договора (постоянный, временный, сезонный и т.д.).
Шаг 3. Оформление заявления об отказе от бумажной версии (по желанию)
Если вы хотите полностью перейти на электронную форму, подайте заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. Делается это через тот же портал:
- Перейдите в раздел «Заявления».
- Выберите тип заявления – «Отказ от бумажной трудовой книжки».
- Подтвердите подписью (ЭЦП или ПИН-код).
После подачи заявления ваш бумажный документ будет считаться недействительным, а вся информация будет храниться только в электронном виде.
Шаг 4. Получение подтверждения
После завершения всех процедур вы получите на электронную почту ссылку на ваш профиль с QR‑кодом, который можно отсканировать в любой точке России для подтверждения подлинности ЭТК.
Как правильно оформить переход на другую должность?
Перевод сотрудника на другую должность требует обновления данных в системе ЭТК. Это делается в два шага:
- Подготовка внутреннего документа – приказ о переводе, подписанный руководителем.
- Обновление данных в системе – в личном кабинете работника в разделе «История занятости» добавляется новая запись с указанием новой должности, даты начала и условий.
Важно учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:
- Перевод возможен только при согласии работника.
- Если н новая должность предусматривает изменение условий труда (например, изменение условий работы по вредным или опасным производственным факторам), необходимо оформить соответствующее соглашение.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1. Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжки?
Ответ: Да, переходный период позволяет вести оба формата, если работник не отказывается от бумажной версии. После подачи заявления об отказе от бумажного документа он считается недействительным.
Вопрос 2. Что делать, если я потерял доступ к личному кабинету?
Ответ: В этом случае необходимо обратиться в службу поддержки портала mywork.ru и предоставить копию паспорта и страхового свидетельства для восстановления доступа.
Вопрос 3. Сколько стоит переход на электронную форму?
Ответ: Сама процедура оформления в системе бесплатна. Возможны небольшие расходы на подключение к Интернету и, при необходимости, на получение подписи ЭЦП (если она требуется).
Вопрос 4. Как проверить, что мои данные внесены правильно?
Ответ: На портале в разделе «История занятости» вы можете просмотреть все записи. При необходимости можно запросить выписку в PDF‑формате, подписанную электронной подписью.
Вопрос 5. Как передать информацию о стаже в новую организацию?
Ответ: При устройстве на новую работу работодатель получает доступ к вашей ЭТК через единую государственную базу данных; Для этого достаточно предоставить работодателю номер вашего личного кабинета и пароль (или QR‑код).
Переход на электронную трудовую книжку – это современный и удобный способ ведения трудовой документации, который экономит время, снижает риск потери данных и упрощает взаимодействие с работодателями и государственными органами. Главное помнить, что:
- Переход обязателен с 1 января 2026 года, но возможен добровольный переход уже сейчас.
- Необходимо зарегистрироваться на портале mywork.ru и заполнить личные данные.
- При желании можно одновременно вести бумажную и электронную версии, но после подачи заявления об отказе от бумажного документа он теряет юридическую силу.
- При изменении должности необходимо своевременно обновлять данные в системе.
Соблюдая эти простые правила, вы сможете без проблем адаптироваться к новым требованиям трудового законодательства и полностью пользоваться преимуществами электронной трудовой книжки.
Автор: информационный портал «Трудовые новшества», 21 мая 2026 г.