С 2020 года в Российской Федерации происходит постепенный переход от традиционных бумажных трудовых книжек к их электронному варианту (ЭТК). Однако полностью отказаться от бумажных форм пока нельзя – законодательство допускает параллельное существование обоих вариантов в зависимости от даты трудоустройства‚ выбора сотрудника и наличия уже оформленной книжки.

Нормативная база

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации» – основной акт‚ регулирующий введение электронных трудовых книжек.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ ст. 66.1) – определяет порядок ведения трудовых книжек и предоставления сведений в ПФР/СФР.
• Постановления Правительства РФ и приказы Минтруда России‚ уточняющие процедуры подачи заявлений о выборе формы трудовой книжки и формирования отчёта ЕФС‑1.

Виды трудовых книжек‚ действующие в настоящее время

Бумажная трудовая книжка (БТК)

Классический документ‚ оформленный на специальном бланке строгой отчётности. Действительна‚ если:

• Сотрудник был принят на работу до 1 января 2020 г. и не подал заявление о переходе на электронную форму;
• Сотрудник устроился на первую работу до 31 декабря 2020 г. и выбрал бумажный вариант (в этот период был предоставлен выбор);
• Сотрудник имеет уже оформленную БТК и не подал заявление о переходе на ЭТК (в этом случае работодатель обязан продолжать вести бумажную книжку и одновременно сдавать отчёт ЕФС‑1 в СФР).

Важно: бумажная книжка‚ оформленная до 2020 г.‚ сохраняет своё действие бессрочно‚ независимо от последующих изменений в законодательстве.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Цифровой документ‚ хранящийся в информационной системе ПФР (с 2023 г. – в СФР). ЭТК считается основным трудовым документом‚ если:

• Сотрудник принят на работу с 1 января 2021 г. и не подал заявление о сохранении бумажной формы (для первых работников после этой даты бумажная книжка не оформляется);
• Сотрудник подал заявление о переходе на электронную форму (заявление можно подать в любой момент трудовой деятельности‚ но обратный переход на бумажную форму законодательно не предусмотрен);
• Сотрудник является первым трудоустроившимся после 1 января 2026 г. (по прогнозам Минтруда‚ с этой даты планируется полный отказ от выдачи новых бумажных бланков).

ЭТК обеспечивает:

• Мгновенный доступ к сведениям о трудовой деятельности через личный кабинет на портале «Госуслуги»;
• Автоматическую передачу данных работодателем в СФР (отчёт ЕФС‑1);
• Снижение риска потери или повреждения документа.

Порядок выбора формы трудовой книжки

1. При приёме на работу: работник получает уведомление о возможности выбора формы (бумажная или электронная). Если он не подаёт заявление‚ работодатель по умолчанию ведёт бумажную книжку (для тех‚ кто устроен до 2020 г.) или электронную (для первых работников после 2020 г.).
2. Во время трудовой деятельности: сотрудник может в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК. Заявление оформляется в свободной форме и направляется работодателю‚ который в течение пяти рабочих дней вносит изменения в учёт и начинает сдавать отчёт ЕФС‑1.
3. Обратный переход: законодательно не предусмотрен. После перехода на электронную форму вернуть бумажную книжку невозможно.

Особенности ведения трудовых книжек в 2024‑2026 гг.

2024 год

Согласно прогнозам Минтруда‚ кадровый электронный документооборот (КЭДО) становится обязательным для большинства работодателей. Это означает‚ что даже те компании‚ которые ранее вели исключительно бумажную документацию‚ должны обеспечить возможность подачи сведений в электронном виде и приёма заявлений о переходе на ЭТК.

2025 год

Продолжается постепенное снижение числа newly issued бумажных бланков. Организации‚ получившие бланки до 2024 г.‚ могут продолжать их использовать до исчерпания запаса‚ но новые бланки после этой даты не печатаются;

2026 год

С 1 января 2026 г. планируется полное прекращение выдачи новых бумажных трудовых книжек. Для лиц‚ устраивающихся на первую работу после этой даты‚ трудовая деятельность будет фиксироваться исключительно в электронном виде. Те‚ кто уже имеет бумажную книжку‚ сохраняют её действие‚ но при переходе на новое место работы работодатель будет обязан вести электронную версию и сдавать отчёт ЕФС‑1.

Что делать работнику?

• Проверить‚ есть ли у вас уже оформленная бумажная трудовая книжка. Если да – вы можете продолжать её использовать либо подать заявление о переходе на ЭТК.
• Если вы устраиваетесь на работу впервые после 1 января 2021 г.‚ уточните у отдела кадров‚ будет ли оформлена бумажная книжка (в большинстве случаев – нет).
• При желании перейти на электронную форму подайте заявление работодателю (можно через личный кабинет на «Госуслугах» или в письменном виде). Сохраните копию заявления.
• После перехода на ЭТК регулярно проверяйте свои данные в личном кабинете СФР‚ чтобы убедиться в их корректности.

В настоящее время в России coexist два вида трудовых книжек:

• Бумажная трудовая книжка – действительна для сотрудников‚ принятых до 2020 г.‚ а также для тех‚ кто выбрал бумажный формат в переходный период (до конца 2020 г.) и не подал заявление о переходе на ЭТК;
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – обязательна для первых работников после 1 января 2021 г.‚ а также для всех‚ кто подал соответствующее заявление. Обратный переход на бумажную форму невозможен.

Законодательство предоставляет гражданам право выбора формы ведения трудовой книжки‚ однако с каждым годом доля электронных записей растёт‚ а к 2026 г. ожидается полный отказ от выдачи новых бумажных бланков. Следовательно‚ для планирования своей трудовой деятельности важно знать‚ какой формат действует в вашей конкретной ситуации‚ и при необходимости своевременно оформить заявление о переходе на ЭТК.