Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. В отличие от бумажного документа, ЭТК не имеет физического носителя и хранится в единой государственной информационной системе «Электронная трудовая книжка», к которой имеют доступ работодатель, работник и органы государственной инспекции труда.

Правовая база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от г. «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (часть, регулирующая электронные трудовые книжки).
• Приказ Минтруда России № 320н от г. «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» – определяет порядок перехода, форму записей и требования к электронному формату.
• Постановление Правительства РФ № 1152 от г. «О порядке перехода на электронные трудовые книжки» – устанавливает добровольный характер перехода и сроки переходного периода (до г.).

С 1 января 2026 года переходный период завершается: каждый работник обязан выбрать форму ведения трудовой книжки – бумажную или электронную – и оформить соответствующее заявление.

Кто может перейти на электронную трудовую книжку?

1. Все физические лица, находящиеся в трудовых отношениях с работодателем, независимо от отрасли и размера организации.
2. Работники, у которых уже есть бумажная трудовая книжка, могут добровольно перейти на ЭТК, подав заявление.
3. Новые сотрудники, принимаемые на работу после 1 января 2026 г., могут сразу оформить только электронную форму (при условии согласия работника).

Порядок подачи заявления о переходе

Шаг 1. Подготовка заявления

Работник подаёт письменное заявление в свободной форме, в котором указывает:

• ФИО, дату рождения, ИНН (при наличии);
• Текущий номер (или отсутствие) бумажной трудовой книжки;
• Явное согласие перейти на электронную трудовую книжку;
• Подпись и дату.

Шаг 2. Приём заявления в отдел кадров

Отдел кадров регистрирует заявление в журнале входящих документов и в системе ЭТК.

Шаг 3. Оформление записи в бумажной трудовой книжке

Если у работника уже есть бумажная ТК, в ней делается запись о переходе:

Шаг 4. Регистрация в системе ЭТК

Сотрудник получает уведомление о создании электронного профиля в системе «ЭТК». Для доступа требуется:

• Электронная подпись (КЭП) или подтверждение через портал Госуслуг;
• Пароль, выданный работодателем (при первом входе).

Шаг 5. Выдача подтверждающего документа

Согласно п. 2‑3 ст. 2 закона 439‑ФЗ, работодатель обязан выдать работнику бумажный документ, подтверждающий переход (это может быть справка‑уведомление). Пример текста справки:

Что делать, если работник отказывается от ЭТК?

Отказ от перехода – законное право работника. В этом случае работодатель:

• Не вносит запись о переходе в бумажную ТК;
• Продолжает вести трудовую книжку в традиционной форме;
• Сохраняет возможность предложить переход в любой момент в дальнейшем.

Как вносить исправления и дополнения в ЭТК

1. Изменения в данных о работнике (ФИО, паспортные данные) – инициируются работодателем через личный кабинет организации в системе ЭТК, подтверждаются документами (паспорт, свидетельство о браке).
2. Запись о приёме, переводе, увольнении – вводятся автоматически при оформлении соответствующего приказа в системе кадрового учёта, который синхронизируется с ЭТК.
3. Исправление ошибок – работник или работодатель подают заявление‑запрос в отдел кадров, после чего в системе делается пометка «исправление» с указанием причины и подписи ответственного лица.

Преимущества и недостатки ЭТК

Преимущества

• Удобный онлайн‑доступ к данным 24/7;
• Отсутствие риска потери бумажного документа;
• Автоматическое обновление записей при изменении условий труда;
• Сокращение административных расходов работодателя;
• Упрощённый процесс проверки стажа при получении пенсии.

Недостатки

• Необходимость наличия доступа к интернету и электронных средств идентификации;
• Потенциальные риски кибербезопасности (смягчаются государственными протоколами защиты данных);
• Требуется обучение персонала кадровой службы работе с системой.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Можно ли одновременно иметь и бумажную, и электронную трудовую книжку?

Да. При переходе на ЭТК в бумажной ТК делается запись о переходе, но сама бумажная книжка сохраняется. Работник может пользоваться любой из форм по своему усмотрению.

Вопрос 2. Как проверить, что мои данные внесены в ЭТК?

Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг или в корпоративную систему работодателя. В разделе «Моя трудовая книжка» отображаются все записи;

Вопрос 3. Что делать, если в ЭТК ошибка в дате увольнения?

Сотрудник подаёт заявление в отдел кадров с указанием ошибки. Работодатель вносит исправление в систему, после чего в ЭТК появляется пометка «исправление» и новая корректная запись.

Вопрос 4. Нужно ли платить за перевод в электронный формат?

Перевод на ЭТК осуществляется бесплатно. Платные услуги могут возникнуть только при использовании сторонних сервисов для печати справок или получения дополнительного сертификата электронной подписи.

Вопрос 5. Как получить выписку из ЭТК для предъявления в банк или пенсионный фонд?

В личном кабинете нажмите кнопку «Сформировать выписку». Система генерирует PDF‑документ, который можно скачать, распечатать или отправить по электронной почте.

Пример заполнения записи о переходе (по Приказу Минтруда № 320н)

Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. К 2026 году каждый работник должен определиться с формой ведения своей трудовой книжки и оформить соответствующее заявление. Для работодателя ключевыми задачами являются:

1. Обеспечить доступ сотрудников к системе ЭТК;
2. Вести корректный учёт всех кадровых документов в электронном виде;
3. Своевременно вносить запись о переходе в бумажную ТК (если она существует);
4. Информировать работников о правах и обязанностях в рамках нового формата.

Соблюдая указанные правила, организации минимизируют риск административных штрафов, а работники получат удобный и надёжный способ хранения сведений о своей трудовой истории.

Автор: эксперт по трудовому праву, 2026 г.