С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это знаменует собой окончательный отказ от бумажного формата как основного способа учета стажа. Если ранее у работников был выбор, то теперь электронная трудовая книжка становится безальтернативным стандартом для всех, кто устраивается на работу впервые или добровольно отказался от бумажного аналога.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно организовать перевод сотрудников на ЭТК, какие документы необходимы, как вносить записи и какие сроки нужно соблюдать, чтобы избежать штрафов.
Что такое электронная трудовая книжка и кому она обязательна?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это формат хранения сведений о трудовой деятельности работника в информационных базах Социального фонда России (СФР).
- Для новых сотрудников: Для граждан, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2021 года, ЭТК является единственным возможным форматом. Бумажные книжки им не заводятся.
- Для действующих сотрудников: Работники, имевшие трудовой стаж до 2020 года, могли выбрать между сохранением бумажной книжки и переходом на электронную. В 2026 году актуален добровольный переход для тех, кто ранее выбрал бумажный формат, но решил изменить свое решение.
- Информация о стаже: Сведения о деятельности с 1 января 2020 года фиксируются в ЭТК подробно. Данные о стаже до этой даты переносятся в электронную базу в сокращенном виде на основе записей бумажных книжек и архивов СФР.
Пошаговая инструкция: Как перевести сотрудника на ЭТК
Процесс перехода регламентирован статьей 66.1 ТК РФ. Если сотрудник, имеющий бумажную трудовую книжку, выражает желание перейти на электронный формат, работодатель должен действовать следующим образом:
Шаг 1. Получение заявления от работника
Переход на электронную трудовую книжку возможен только с письменного согласия работника. Сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. В документе должно быть четко указано желание вести трудовую книжку в электронном виде.
Важно: Специальной формы заявления нет, но оно должно быть подписано работником и датировано.
Шаг 2. Внесение записи в бумажную трудовую книжку
Даже при переходе на «цифру», факт отказа от бумажного носителя необходимо зафиксировать в самой бумажной книжке.
- В разделе «Сведения о работе» вносится запись о переходе на электронный формат.
- В графе 4 («На основании чего внесена запись») указываются реквизиты заявления работника (номер и дата), так как отдельный приказ о переходе издавать не требуется.
- Запись должна быть внесена в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
- После внесения записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки.
Шаг 3. Подача отчетности в СФР
Работодатель обязан передать сведения о переходе сотрудника на ЭТК в Социальный фонд России. Для этого используется форма ЕФС-1 (подраздел 1.1).
Срок подачи: Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу (для новых сотрудников) или после получения заявления о переходе (для действующих сотрудников, меняющих формат).
Частые вопросы и важные нюансы 2026 года
Нужно ли издавать приказ о переходе на ЭТК?
Нет, Трудовой кодекс не требует издания отдельного приказа о переходе на электронную трудовую книжку. Основанием для внесения записи в бумажную книжку и для отчетности служит заявление работника.
Что выдавать работнику вместо бумажной книжки?
После перехода на ЭТК и увольнения (или по запросу в любой момент) работнику выдается форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности), которая подтверждает его стаж и места работы. Бумажная трудовая после внесения записи об отказе от нее больше не ведется и хранится у владельца.
Может ли работодатель настаивать на переходе?
Нет. Перевод на электронную трудовую книжку для сотрудников, сохранивших бумажный вариант, осуществляется исключительно на добровольной основе. Работодатель обязан лишь уведомить сотрудников о возможности такого перехода и преимуществах хранения данных в государственной базе.
Как проверить подлинность сведений?
Если кадровая служба сомневается в предоставленных работником данных о стаже, работодатель имеет право запросить выписку из СФР для сверки информации.
Преимущества перехода на электронную трудовую
Переход на ЭТК несет в себе ряд преимуществ как для государства, так и для участников трудового процесса:
- Безопасность: Исключается риск потери, порчи или подделки бумажного документа.
- Доступность: Работник может в любой момент получить актуальные сведения о стаже через портал Госуслуг или в клиентских службах СФР.
- Упрощение процедур: При приеме на работу не нужно нести бумажную книжку, достаточно предоставить сведения о трудовой деятельности (выписку).
- Актуальность данных: Сведения о стаже обновляются оперативно, что важно для назначения пенсий и пособий.
2026 год становится финальной точкой в процессе цифровизации учета трудового стажа в России. Для работодателей крайне важно соблюдать алгоритм перевода сотрудников на электронные трудовые книжки: получить заявление, правильно оформить запись в бумажном аналоге (если он есть) и своевременно подать форму ЕФС-1 в СФР. Соблюдение этих правил гарантирует отсутствие проблем с проверяющими органами и обеспечит прозрачность трудового стажа ваших сотрудников.
Помните: с 1 сентября 2021 года действуют новые правила заполнения, а с 2026 года электронная трудовая книжка становится безальтернативным стандартом для новой трудовой деятельности.