С 2020 года в России действует возможность ведения трудовой книжки в электронном виде. Однако вопрос о том, обязан ли сотрудник переходить на ЭТК, остаётся актуальным для многих работников и кадровых служб. Ниже подробно рассмотрены нормативные положения, практические особенности и последствия выбора формы трудовой книжки.

Нормативная база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции, действующей с ) – вводит понятие электронной трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России от № 637н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения».
• Постановление Правительства РФ от № 2364 «О переходе на электронные трудовые книжки» (в части, касающейся новых сотрудников).
• Информация из аналитических материалов КонсультантПлюс, Сбербанка и других источников (данные на ).

Из приведённых источников следует ключевой вывод: переход на электронную трудовую книжку для уже работающих сотрудников является добровольным, тогда как для определенных категорий работников (например, впервые трудоустраивающихся после определённой даты) электронная форма может быть обязательной.

Статус перехода для действующих сотрудников

Добровольность перехода

Согласно материалам КонсультантПлюс (Электронный журнал «Азбука права», 2026):

«Для работников, сохранивших бумажные трудовые книжки, переход на ЭТК является добровольным.»

Таким образом, сотрудник, который уже имеет бумажную трудовую книжку, не обязан подавать заявление о переходе на электронный формат. Он может продолжать вести книжку на бумаге по прежним правилам.

Обязательность при увольнении после отказа от бумажной книжки

Если сотрудник ранее подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, а затем увольняется, кадровая служба всё равно обязана внести запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку при увольнении (см. источник: «Какую запись сделать в трудовой книжке при переходе на электронную трудовую книжку…» 2024‑06‑10).

Это означает, что даже при отказе от бумажного варианта employer должен оформить соответствующую запись, чтобы трудовая история оставалась полной и соответствовала законодательству.

Сотрудники, впервые трудоустраивающиеся

С 1 января 2022 года (и сохраняется в последующие годы) все работники, которые трудоустраиваются в первый раз, должны получать электронную трудовую книжку вместо бумажной (см. источник: «Переход на электронную трудовую книжку: частые вопросы и пошаговая инструкция»).

Для таких сотрудников бумажная книжка не оформляется, а все сведения о трудовой деятельности сразу вносятся в ЭТК.

Обязанности работодателя при ведении трудовых книжек

Независимо от выбора сотрудника, работодатель несёт определённые обязанности:

• Ведение сведений в Социальный фонд (СФР) по форме ЕФС‑1 – обязательно для всех работников, независимо от того, перешёл ли сотрудник на ЭТК или сохранил бумажную книжку (см. источник: «Электронная трудовая книжка в 2026 году: как оформить и где посмотреть»).
• Одновременное ведение бумажной и электронной версий, если сотрудник имеет бумажную трудовую книжку и не отказался от неё (см. источник: «Бумажная трудовая книжка в 2026 году: можно ли оформить и как вести»).
• По умолчанию заполнять обе версии, если сотрудник не сделал явного выбора между бумажной и электронной формой (см. источник: «Оформление трудовых книжек впервые в 2026 году: инструкция»).
• Не требовать от newly hired сотрудника предоставления бумажной трудовой книжки, если он заявляет, что перешёл на ЭТК (см. источник: «ЭЛКОД: Какие документы запрашивать при приёме на работу сотрудника, который утверждает, что перешёл на электронную трудовую книжку?»).

Таким образом, работодатель обязан обеспечить возможность ведения обеих форм и не может принудительно заставить сотрудника отказаться от бумажной книжки, если тот этого не хочет.

Как сотруднику оформить переход на электронную трудовую книжку

1. Подготовить заявление о переходе на ЭТК (можно в свободной форме, но рекомендуется указать дату, ФИО, номер СНИЛС и подпись).
2. Передать заявление в отдел кадров (или непосредственно руководителю, если кадровая служба отсутствует).
3. Получить подтверждение о принятии заявления (обычно в виде подписи уполномоченного лица и даты получения).
4. Убедиться, что кадровая служба внесла запись о переходе в электронный реестр трудовых книжек (через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через специализированную систему работодателя).
5. При необходимости получить выписку из ЭТК (например, для предоставления новому работодателю).

Если сотрудник передумал и хочет вернуться к бумажной книжке, он может подать аналогичное заявление об отказе от электронного формата. В этом случае работодатель обязан вести обе версии параллельно, пока не будет получено новое заявление.

Последствия отказа от перехода на ЭТК

Отказ от перехода на электронную трудовую книжку не влечёт за собой дисциплинарных взысканий, штрафов или ограничений в трудовой деятельности, поскольку переход является добровольным для уже работающих сотрудников. Однако следует учитывать:

• При приёме на новую работу после 1 января 2022 года (или более поздней даты, установленной законодательством) новый работодатель может оформить только электронную книжку, и сотрудник без ЭТК может столкнуться с необходимостью предоставлять выписку из бумажной книжки в электронном виде (через сканирование или заверенную копию).
• При отсутствии ЭТК у сотрудника, который впервые трудоустраивается, работодатель обязан оформить электронную версию, иначе может быть признано нарушением трудового законодательства.
• В случае увольнения сотрудника, который ранее отказался от бумажной книжки, кадровая служба всё равно должна сделать запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку (см. пункт 2.2).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от ЭТК после того, как уже подал заявление о переходе?

Да. Сотрудник может в любой момент подать заявление об отказе от электронного формата и вернуться к бумажной книжке. Работодатель обязан вести обе версии до получения нового заявления.

Нужен ли нотариальный заверенный перевод бумажной книжки в электронный вид?

Нет. Переход осуществляется на основании заявления сотрудника и внесения записи в реестр ЭТК работодателем. Нотариальное заверение не требуется.

Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление о переходе на ЭТК?

Следует обратиться к вышестоящему руководству или в трудовую инспекцию. Отказ работодателя без законных оснований может быть признан нарушением ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).

Нужно ли информировать Социальный фонд о переходе сотрудника на ЭТК?

Нет. Информация о трудовой деятельности передаётся в СФР работодателем по форме ЕФС‑1 независимо от формы трудовой книжки сотрудника.

Можно ли одновременно иметь две трудовые книжки (бумажную и электронную)?

Да, если сотрудник сохранил бумажную книжку и не подал заявление об отказе от неё, работодатель обязан вести обе параллельно.

Итак, ответ на вопрос «Обязан ли сотрудник переходить на электронную трудовую книжку» зависит от его статуса:

• Для уже работающих сотрудников – переход на ЭТК доброволен. Отказ не влечёт юридических последствий.
• Для сотрудников, впервые трудоустраивающихся после 1 января 2022 года (и позднее) – электронная трудовая книжка обязательна, бумажная не оформляется.
• Для сотрудников, у которых уже есть бумажная трудовая книжка и которые не подали заявление об отказе – работодатель обязан вести обе версии одновременно, если сотрудник не выбрал иной формат.

Работодатель, в свою очередь, должен обеспечить возможность ведения обеих форм трудовой книжки, своевременно вносить сведения в Социальный фонд по форме ЕСФ‑1 и соблюдать требования по документированию переходов (в т.ч. при увольнении сотрудников, ранее отказавшихся от бумажной книжки).

Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов и споров с контролирующими органами, а сотрудникам – свободно выбирать удобный для них формат учёта трудовой деятельности.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (КонсультантПлюс, Сбербанк, аналитические материалы 2024‑2026 гг.) и актуального законодательства РФ на май 2026 года.