С 1 января 2021 г. в России начался переход от бумажных трудовых книжек к их электронному аналогу. В 2020 г. работники, которые впервые поступали на работу, уже не получали бумажный документ – все сведения о трудовой деятельности фиксировались в электронной базе Социального фонда России (СФР). В 2023 г. закон 237‑ФЗ от 14 июля 2022 г. закрепил этот переход, а 1 января 2026 г. завершится переходный период. Ниже разберём, что такое электронная трудовая книжка (ЭТК), кто её ведёт, как осуществляется запись и перенос данных, а также какие плюсы и минусы несёт цифровизация.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это совокупность сведений о трудовой деятельности работника, хранящихся в электронной базе Социального фонда России. В отличие от бумажного документа, ЭТК не имеет физической формы, но содержит всю необходимую информацию: даты начала и окончания работы, сведения о работодателе, начислениях, отработанном стаже, а также данные о пенсионном и социальном страховании.

• Постоянный доступ к информации для работника и работодателя.
• Автоматический расчёт стажа и начислений.
• Сокращение бумажных расходов и времени на оформление.
• Повышение прозрачности и надёжности данных.

Законодательная база

Основные законы, регулирующие ЭТК

• Федеральный закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г. – введение электронных трудовых книжек. С 1 января 2020 г. работодатели обязаны вести ЭТК для всех новых сотрудников.
• Федеральный закон № 237-ФЗ от 14 июля 2022 г. – внесение изменений в отдельные законодательные акты РФ, закрепляющее переход к электронному формату с 1 января 2023 г.
• Закон № 1217 (проект, вступивший в силу 10 июня 2025 г.) – дальнейшее упрощение и стандартизация электронных трудовых книжек;
• Закон № 439-ФЗ (обновлённая редакция) от 16 декабря 2019 г. – закрепление прав и обязанностей работодателей и работников в отношении ЭТК.

Кто обязан вести ЭТК

Обязанность ведения электронных трудовых книжек возлагается на работодателя. С 1 января 2020 г. все новые сотрудники получают только электронную трудовую книжку. Работодатель обязан:

1. Регулярно обновлять сведения о трудовой деятельности.
2. Вести записи о приёме, увольнении, изменении условий труда, начислениях и отработанном стаже.
3. Обеспечивать доступ работника к его ЭТК через портал СФР.
4. Переносить данные в Государственный реестр общеобязательного государственного социального страхования.

Как вести записи в ЭТК

Ведение записей осуществляется через электронный портал СФР. Работодатель вводит данные в специально разработанную форму:

• Дата приёма на работу.
• Должность и место работы.
• Отчисления в пенсионный фонд, фонд социального страхования.
• Дата увольнения и причина (если применимо).
• Сведения о переобучении, повышении квалификации.

После заполнения формы данные автоматически сохраняются в базе СФР и становятся доступными для работника через личный кабинет.

Перевод бумажной трудовой книжки в электронную

Для сотрудников, которые уже имеют бумажную трудовую книжку, переход в электронный формат осуществляется следующим образом:

1. Запрос на оцифровку – работник подаёт заявление в отдел кадров о переводе данных в ЭТК.
2. Проверка и верификация – отдел кадров проверяет бумажные записи, сверяет их с данными в базе.
3. Ввод в электронный формат – данные вводятся в систему СФР, создаётся электронный документ.
4. Подтверждение работника – работник получает доступ к ЭТК и подтверждает корректность записей.
5. Удаление бумажной копии – после подтверждения работника бумажная трудовая книжка может быть уничтожена (по согласованию с работником).

Порядок перенесения информации в Государственный реестр общеобязательного государственного социального страхования

Этап переноса данных в реестр осуществляется автоматически через интеграцию СФР с системой государственного реестра. Важные моменты:

• Соблюдение требований по защите персональных данных.
• Периодическое обновление статуса страхования и пенсионных начислений.
• Обеспечение единого источника правды для всех государственных органов.

Плюсы и минусы электронного формата

Плюсы

• Быстрый доступ к информации.
• Сокращение бумажных расходов.
• Автоматический расчёт стажа и начислений.
• Уменьшение риска потери или порчи документа.
• Прозрачность и удобство для работодателя и работника.

Минусы

• Необходимость наличия доступа к интернету.
• Зависимость от стабильности работы портала СФР.
• Потенциальные риски кибербезопасности.
• Необходимость обучения персонала работе с системой.

Практические рекомендации для кадровиков

1. Обучите сотрудников работе с порталом СФР.
2. Проведите аудит бумажных трудовых книжек и подготовьте план их оцифровки.
3. Установите внутренние процедуры проверки корректности записей.
4. Обеспечьте резервное копирование данных.
5. Следите за обновлениями законодательства и требований к электронным документам.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли получить бумажную копию из ЭТК? – Да, работник может запросить печатную копию через портал СФР.
• Что делать, если данные в ЭТК неверны? – Подавайте запрос на исправление через отдел кадров.
• Какой срок хранения данных в ЭТК? – Сведения сохраняются до 10 лет после увольнения.
• Можно ли использовать ЭТК при переезде в другую страну? – В настоящее время ЭТК действительна только в РФ, но при необходимости можно получить печатную копию.

Переход на электронную трудовую книжку – важный шаг в цифровизации кадрового учёта. Он обеспечивает более быстрый, надёжный и прозрачный доступ к информации о трудовой деятельности, снижает бумажные расходы и упрощает взаимодействие с государственными органами. Для работодателей и кадровиков это новый этап, требующий внимательного соблюдения законодательства и внедрения эффективных процессов работы с ЭТК.