С 1 января 2020 года в России начался процесс перехода от традиционных бумажных трудовых книжек к их электронному формату (ЭТК). К 2026 году переходный период завершится, и электронные трудовые книжки станут основным документом, фиксирующим сведения о трудовой деятельности граждан.

Правовая база

Переход регулируется Федеральным законом от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации», а также рядом подзаконных актов (приказы Минтруда, методические указания ПФР). Основные положения:

• Сведения о трудовой деятельности могут формироваться в электронном виде.
• Работник имеет право самостоятельно выбрать форму трудовой книжки (бумажную или электронную) путем подачи письменного заявления;
• Работодатель обязан вести электронный учёт и передавать сведения в СФР (Система Федерального Реестра) в течение 25‑го числа следующего месяца после изменения.

Обязателен ли переход?

Переход на электронную трудовую книжку не является обязательным для всех работников. Он добровольный, однако с 2021 года большинство государственных и крупных частных организаций перешли на ЭТК, а в 2025 году процесс завершился практически полностью. Работник может:

1. Сохранить бумажную книжку (при условии, что она будет выдана в течение 3 дней после подачи заявления о переходе).
2. Перейти на электронный формат, подав заявление работодателю;

Преимущества электронных трудовых книжек

• Доступность. Сведения можно просматривать через портал Госуслуг или мобильное приложение «Электронная трудовая книжка» в любое время.
• Безопасность. Информация хранится в защищённом государственном реестре, исключается возможность подделки или изменения задним числом.
• Экономия времени. Приём на работу, увольнение, перевод и другие кадровые операции фиксируються автоматически.
• Сокращение бумажного оборота. Нет необходимости хранить и перевозить тяжёлые бумажные книжки;
• Контроль со стороны ПФР. Работодатель обязан своевременно передавать сведения, а работник может проверить их наличие в личном кабинете.

Как перейти на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция

Для работника

1. Подготовить письменное заявление о переходе на электронный формат (шаблон можно взять у работодателя или скачать с сайта Минтруда).
2. Подписать заявление в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй – в личных бумажных записях (по желанию).
3. Передать заявление в отдел кадров.
4. Получить подтверждение о приёме заявления (подтверждающий документ, например, расписка).
5. В течение 3 дней работодатель обязан выдать вам бумажную копию записи о переходе (стр. 1–2 бумажной трудовой книжки) и оформить запись в электронном реестре.
6. Проверить в личном кабинете на портале Госуслуг, что сведения о трудовой деятельности появились в ЭТК.

Для работодателя

1. Получить от работника заявление о переходе.
2. Внести запись в бумажную трудовую книжку сотрудника:
   • Дата перехода.
   • Ссылка на электронный реестр (указывается «Электронная трудовая книжка»).
   • Подпись и печать организации;
3. Сформировать в системе кадрового учёта (1С, SAP и т.п.) документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» с датой подачи заявления.
4. Отправить сведения в СФР через форму СЗВ‑ТД (или ЕФС‑1) в течение 25‑го числа следующего месяца после перехода.
5. Выдать работнику бумажный документ‑подтверждение о переходе (не позднее 3 дней).
6. Обновить внутреннюю кадровую базу и информировать бухгалтерию о смене формата учёта.

Как оформить запись о переходе в бумажной трудовой книжке

Запись делается в разделе «Сведения о трудовой деятельности», в строке «Перевод на электронный формат». Пример записи:

2025 г. 15 март – Перевод на электронный формат (ЭТК). Ссылка: https://etk.gosuslugi.ru. Согласие работника – подпись.

Запись заверяется подписью работодателя и печатью организации. При проверке контролирующими органами (Трудовая инспекция, ПФР) эта запись подтверждает законность перехода.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от ЭТК после её получения?

Да. Работник может в любой момент подать заявление о возврате к бумажной форме. При этом работодатель обязан оформить обратную запись в бумажной книжке и передать сведения в СФР.

Что делать, если в электронном реестре нет моих данных?

Необходимо обратиться в отдел кадров с запросом о проверке статуса заявления. Если ошибка в системе, работодатель обязан повторно отправить сведения в СФР.

Как проверить подлинность ЭТК?

Через личный кабинет на портале Госуслуг можно увидеть статус «Подтверждено» и историю всех записей. Также в мобильном приложении «Электронная трудовая книжка» отображается QR‑код, который сканируют при проверке.

Нужно ли вести бумажную трудовую книжку, если у сотрудника уже ЭТК?

Бумажная книжка может быть выдана только в случае отказа от ЭТК. Если сотрудник согласился на электронный формат, бумажный документ не требуется, но работодатель может вести «вспомогательную» книжку для внутреннего учёта.

Какие ошибки чаще всего допускают работодатели?

• Не оформляют запись в бумажной книжке.
• Не передают сведения в СФР в установленный срок.
• Не сохраняют копию заявления работника.
• Не информируют сотрудника о статусе перехода.

Интеграция с 1С и другими системами

В 1С:Учет без забот 3.1 и более новых версиях модуль «Электронные трудовые книжки» находится в разделе Кадры → Электронные трудовые книжки. Для оформления перехода необходимо:

1. Создать документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
2. Указать дату подачи заявления (дата должна совпадать с датой в бумажной записи).
3. Сгенерировать файл для отправки в СФР (формат XML).
4. Отправить файл через интеграцию с порталом ПФР.

Сроки и этапы завершения перехода

Электронные трудовые книжки – современный, безопасный и удобный инструмент учёта трудовой деятельности. Переход полностью завершится в 2026 году, и все работодатели должны обеспечить:

• Своевременное получение и обработку заявлений сотрудников.
• Корректную запись в бумажной трудовой книжке (при необходимости).
• Отправку сведений в СФР в установленные сроки.
• Контроль за актуальностью данных в личных кабинетах работников.

Только при соблюдении этих требований можно гарантировать надёжную защиту прав работников и упрощённый кадровый процесс для организации.

Дата актуализации статьи: 23 мая 2026 г.