Дата публикации: 21 мая 2026 года
Самое главное: С 1 января 2021 года все сведения о трудовой деятельности граждан ведутся в электронном виде․ Работники‚ впервые поступающие на работу‚ получают электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Переход на цифровой формат регулируется Федеральным законом №439-ФЗ․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая форма ведения записей о трудовой деятельности работника․ Она содержит те же сведения‚ что и бумажная трудовая книжка‚ но хранится в электронном виде в информационных системах Пенсионного фонда России и работодателя․
Основные преимущества ЭТК:
- Удобство: доступ к данным в любое время через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг
- Надежность: данные защищены электронной подписью и хранятся в государственных системах
- Мобильность: возможность быстро предоставить информацию при устройстве на новую работу
- Экологичность: сокращение бумажного документооборота
Кто получает электронную трудовую книжку?
С 1 января 2021 года:
- Новые работники: лица‚ впервые поступающие на работу по трудовому договору‚ получают ЭТК автоматически
- Действующие работники: имеют право выбрать формат ведения трудовой книжки (бумажный или электронный)
Важно! Работодатель обязан уведомить каждого работника в письменной форме о возможности перехода на электронную трудовую книжку до 30 июня 2020 года включительно․
Как перейти на электронную трудову книжку?
Для работников:
- Получить уведомление от работодателя о возможности выбора формата
- Принять решение:
- Сохранить бумажную трудовую книжку (подать соответствующее заявление)
- Перейти на электронный формат (подать заявление о ведении ЭТК)
- Подписать заявление в письменной форме
Для работодателей:
- Уведомить всех работников о возможности выбора формата
- При получении заявления:
- О выборе электронного формата — продолжать ведение в цифровом виде
- О сохранении бумажной формы, выдать трудовую книжку на руки и прекратить ее ведение
- Вносить сведения о трудовой деятельности в электронном виде в установленные сроки
Как получить сведения из электронной трудовой книжки?
Существует несколько способов получения информации:
Для работника:
- Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России (pfr․gov․ru)
- Через портал Госуслуг (gosuslugi․ru)
- Получив справку СТД-Р у работодателя (в бумажном или электронном виде с цифровой подписью)
Для работодателя:
- Через систему Контур․Экстерн (вкладка «Зарплата и кадры» → «Трудовая книжка»)
- Выгрузить данные из ЕГПУ в виде выписки‚ заверенной электронной подписью
Образцы документов
Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде:
Типовая форма заявления включает следующие формулировки:
- «Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде»
- «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со ст․ [номер статьи]»
Образцы заявлений можно скачать на официальных сайтах:
- Официальный сайт Пенсионного фонда России
- Портал Госуслуг
- Справочник кадровика
Запись в трудовой книжке при переходе на ЭТК:
При переходе на электронную трудовую книжку в бумажный вариант вносится запись:
«Сведения о трудовой деятельности с такого-то числа ведутся в электронном виде»
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность за:
- Своевременное внесение сведений о трудовой деятельности в ЭТК
- Сохранность бумажных трудовых книжек до их передачи работнику
- Уведомление работников о возможности выбора формата
При переходе на электронный формат и получении соответствующего заявления‚ работодатель освобождается от обязанности ведения и хранения бумажной трудовой книжки;
Важно! Сведения о трудовой деятельности должны вноситься в ЭТК не позднее 7 дней после издания приказа‚ связанного с изменением трудового статуса работника․
Как проверить наличие электронной трудовой книжки у кандидата?
При приеме на работу работодатель может запросить у кандидата:
- Справку СТД-Р (в бумажном или электронном виде)
- Выписку из ЭТК‚ заверенную электронной подписью
Если кандидат впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года‚ у него автоматически формируется ЭТК․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на ЭТК?
Да‚ работник может в любой момент подать заявление о возврате к бумажной форме․ Работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки․
Как получить дубликат ЭТК при утере?
Обратитесь в территориальный орган Пенсионного фонда России или через личный кабинет на сайте pfr․gov․ru․
Можно ли предъявлять ЭТК при устройстве на работу?
Да‚ электронная трудовая книжка имеет юридическую силу․ Информацию можно предъявить в распечатанном виде или в электронной форме с цифровой подписью․
Переход на электронные трудовые книжки — это современный и удобный формат ведения трудовой истории․ Он обеспечивает сохранность данных‚ доступность информации и соответствие требованиям законодательства․
Работодатели и работники должны ответственно подойти к процессу перехода‚ своевременно подавать необходимые заявления и следить за актуальностью данных в ЭТК․
Помните: сведения о трудовой деятельности — это ваша трудовая история‚ которая может потребоваться при назначении пенсии‚ трудоустройстве и других жизненных ситуациях․ Бережно храните доступ к своей электронной трудовой книжке!