Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог привычной бумажной книжки, который ведётся государством (в России — в Пенсионном фонде, в Украине — в Социальном фонде). Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, процесс перехода в электронный формат имеет свои особенности и зависит от страны проживания и даты первого трудоустройства.

Ключевые отличия и сроки для России и Украины

Важно понимать, что законодательство в этих странах различается:

🇷🇺 Россия

• Переход на ЭТК начался с 1 января 2020 года и является добровольным для работников, у которых уже есть бумажная книжка.
• Если вы трудоустроились до 2020 года и имеете бумажную книжку, вы можете по собственному желанию подать заявление работодателю на переход к ЭТК.
• Работодатель обязан принять заявление и сделать в бумажной книжке закрывающую запись о переходе на электронный формат, после чего выдаёт её вам.

🇺🇦 Украина

• С 10 июня 2026 года учёт трудового стажа в Украине будет осуществляться исключительно в форме электронной трудовой книжки.
• До этой даты все владельцы бумажных трудовых книжек обязаны пройти процедуру их оцифровки (перевода в электронный реестр).
• Это сделано для сохранения страхового стажа и пенсионных выплат. Неоцифрованная бумажная книжка после дедлайна может не учитываться.
• Оцифровку можно провести через Пенсионный фонд Украины (ПФУ) или через работодателя.

Пошаговая инструкция: что делать, если у вас есть бумажная книжка

Шаг 1: Определитесь с форменностью и решите, нужна ли вам ЭТК

В России переход добровольный. В Украине — обязательный. Если вы планируете продолжать работать или уже работаете, ЭТК будет вестись автоматически через работодателя. Если вы хотите получить выписку или управлять записями самостоятельно, нужно активировать личный кабинет на портале госуслуг (РФ) или в системе Социального фонда (Украина).

Шаг 2: Подайте заявление работодателю (для России)

Если вы в России и хотите перейти с бумажной на электронную:

1. Напишите письменное заявление на имя руководителя работодателя в произвольной форме. Укажите ваши ФИО, паспортные данные и просьбу о ведении ЭТК вместо бумажной.
2. Работодатель обязан в течение короткого срока:
   • Сделать в вашей бумажной книжке закрывающую запись с указанием номера записи и даты в соответствующем разделе (обычно «Сведения о работе»).
   • Выдать вам бумажную книжку с этой записью (она становится недействительной для дальнейшего заполнения).
   • Направить информацию о вас в Пенсионный фонд для открытия/активации вашей ЭТК.

Шаг 3: Пройдите процедуру оцифровки (для Украины)

Если вы в Украине, до 10 июня 2026 года необходимо:

1. Обратиться к текущему или последнему работодателю с просьбой передать сведения из вашей бумажной книжки в электронный реестр Социального фонда. Это их обязанность.
2. Если работодатель не может или не хочет этого сделать (например, ликвидирован), обратитесь лично в отделение Пенсионного фонда Украины (ПФУ) с бумажной книжкой и паспортом. Там помогут оформить выгрузку данных в электронный вид.
3. После успешной оцифровки ваши данные появятся в личном кабинете на портале «Дія» или в системе Социального фонда. Электронная трудовая книжка будет вестись автоматически при каждом трудоустройстве.

Шаг 4: Получите доступ и управляйте своей ЭТК

После того как данные переведены в электронный формат:

• В России: Аккаунт ЭТК привязан к аккаунту на портале Госуслуг. Через него можно просматривать записи, получать выписки.
• В Украине: Управление через «Дія» или личный кабинет на сайте Социального фонда. Там же можно заказать бумажную выписку из ЭТК, если она потребуется.

Важные нюансы и ответы на частые вопросы

Нужно ли сдавать бумажную книжку после перехода?

Нет. После того как работодатель сделал закрывающую запись, бумажная книжка остаётся у вас как документ, подтверждающий стаж до момента перехода. Её можно хранить вместе с другими важными бумагами. Но все новые записи будут только в ЭТК.

Что делать, если бумажная книжка утеряна или испорчена?

В этом случае необходимо:

1. Обратиться к последнему работодателю с просьбой восстановить записи и передать их в ПФР/ПФУ для внесения в ЭТК.
2. Если работодатель недоступен, обращайтесь непосредственно в Пенсионный фонд (РФ) или Социальный фонд (Украина) с заявлением о восстановлении сведений о трудовой деятельности на основании имеющихся документов (справки с места работы, архивные выписки и т.д.).

Могу ли я работать, имея только ЭТК, без бумажной?

Да, абсолютно. Электронная трудовая книжка имеет полную юридическую силу. Работодатель обязан вносить записи в неё при приёме на работу и увольнении. Предъявлять её для подтверждения стажа (например, при оформлении пенсии) нужно так же, как и бумажную. Бумажная выписка из ЭТК по запросу может быть предоставлена в любой момент.

А если я студент или впервые устраиваюсь на работу?

Если вы впервые трудоустраиваетесь после 2020 года (РФ) или после введения системы (Украина), бумажную книжку заводить не нужно. Сведения сразу будут вноситься в вашу электронную трудовую книжку, которая создаётся автоматически при первом трудоустройстве.

Процесс перехода с бумажной на электронную трудовую книжку в большинстве случаев упрощён и автоматизирован. Ваша основная задача — сделать formal заявление (в России) или обеспечить оцифровку существующих записей (в Украине до ). После этого вся дальнейшая история вашей трудовой деятельности будет храниться в защищённом государственном электронном реестре, доступ к которому у вас всегда будет.

Не забывайте:

• В России переход — по желанию, но желательно сделать это до смены работодателя.
• В Украине переход — обязательный и срочный, до 10 июня 2026 года.
• Всегда проверяйте, чтобы новые записи после перехода появлялись именно в ЭТК.
• Храните бумажную книжку с закрывающей записью как подтверждение стажа на дату перехода.

Статья подготовлена на основе актуальной информации по состоянию на май 2026 года. Для получения самой точной и персональной информации всегда обращайтесь в официальные органы: Пенсионный фонд РФ (pfr.gov.ru) или Социальный фонд Украины (sf.gov.ua).