С 1 января 2021 года в России началась масштабная реформа в сфере учёта трудовой деятельности. Бумажная трудовая книжка (ТК) постепенно заменяется на её электронный аналог (ЭТК). Данный процесс регулируется Федеральным законом от № 439-ФЗ и носит в основном добровольный характер для уже работающих граждан, но является обязательным для впервые устраивающихся на работу.

Ключевые принципы перехода

Основные правила, закреплённые законодательством:

• Добровольность для действующих сотрудников. Работник, уже имеющий бумажную трудовую книжку, может по собственному заявлению перейти на электронный формат. При этом решение является окончательным и отменить его нельзя.
• Обязательность для новичков. Начиная с 1 января 2021 года, лица, принимаемые на работу впервые, бумажную трудовую книжку не получают. Работодатель обязан сразу оформить им электронную трудовую книжку.
• Параллельное существование. На текущий момент у одного человека может быть либо только бумажная ТК, либо только электронная ЭТК. Их совмещение в одном документе не предусмотрено.

Как происходит переход для действующего сотрудника?

Процедура состоит из нескольких обязательных шагов:

Подача письменного заявления

Работник должен написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. В заявлении указывается просьба о прекращении ведения бумажной ТК и формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Форма заявления не утверждена строго, но оно должно быть простым письменным документом.

Действия работодателя

Получив заявление, работодатель обязан:

1. Сделать соответствующую запись в бумажной трудовой книжке. В последней записи (обычно в разделе «Сведения об увольнении» или отдельным дополнением) указывается: «В связи с подачей заявления работника о переходе на электронную трудовую книжку с [дата] ведение трудовой книжки в бумажном виде прекращается». Запись завершается подписью ответственного лица и печатью организации.
2. Выдать работнику его бумажную трудовую книжку на руки. После записи о прекращении ТК возвращается её владельцу.
3. Передать сведения в Пенсионный фонд (ПФР). Работодатель подаёт в ПФР форму ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности), в подразделе 1.1 которой указывается факт перехода работника на ЭТК. Именно ПФР являеться оператором системы электронных трудовых книжек и создаёт цифровой документ.

Получение ЭТК работником

После обработки данных ПФР электронная трудовая книжка создаётся. Узнать о её наличии и получить выписку из ЭТК можно:

• Через личный кабинет на портале «Госуслуги» (необходима подтверждённая учётная запись).
• Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России (пфр.рф).
• Через мобильное приложение «Трудовая книжка».

Электронная трудовая книжка имеет юридическую силу, равную бумажной.

Особенности для работодателей: учёт в 1С и других системах

Для автоматизации процесса в программах учёта (например, 1С:Зарплата и управление персоналом) предусмотрен специальный функционал:

• В разделе «Кадры» создаётся документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
• Дата документа должна совпадать с датой подачи заявления от сотрудника.
• Система автоматически формирует и передаёт необходимые данные в ПФР в установленном формате.

Важные нюансы и ответы на частые вопросы

Можно ли передумать и вернуться к бумажной книжке?

Нет. После того как работник подал заявление о переходе на ЭТК, а работодатель внес соответствующую запись в бумажную книжку и передал сведения в ПФР, вернуться к бумажному формату невозможно. Решение окончательное.

Что делать, если бумажная трудовая книжка утеряна?

Если у работника есть ЭТК, то для подтверждения стажа и достаточно выписки из неё. Если же бумажная ТК была единственной и утеряна, необходимо восстановить её через органы труда (по месту последнего работы), а уже после этого, при желании, перейти на электронный формат.

Как выглядят записи в электронной трудовой книжке?

Структура ЭТК полностью идентична бумажному образцу: в ней ведутся записи о приёме на работу, переводах, увольнении, награждениях. Все записи имеют электронную подпись удостоверяющего лица и печать организации (в электронном виде).

А что с трудовыми книжками, выданными до 2021 года?

Все ранее выданные бумажные трудовые книжки сохраняют свою силу. Их владельцы могут продолжать их вести в традиционном формате до тех пор, пока сами не решат перейти на ЭТК, подав заявление.

Переход на электронные трудовые книжки, это современный, удобный и безопасный формат хранения данных о трудовой деятельности. Для работника важно помнить:

• Решение о переходе должно быть взвешенным, так как оно необратимо.
• ЭТК всегда доступна онлайн, её нельзя утерять.
• Проверять актуальность данных в своём личном кабинете на портале ПФР или «Госуслугах».

Для работодателя ключевые задачи:

• Чётко соблюдать процедуру: заявление от сотрудника → запись в бумажной ТК → передача данных в ПФР.
• Обеспечить корректное заполнение и своевременную сдачу формы ЕФС-1.
• Для новичков с 2021 года оформлять только ЭТК, без бумажного носителя.
• Консультировать сотрудников по вопросам перехода, разъясняя необратимость решения.

Таким образом, реформа направлена на цифровизацию и упрощение кадрового учёта. Понимание своих прав и обязанностей позволяет и сотрудникам, и работодателям безболезненно адаптироваться к новым правилам.

Примечание: Статья составлена на основе анализа законодательства и практических материалов на актуальную дату (2026 год). Для получения самой точной и персональной консультации рекомендуется обращаться в кадровую службу организации или в Пенсионный фонд России.