В России переход на электронный формат трудовой книжки стал обязательным с 1 января 2021 года. В статье разберём, что такое электронная трудовая книжка, как перейти на неё, как получить выписку и почему хранить трудовую историю в цифровом виде важно для каждого работника и работодателя.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это единая база данных, в которой хранится информация о трудовой деятельности граждан. Она доступна через портал Госуслуги и позволяет:

• сохранять данные о работе без риска потери (пожар, наводнение и т.п.);
• быстро получать выписки и справки для новых работодателей, банков, пенсионных фондов;
• обеспечивать прозрачность и достоверность трудовой истории.

Как перейти на электронный формат?

Переход на ЭТК возможен в любой момент, но до 2021 года работники должны были решить, в какой форме будет вести их трудовую книжку – в бумажной или в электронной. Если работник выбирает ЭТК, то:

1. Подаёт заявление руководству о переходе на электронный формат;
2. В бумажной трудовой книжке фиксируется запись о выборе ЭТК;
3. Сотрудник и руководитель подписывают документ, подтверждающий переход;
4. Работодатель возвращает бумажную копию (если она была) и начинает вести данные в системе.

Если работник ранее отказался от бумажной версии, но теперь хочет её вернуть, он может подать письменное заявление, после чего работодатель обновит запись в бумажной ТК.

Как получить выписку из ЭТК?

Выписка из электронной трудовой книжки доступна в персональном кабинете на портале Госуслуги:

1. Войдите в личный кабинет;
2. Перейдите в раздел «Трудовая книжка»;
3. Выберите пункт «Получить выписку»;
4. Укажите срок и тип выписки (полная, сокращённая, справка о трудовой деятельности);
5. Подтвердите запрос через электронную подпись (если требуется);
6. Выписка будет выдана в PDF‑формате и доступна для скачивания.

Эта выписка может быть использована при трудоустройстве, оформлении кредита, получении пенсии и др.

Зачем вести трудовую историю в электронном виде?

• Надёжность: данные не теряются при стихийных бедствиях;
• Удобство: доступ к информации в любой точке мира;
• Скорость: новый работодатель получает данные мгновенно;
• Прозрачность: государственные органы могут проверять данные в реальном времени;
• Экономия: сокращение расходов на бумагу и хранение.

Что делать работодателю?

С 1 января 2020 года работодатели обязаны вести трудовую книжку в электронном виде. Важно:

• Уведомлять сотрудников о переходе на ЭТК до 30 июня 2020 года в письменной форме;
• Предоставлять сотрудникам выбор: сохранить бумажную ТК или перейти на ЭТК;
• Вести одновременно обе версии, если сотрудник выбрал сохранение бумажной;
• Обеспечивать защиту персональных данных в соответствии с законодательством.

Как сотрудник может изменить свой статус?

Если работник решил изменить свой статус (например, перейти с бумажной на электронную или наоборот), он должен:

1. Подать письменное заявление руководству;
2. Получить подтверждение от работодателя в виде записи в бумажной ТК;
3. Если переход на ЭТК, убедиться, что данные обновлены в системе Госуслуг;
4. Сохранить копию заявления и подтверждения для личных архивов.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли вернуть бумажную ТК после перехода на ЭТК? – Да, работник может подать письменное заявление о возврате бумажной версии.
2. Как быстро обновляются данные в ЭТК? – Обычно обновление происходит в течение 24 часов после внесения изменений работодателем.
3. Что делать, если данные в ЭТК неверны? – Подавайте запрос на исправление через портал Госуслуг, приложив подтверждающие документы.
4. Можно ли получить копию бумажной ТК после перехода на ЭТК? – Да, работодатель обязан вернуть первую бумажную копию сотруднику.

Как подготовиться к переходу?

Для успешного перехода важно:

• Проверить наличие электронного сертификата (подписи) – он понадобится для подтверждения заявлений;
• Обновить контактные данные в личном кабинете Госуслуг;
• Провести инструктаж для сотрудников о том, как пользоваться ЭТК и получать выписки;
• Обеспечить резервное копирование данных в случае технических сбоев.

Электронная трудовая книжка – это не просто цифровой аналог бумажной. Это современный инструмент, обеспечивающий безопасность, доступность и прозрачность трудовой истории. Переход на ЭТК выгоден как для работников, так и для работодателей, облегчая процесс трудоустройства, оформления документов и соблюдения требований законодательства.

Не забывайте: своевременное обновление данных, правильное оформление заявлений и регулярное резервирование информации – ключ к успешному использованию электронных трудовых книжек.