Дата актуализации: 22 мая 2026 г. 09:56:56

Содержание

1. Законодательная база и роль ПФР
2. Этапы перехода: 2020 – 2026 гг.
3. Как оформить и вести ЭТК?
4. Отчетность работодателя: форма СЗВ‑ТД
5. Статистика перехода по регионам
6. Преимущества ЭТК для работников и работодателей
7. Часто задаваемые вопросы

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который заменяет традиционную бумажную трудовую книжку. Все сведения о трудовой истории сотрудника (прием, перевод, увольнение, повышение квалификации, награды и т.д.) хранятся в единой государственной информационной системе и доступны через личный кабинет ПФР (социального фонда России).

Основные характеристики ЭТК:

• Универсальность: доступна в любой точке России через портал ПФР или через Госуслуги;
• Защищённость: данные защищены системой криптографической подписи и двухфакторной аутентификации;
• Автоматическое обновление: работодатели вносят изменения в режиме онлайн, без необходимости вручную заполнять бумажные формы;
• Экономия времени и ресурсов: исключается необходимость печати, хранения и пересылки бумажных документов.

Законодательная база и роль ПФР

Переход на электронные трудовые книжки регулируется рядом нормативных актов:

1. Федеральный закон «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (от № 165-ФЗ) – определяет обязательность ведения трудовых книжек.
2. Федеральный закон «О персональных данных» (от № 152‑ФЗ) – гарантирует защиту информации в ЭТК.
3. Приказ Минтруда России от № 1н «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронных трудовых книжек».
4. Постановление Правительства РФ от № 1915 «О порядке перехода на электронные трудовые книжки».

С 1 января 2020 года Пенсионный фонд России (ПФР), а с 1 января 2023 года – Социальный фонд России (СФР) – стал центральным оператором системы ЭТК. Фонд отвечает за:

• Создание и поддержание единой информационной базы данных;
• Обеспечение доступа граждан к их трудовой истории через личный кабинет;
• Контроль за корректностью внесения данных работодателями;
• Взаимодействие с другими государственными сервисами (Госуслуги, ФСС, МВД).

Этапы перехода: 2020 – 2026 гг.

Как оформить и вести ЭТК?

Регистрация в личном кабинете ПФР (СФР)

1. Перейдите на es.pfrf.ru/login или откройте портал Госуслуги → «Пенсионный фонд России».
2. Войдите с помощью СНИЛС, номера телефона или электронной почты. При первом входе потребуется подтвердить личность через СМС‑код и задать пароль.
3. После входа в раздел «Электронная трудовая книжка» появится кнопка «Оформить ЭТК».

Подача заявления о переходе

• Заполните онлайн‑форму: ФИО, СНИЛС, дата рождения, текущий работодатель.
• При желании можно указать желаемый срок перехода (обычно – в течение 30 дней).
• Подтвердите согласие на обработку персональных данных и отправьте заявление.

Действия работодателя

Работодатель получает уведомление в системе СЗВ‑ТД и обязан:

1. Внести запись о переходе в электронную трудовую книжку сотрудника;
2. Обновить сведения о трудоустройстве (дата приема, должность, условия труда);
3. При увольнении – оформить запись о прекращении трудовых отношений.

Выдача бумажной трудовой книжки (по желанию)

Если сотрудник отказывается от ЭТК, работодатель обязан выдать традиционную трудовую книжку и внести в неё запись о подаче заявления о переходе (см. пункт «Когда сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК…»).

Проверка и контроль

Гражданин может в любой момент просмотреть свою ЭТК в личном кабинете, распечатать справку или скачать PDF‑версию. При обнаружении ошибок следует обратиться к работодателю или в Службу поддержки ПФР.

Отчетность работодателя: форма СЗВ‑ТД

С 1 января 2020 года работодатели обязаны подавать в ПФР (СФР) сведения о всех кадровых изменениях через форму СЗВ‑ТД (Справка о заработной плате и трудовых доходах). Основные требования:

• Периодичность: ежемесячно, до 15‑го числа следующего месяца.
• Объём данных: сведения о приёме, переводе, увольнении, изменении условий труда, начислении премий, наград и т.д.
• Формат: электронный (XML‑файл) через личный кабинет работодателя на портале ПФР или через специализированные программы бухгалтерии.
• Контроль качества: система автоматически проверяет корректность записей; в случае ошибок – уведомление в личный кабинет работодателя.

Непредставление СЗВ‑ТД в срок влечёт штрафы в размере от 5 000 до 30 000 рублей за каждое нарушение, а также может привести к блокировке доступа к электронным сервисам ПФР.

Статистика перехода по регионам (по состоянию на 2026 г.)

• Москва и Подмосковье: более 1 млн граждан (≈ 12 % трудоспособного населения) перешли на ЭТК.
• Удмуртия: 20 тыс. жителей (≈ 11 из 183,14 тыс.) – один из лидеров по доле переходивших.
• Кубань: 230 тыс. человек (≈ 8 % населения региона).
• Общероссийский показатель: к 31 мая 2026 г. более 10 млн граждан (≈ 7 % трудоспособного населения) используют электронные трудовые книжки.

Тенденция роста сохраняется: каждый год количество новых пользователей увеличивается в среднем на 15‑20 %.

Преимущества ЭТК для работников и работодателей

Для работников

• Удобный доступ к трудовой истории в любой точке страны;
• Автоматическое обновление данных без необходимости посещать отдел кадров;
• Сокращение риска потери или повреждения бумажных документов;
• Возможность быстро получить справку о трудовом стаже для получения кредита, визы и т.д.;
• Участие в государственных программах (например, пенсионный калькулятор) без дополнительных документов.

Для работодателей

• Сокращение расходов на печать и хранение бумажных трудовых книжек;
• Упрощённый процесс кадрового учёта через автоматизированную форму СЗВ‑ТД;
• Снижение риска ошибок при заполнении бумажных форм;
• Повышение прозрачности трудовых отношений – данные доступны в режиме реального времени;
• Соответствие требованиям законодательства без необходимости вести отдельный реестр.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от ЭТК?

Да. Сотрудник имеет право потребовать бумажную трудовую книжку, но в этом случае работодатель обязан выдать её и внести запись о подаче заявления о переходе в бумажный документ.

Как быстро отразятся изменения в ЭТК после увольнения?

Работодатель вносит запись в СЗВ‑ТД в течение 5 рабочих дней после увольнения. После автоматической обработки система обновит ЭТК в течение 1‑2 дней.

Можно ли распечатать электронную трудовую книжку?

Да. В личном кабинете ПФР есть функция «Скачать PDF». Распечатанный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажная трудовая книжка.

Какие награды и поощрения не вносятся в ЭТК?

Согласно последним указаниям ПФР, в ЭТК не фиксируются государственные награды, медали и благодарности, а также некоторые виды добровольных премий, если они не относятся к официальному трудовому стажу.

Что делать, если в ЭТК указана неверная информация?

Сначала обратитесь к работодателю с просьбой исправить запись. Если работодатель отказывается, подайте заявление в Службу поддержки ПФР через личный кабинет – вам будет предоставлена форма «Запрос на корректировку данных».

Можно ли использовать ЭТК за границей?

ЭТК доступна только в рамках российского законодательства. При необходимости подтверждения трудового стажа за границей рекомендуется запросить официальную справку из ПФР.

Электронные трудовые книжки – это один из ключевых элементов цифровой трансформации российского рынка труда. С 2020 года ПФР (ныне Социальный фонд России) обеспечивает централизованное хранение и актуализацию трудовых данных, а работодатели обязаны вести отчётность через форму СЗВ‑ТД. По состоянию на 2026 год более 10 млн граждан уже пользуються ЭТК, а темпы роста продолжают ускоряться.

Для работников это значит более удобный доступ к своей трудовой истории и снижение риска потери документов. Для работодателей – экономия ресурсов и упрощённый процесс кадрового учёта. При правильном использовании всех возможностей системы электронные трудовые книжки становятся надёжным инструментом, способствующим прозрачности и эффективности трудовых отношений в России.

Помните: своевременная регистрация в личном кабинете ПФР и корректное заполнение СЗВ‑ТД – залог безболезненного перехода на цифровой формат трудовой книжки.

Автор статьи: Ваш виртуальный помощник. Дата публикации: 22 мая 2026 г.