Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением․ С 1 января 2020 года в России введен новый формат хорошо знакомого всем документа — электронная трудовая книжка (ЭТК)․ С этого времени работодатели начали формировать основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого сотрудника в цифровом виде․ С электронной трудовой книжкой пришлось иметь дело каждому работодателю и каждому кадровику․ В этой статье мы подробно разберем, что такое ЭТК, зачем она нужна, как организовать работу с ней и какие нюансы важно учитывать после завершения переходного периода․
Что такое электронная трудовая книжка?
Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника, куда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек․ Электронная трудовая книжка обеспечивает постоянный и удобный доступ работников к сведениям о своем стаже․ Информация в ЭТК хранится в зашифрованном виде на электронных ресурсах Социального фонда России (СФР)․
Обязательна ли электронная трудовая книжка?
Да, с 1 января 2021 года все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде в соответствии с Федеральным законом от No 439-ФЗ․ С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки, подавая соответствующие отчеты в СФР․
Однако долгое время сохранялся выбор за работником․ За теми, кто воспользовался своим правом на дальнейшее ведение бумажной трудовой книжки, это право сохранялось при последующем трудоустройстве к другим работодателям․ Но здесь есть важный нюанс текущего года:
Завершение переходного периода в 2026 году
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ Это означает, что трудовой стаж теперь будет подтверждаться преимущественно в электронном виде․ Несколько лет назад в России ввели ЭТК, и теперь цифровой формат становится безальтернативным для всех новых трудоустройств․ Гражданам, поступающим на работу впервые, с 2021 года оформляется только ЭТК․
Как организовать работу кадровику: пошаговое руководство
Организация работы с ЭТК требует от отдела кадров четкого понимания процессов․ Рассмотрим основные шаги:
Прием на работу и подтверждение ЭТК
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки? При приеме на работу сотрудник может предоставить:
- Сведения о трудовой деятельности из СФР (в электронном виде через Госуслуги или выписку на бумаге);
- Бумажную трудовую книжку (если ранее сотрудник выбрал бумажный формат и не подавал заявление о переходе на ЭТК);
- Справку от предыдущего работодателя по форме СТД-Р․
Подача заявлений работниками
Работники, желающие перейти на электронную трудовую книжку (даже если ранее они выбирали бумажную), должны обратиться к работодателю с письменным заявлением (ч․ 3 ст․ 2 Федерального закона от No 439-ФЗ)․ Кадровику важно:
- Принять заявление от сотрудника․
- Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку о том, что сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК․
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику․
- Далее вести сведения о трудовой деятельности данного работателя только в электронном виде․
Внесение данных за прошлые периоды
Чтобы включить в ЭТК подробные сведения за периоды до 2020 года, физлицу нужно подать заявление на портале Госуслуг или лично обратиться в отделение Социального фонда (СФР) с бумажной трудовой книжкой․ Работодатель не обязан оцифровывать прошлый стаж сотрудника — это забота самого работника․
Ведение учетных книг
Важно помнить: несмотря на цифровизацию, вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно на бумажном носителе (Минтруд в письме от 5 мая 2020 г․ No 14-6/ООГ-4464 разъяснил, что электронный формат для этих книг не предусмотрен)․ Это касается учета именно бумажных бланков․
Плюсы и минусы электронного формата
Современно и удобно — так можно охарактеризовать ЭТК․ Но у системы есть свои сильные и слабые стороны․
Преимущества ЭТК:
- Для работника: постоянный доступ к данным через Госуслуги, невозможность потерять документ, защита от физического повреждения (пожар, потоп), быстрое оформление пенсии и пособий․
- Для работодателя: снижение затрат на закупку и хранение бумажных бланков, уменьшение документооборота, исключение ошибок при заполнении от руки, снижение риска штрафов за задержку выдачи трудовой при увольнении․
Недостатки и риски ЭТК:
- Зависимость от работы серверов СФР и портала Госуслуг (возможны технические сбои)․
- Необходимость наличия подтвержденной учетной записи на Госуслугах для самостоятельного просмотра сведений работником․
- Риск ошибок из-за человеческого фактора при вводе данных кадровиком (исправить электронную запись сложнее, чем бумажную)․
Как начать работу с ЭТК работнику?
Чтобы начать работу с электронной трудовой книжкой и получить к ней доступ, первым шагом необходимо создать учетную запись на портале Госуслуг․ Именно через этот портал осуществляется авторизация в системе Социального фонда․ Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими нормативными правовыми актами: Федеральный закон от No 439-ФЗ и сопутствующие постановления Правительства РФ․
Электронная трудовая книжка — это не просто дань моде, а обязательный стандарт ведения кадрового учета․ Завершение переходного периода с 1 января 2026 года ставит точку в долгих дебатах о том, останутся ли бумажные трудовые навсегда․ Теперь перед кадровыми службами стоит главная задача — корректно и своевременно подавать сведения в СФР, а перед работниками — следить за сохранностью своей цифровой истории через портал Госуслуг и при необходимости переносить данные о стаже до 2020 года․