С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что все новые сведения о трудовой деятельности в обязательном порядке ведутся в электронном виде. Однако для работников, которые уже имеют бумажную трудовую книжку (ТК) и решили перейти на электронный формат, необходимо правильно оформить заключительную запись в бумажном документе и выдать его на руки.
⚠️ Самое главное помнить:
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) происходит ТОЛЬКО по письменному заявлению работника. Без этого документа работодатель не имеет права внести запись о переходе и выдать бумажную ТК. Устного согласия недостаточно.
Правовая основа
Основные документы, регулирующие процедуру:
- Федеральный закон от № 439-ФЗ (ст. 2, ч. 3) — устанавливает обязанность работодателя выдать бумажную ТК при переходе на ЭТК.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1), определяет право работника на выбор формата ведения сведений о трудовой деятельности.
- Приказ Минтруда России от № 320н, утверждает форму и Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
Когда и зачем делается запись?
Запись в бумажную трудовую книжку вносится в день фактической выдачи документа работнику на руки после получения от него письменного заявления о переходе на ЭТК. Эта запись является закрывающей для бумажного носителя.
Важно: Если сотрудник не подавал заявление о переходе, все записи в его бумажную ТК вносятся в общем порядке (прием, перевод, увольнение и т.д.). Переход на электронный формат без заявления невозможен.
Последовательность действий работодателя
- Получить от работника письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ) и о выдаче ему бумажной трудовой книжки.
- Внести в бумажную трудовую книжку закрывающую запись о подаче такого заявления.
- Выдать работнику его бумажную трудовую книжку на руки не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
- Заверить запись подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она использовалась ранее).
Особый случай: заявление в день приема на работу
Если работник подает заявление о переходе на ЭТК в первый день работы, алгоритм действий следующий:
- Оформить прием на работу в бумажную ТК (если она у работника уже есть) или выдать новую.
- Письменно уведомить работника о возможности ведения ЭТК.
- Принять от него заявление о переходе на ЭТК.
- Внести запись о подаче заявления и о выдаче ТК на руки.
Таким образом, в одной трудовой книжке могут быть две записи на один день: о приеме на работу и о переходе на электронный формат.
Как правильно заполнить графы? Образец записи
Согласно типовому Порядку, запись заполняется в следующем виде:
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| [порядковый номер записи] | [дата выдачи ТК на руки] | Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. | Заявление работника от [дата заявления] № [номер заявления, если есть]. |
Пояснения к заполнению:
- Графа 1: Номер продолжает общую нумерацию записей в данной ТК.
- Графа 2: Дата фактической выдачи бумажной книжки работнику. Она может не совпадать с датой заявления (например, заявление подали 05.04, а выдали 06.04).
- Графа 3: Точная формулировка, указанная в законе. Другие варианты (например, «Согласен на ведение ЭТК») недопустимы.
- Графа 4: Указываются реквизиты заявления работника: дата и, если в компании есть внутренняя регистрация, номер.
Как заверять запись?
Запись о переходе на ЭТК, как и любая другая в трудовой книжке, должна быть заверена:
- Подписью руководителя организации или уполномоченного лица (например, начальника отдела кадров), на которого оформлена доверенность.
- Печатью организации (если она использовалась для заверения записей ранее). С 2021 года печать не является обязательным реквизитом, но если работодатель продолжает ее использовать, то и эту запись нужно заверить.
❌ Типичные ошибки, которых следует избегать:
- Внесение записи без письменного заявления работника. Это прямое нарушение.
- Использование другой формулировки в графе 3. Нужна только формулировка из закона.
- Невыдача бумажной ТК на руки. Работник имеет право получить ее физически, даже если вся информация будет в ЭТК.
- Совмещение записи о переходе с записью об увольнении. Это разные юридически значимые действия. Запись о переходе делается в момент выдачи документа, который может не совпадать с датой увольнения.
Что делать с заявлением работника?
Письменное заявление о переходе на ЭТК — это основание для всех дальнейших действий. Его необходимо:
- Принять и зарегистрировать в журнале входящих документов.
- Приложить к личному делу работника (если оно ведется) или хранить в отделе кадров вместе с другими документами по кадровому делопроизводству.
- На основании этого заявления и внести запись в трудовую книжку.
Оформление записи о выдаче трудовой книжки в связи с переходом на электронную, это строго регламентированная процедура. Ключевые принципы: заявление от работника, точная формулировка записи, своевременная выдача бумажного документа. Соблюдение этих правил защитит работодателя от претензий со стороны работника и контролирующих органов (Государственной инспекции труда, прокуратуры).
Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов и практических рекомендаций на 2026 год.