С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако многие работники и работодатели до сих пор задаются вопросом: какой формат более удобен‚ надёжен и выгоден? В этой статье мы подробно рассмотрим плюсы и минусы обеих версий‚ опираясь на актуальную информацию из открытых источников (данные на ).

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки‚ хранящийся в единой государственной системе учёта трудовой деятельности (СФР). Все сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении и других событиях вносятся работодателем непосредственно в электронный реестр.

• ЭТК равносилен аналогу версии на бумажном носителе.
• С 1 января 2021 года работодатель обязан формировать такие сведения на каждого работника и передавать в СФР отчёт ЕФС‑1 с заполненным подразделом 1.1.
• Для сотрудников‚ принятых до 31 декабря 2020 года‚ до этой даты необходимо было подать письменное заявление работодателю о выборе формы ведения трудовой книжки (электронной или бумажной).

Преимущества электронной трудовой книжки

1. Доступность и скорость. Данные о трудовой деятельности доступны в любое время через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе СФР. Нет необходимости ждать почтовой доставки или личного визита в отдел кадров.
2. Снижение риска утери или повреждения. Бумажный документ легко потерять‚ испортить огнём‚ водой или механическим воздействием. Электронная запись хранится на защищённых серверах государственных органов.
3. Удобство при дистанционном трудоустройстве. При удалённом найме сотрудник может сразу предоставить выписку из ЭТК‚ не передавая физический документ по почте.
4. Больше деталей в записи. В электронном формате фиксируются более подробные сведения (например‚ данные о совместительстве‚ обучениях‚ повышении квалификации) – это отмечалось в материалах «Парламентской газеты» .
5. Автоматическое формирование отчётов. Работодатель не тратит время на ручное заполнение книжки; все данные сразу попадают в реестр и используются для отчётности в СФР.
6. Экономия на печати и хранении. Нет необходимости приобретать бланки‚ печатать‚ хранить архивы бумажных книжек.

Недостатки электронной трудовой книжки

• Зависимость от технической инфраструктуры. При сбоях в работе государственных сервисов доступ к данным может быть временно ограничен.
• Неполная история для старых записей. Данные‚ внесённые до 2020 года‚ не были перенесены в электронный формат автоматически; сотрудники должны хранить бумажную книжку как подтверждение стажа до этой даты.
• Психологический барьер. Некоторые работники привыкли к бумажному документу и не доверяют электронным системам из‑за опасений утечки личных данных.
• Обязанность предоставлять выписку. При приёме на новую работу сотрудник может быть вынужден предоставить одновременно выписку из ЭТК и бумажную трудовую книжку (см. материал от ).

Преимущества бумажной трудовой книжки

1. Осязаемый подтверждающий документ. Многие работодатели всё ещё требуют предъявления оригинала книжки при оформлении.
2. Независимость от электроники. Бумажная книжка доступна даже при отсутствии интернета или сбоях в государственных сервисах.
3. Хранение старых записей. Для сотрудников‚ принятых до 2020 года‚ бумажная книжка остаётся единственным источником сведений о трудовом стаже до перехода на электронный формат.
4. Простота использования для пожилых граждан. Не все возрастные группы уверенно работают с личным кабинетом на «Госуслугах».

Недостатки бумажной трудовой книжки

• Риск утери‚ кражи или повреждения. При переезде‚ стихийных бедствиях или простой забывчивости документ может быть утрачен.
• Задержки при оформлении. Для получения выписки или копии необходимо обращаться в отдел кадров или ждать почтовой доставки.
• Дублирование работы. С 2021 года работодатели всё равно ведут электронный учёт‚ поэтому ведение параллельной бумажной книжки увеличивает нагрузку на кадровую службу.
• Ограниченные возможности при дистанционном трудоустройстве. Нужно либо передавать оригинал по почте‚ либо организовывать личную встречу для проверки документа.

Что выбрать в 2025 году?

Согласно последним нормативным актам и практике:

• Электронная трудовая книжка уже ведётся на всех работников. Работодатель обязан передавать сведения в СФР независимо от выбора сотрудника.
• Сотрудник может оставить одновременно бумажную и электронную версию (это допустимо и часто рекомендуется для тех‚ у кого есть стаж до 2020 года).
• Если вы не хотите хранить бумажный документ‚ достаточно оставить только электронную трудовую книжку и при необходимости запрашивать выписку из СФР.
• Для тех‚ кто ценит надёжность и хочет минимизировать риски утери‚ оптимальным решением является хранение бумажной книжки в безопасном месте (например‚ в сейфе) и simultaneous использование электронной версии для текущих операций.

Практический совет: как оформить выбор

1. Проверьте‚ есть ли у вас уже бумажная трудовая книжка. Если да – решите‚ хотите ли вы её оставить.
2. Если вы приняты на работу после ‚ вы можете сразу подать заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (заявление в произвольной форме).
3. Для сотрудников‚ принятых до ‚ до этой даты необходимо было подать заявление о выборе формы. Если вы этого не сделали‚ по умолчанию ведётся бумажная книжка‚ но работодатель всё равно формирует электронные сведения.
4. При необходимости получите выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или обратившись в МФЦ.
5. Храните бумажную книжку в месте‚ защищённом от влаги‚ огня и механических повреждений.

Электронная трудовая книжка предоставляет явные преимущества в скорости доступа‚ безопасности и удобстве при дистанционном взаимодействии. Бумажная версия остаётся полезной как резервный источник данных для стажа до 2020 года и для тех‚ кто предпочитает осязаемый документ или работает в условиях ограниченного доступа к интернету.

Таким образом‚ оптимальный выбор – комбинированный подход: вести электронную трудовую книжку как основной источник текущей информации‚ одновременно сохраняя бумажную книжку (особенно если у вас есть стаж до 2020 года) в качестве резервного подтверждения. Это позволит вам воспользоваться всеми плюсами цифровизации‚ не теряя при этом гарантий‚ предоставляемых традиционным документом.

Информация актуальна на . Источники: материалы из открытых интернет‑публикаций (Парламентская газета‚ Вести.ru‚ блоги АО Статус и др.)‚ нормативные акты РФ о электронных трудовых книжках.