Дата публикации: 23 мая 2026 г., 11:55
В условиях цифровой трансформации трудовой рынка России всё больше организаций переходят на электронные формы документооборота. Одним из ключевых элементов этого процесса является электронная трудовая книжка (ЭТК). В статье рассматриваются причины, по которым работодателям и работникам рекомендуется продолжать вести трудовую книжку именно в электронном виде.
Почему стоит перейти на электронный формат?
- Безопасность хранения данных. Электронные трудовые книжки защищены от потери, порчи или кражи бумажных носителей.
- Удобство доступа. Оба участника трудового отношения – работодатель и работник – могут быстро получить информацию о стаже, должностях и условиях труда.
- Автоматизация расчётов. При расчёте отпусков, пенсионных выплат и иных выплат электронный документ позволяет мгновенно сверять данные.
- Снижение административных расходов. Не требуется печать, сканирование и хранение бумажных копий.
Текущее законодательное регулирование
Согласно информации, опубликованной ПРАЙМ от 22 апреля 2026 года, Ярослав Нилов, глава комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов, предложил включить в сведения о трудовом стаже данные, хранящиеся в электронных трудовых книжках.
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что:
- Все новые сотрудники оформляются в электронном виде.
- Существующие бумажные книжки могут быть заменены по заявлению работника.
- Одновременное применение бумажного и электронного вариантов допускается, пока работник не откажется от бумажной формы.
Преимущества электронного ведения трудовых книжек
Электронный формат исключает риск потери сведений о трудовом стаже, что особенно важно при:
- Переходе из одной организации в другую.
- Проверках со стороны контролирующих органов.
- Подаче документов на пенсионное обеспечение.
Кроме того, электронная запись позволяет:
- Автоматически обновлять сведения о новых местах работы и должностях.
- Вести историю трудового пути с детализацией периодов совмещения.
- Генерировать отчёты для бухгалтерии и налоговых органов в требуемом формате.
Как правильно оформить заявление об отказе от бумажной формы?
Если работник желает полностью перейти на электронный вариант, необходимо подать в отдел кадров заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. В заявлении указываются:
- ФИО работника.
- Номер и серия текущей бумажной книжки (если имеется).
- Дата подачи заявления.
- Подпись работника.
После получения заявления работодатель в течение 10 рабочих дней вносит соответствующие изменения в внутренние регламенты и обеспечивает перевод всех данных в электронный вид.
Практические рекомендации для работодателей
- Обеспечить техническую инфраструктуру. Наладить доступ к электронной системе для всех сотрудников.
- Провести обучение. Провести инструктаж по работе с электронной формой и разъяснить её преимущества.
- Сохранять архивные копии. Регулярно создавать резервные копии данных и хранить их в защищённом хранилище.
- Соблюдать требования законодательства. Следить за изменениями в нормативах, касающихся электронного документооборота.
Переход на электронное ведение трудовых книжек – это не просто модальный тренд, а необходимый шаг в условиях цифровой экономики. Он обеспечивает:
- Повышение надёжности хранения информации.
- Упрощение взаимодействия между работодателем и работником.
- Сокращение административных расходов.
Таким образом, прошу продолжить ведение трудовых книжек в электронном виде, используя современные IT‑решения и соблюдая требования законодательства. Это позволит организациям и сотрудникам быть уверенными в сохранности и актуальности данных о трудовом стаже.
Источник: информация от ПРАЙМ, 22 апреля 2026 г., статья о переходе на электронные трудовые книжки.