Сегодня 13:27:17 () и в России уже несколько лет действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Ниже представлен подробный обзор нормативных требований, практических рекомендаций и ответов на часто задаваемые вопросы, основанный на материалах КонсультантПлюс и других официальных источников.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой формат хранения сведений о трудовой деятельности работника, который ведётся в информационной системе Пенсионного фонда России (СФР) и доступен через личный кабинет на портале Госуслуги. В отличие от бумажной версии, ЭТК:
- исключает риск физической утраты или повреждения;
- позволяет мгновенно проверять достоверность сведений о стаже, переводах, наградах;
- обеспечивает автоматическую передачу данных в СФР для начисления пенсии.
С 1 января 2020 г. порядок формирования и хранения сведений о трудовой деятельности изменился: работодатели могут вести трудовые книжки сотрудников в т.ч. в электронном виде;
Законодательная база
Трудовой кодекс РФ
Статья 66 ТК РФ регулирует вопросы ведения, хранения и выдачи трудовых книжек. С введением ЭТК в статью добавлены положения о:
- праве работника выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажная или электронная);
- обязанности работодателя уведомить сотрудников о переходе на электронный формат;
- требованиях к заверению записей (подпись и печать не требуются для электронных записей, но необходимы для подтверждения заявления о выборе формы).
Нормативные акты Минтруда России
Письмо Минтруда от № 14-2/В-267 разъясняет, что запись о подаче заявления на ведение сведений в электронном виде не требует заверения подписью и печатью, однако сам документ (заявление) должен быть оформлен в письменной форме и храниться у работодателя.
Формы отчётности
С введением ЭТК разработаны новые формы, которые необходимо сдавать в ПФР (СФР):
- СЗВ‑ТД – сведения о трудовой деятельности работников (ежемесячно);
- СТД‑Р – справка работнику о его трудовой деятельности (выдаётся по запросу).
Образцы и инструкции по заполнению этих форм доступны в системе КонсультантПлюс (Бюллетень N 4 (295) АПРЕЛЬ 2020).
Этапы перехода на электронные трудовые книжки
Уведомление сотрудников (до 30 июня 2020 г.)
Согласно пункту 4 раздела «Работодателям об электронной трудовой книжке» КонсультантПлюс, каждый работник должен быть письменно уведомлен об:
- изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- праве сделать выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой, подав одно из двух заявлений:
- о сохранении бумажной трудовой книжки;
- о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Оформление заявления работника
Заявление подаётся в свободной форме, но должно содержать:
- ФИО сотрудника;
- дату подачи;
- выбор формы ведения трудовой книжки;
- подпись сотрудника.
После получения заявления работодатель:
- вносит запись в личную карточку сотрудника (или в электронную систему кадрового учёта) о выбранной форме;
- хранит оригинал заявления в личном деле сотрудника не менее 50 лет (согласно требованиям к хранению документов по личному составу).
Ведение электронной трудовой книжки
Если сотрудник выбрал ЭТК, работодатель обязан:
- ежемесячно формировать и передавать в СФР форму СЗВ‑ТД;
- при приёме на работу, переводе, увольнении, награждении и других кадровых событиях вносить соответствующие сведения в электронную трудовую книжку через личный кабинет на портале Госуслуги или через специализированные кадровые системы (например, 1С:ЗУП, SAP SuccessFactors и т.д.);
- обеспечивать доступ сотрудника к своей электронной трудовой книжке (через личный кабинет Госуслуг или корпоративный портал).
Важно: сведения, относящиеся к периоду до 1 января 2020 г., остаются в бумажной трудовой книжке и не переносятся в электронный формат. ЭТК фиксирует только информацию, начиная с 2020 года.
Права и обязанности сторон
Обязанности работодателя
- Уведомить всех сотрудников о переходе на ЭТК (письменно, до 30 июня 2020 г.).
- Принять и хранить заявления сотрудников о выборе формы ведения трудовой книжки.
- Вести электронные трудовые книжки для тех, кто выбрал ЭТК, и бумажные – для остальных.
- Своевременно передавать сведения в СФР (форма СЗВ‑ТД) и выдавать справки СТД‑Р по запросу.
- Обеспечить конфиденциальность и защиту персональных данных при работе с электронными трудовыми книжками.
Права работника
- Выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажная или электронная) и изменить свой выбор в любой момент (подав новое заявление).
- Получать бесплатный доступ к своей электронной трудовой книжке через портал Госуслуг.
- Требовать от работодателя выдачи справки СТД‑Р о своей трудовой деятельности.
- Оспаривать неправильные или недостоверные записи в ЭТК в судебном порядке (см. статью 66 ТК РФ о восстановлении трудовой книжки через суд).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Когда был завершён переходный период по внедрению ЭТК?
- С 1 января 2026 г. в России завершается переходный период. К этой дате все работодатели должны были обеспечить возможность ведения трудовых книжек в электронном виде для тех сотрудников, кто выбрал такой формат.
- Нужно ли дублировать бумажную трудовую книжку, если сотрудник выбрал ЭТК?
- Нет. При выборе электронной формы бумажная трудовая книжка не ведётся. Однако рекомендуется сохранять старую бумажную книжку (выданную до 2020 г.) как источник сведений о трудовой деятельности за предшествующий период.
- Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
- Достаточно запросить у сотрудника выписку из его личного кабинета на портале Госуслуг или справку СТД‑Р, issued by the employer. Наличие записи в СЗВ‑ТД за текущий период также служит подтверждением.
- Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
- Да, если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной книжки. В этом случае работодатель ведёт оба формата: бумажную – для периода до 2020 г., электронную – для периода с 2020 г.
- Какие штрафы предусмотрены за нарушение правил ведения ЭТК?
- Нарушение порядка уведомления, хранения заявлений или передачи сведений в СФР может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц и от 100 000 до 200 000 руб. для организаций).
Практические рекомендации для HR‑отдела
- Подготовьте шаблон уведомления – включите информацию о законодательных изменениях, правах выбора и образцах заявлений. Рассылку можно осуществить электронной почтой с подтверждением получения.
- Создайте электронный журнал заявлений – храните сканы заявлений в защищённой системе документооборота (например, в 1С:Документооборот).
- Интегрируйте кадровую систему с СФР – настройте автоматическую выгрузку формы СЗВ‑ТД и получение подтверждений от СФР.
- Обучите сотрудников – проведите краткие инструктажи (вебинары, памятки) о том, как посмотреть свою ЭТК в личном кабинете Госуслуг и как подать заявление на изменение формы.
- Регулярно проверяйте актуальность данных – ежемесячно сверяйте сведения, переданные в СФР, с внутренними кадровыми записями.
Электронные трудовые книжки – это не просто технологическая новинка, а важный элемент модернизации кадрового учёта, направленный на повышение прозрачности, снижение рисков потери данных и упрощение взаимодействия с Пенсионным фондом России. Соблюдение всех требований законодательства, своевременное информирование сотрудников и правильное оформление заявлений позволяют избежать штрафов и обеспечить бесперебойную работу кадровой службы.
Если у вас остались вопросы по внедрению ЭТК в вашей организации, рекомендуем воспользоваться готовыми решениями и образцами из системы КонсультантПлюс (например, «Готовое решение: Как вести электронные трудовые книжки» (КонсультантПлюс, 2026)) либо обратиться за консультацией к юристу по трудовому праву.