С 1 января 2020 года в России начался поэтапный переход с бумажных трудовых книжек (ТК) на электронные (ЭТК). К 2024 году процесс практически завершен. Данная статья, подробное руководство для работников и работодателей по всем актуальным вопросам.

Законодательная база и ключевые даты

Основной документ — Федеральный закон от № 439-ФЗ. Важные вехи:

• С 1 января 2020 года, начался переход. Работодатели обязаны отчитываться в ПФР (ныне СФР) по форме СЗВ-ТД.
• С 1 января 2022 года — все, кто устраивается на работу впервые, получают только электронную трудовую книжку. Бумажная не оформляется.
• С 1 января 2024 года — вступил в силу Приказ СФР от 17 ноября 2023 года. Это означает полный переход: все кадровые изменения (прием, увольнение) должны отражаться только в электронном виде. Бумажная трудовая книжка больше не заводится.
• С 1 ноября 2024 года, отчетность в Соцфонд (СФР) подается исключительно в электронном виде, что окончательно закрепляет систему ЭТК.

Кто должен получить электронную трудовую книжку?

Переход обязателен для всех, но есть нюансы:

1. Новые работники (с ): если человек устраивается на работу впервые (у него нет ни одной записи о работе), ему обязательно оформляют ЭТК. Бумажный вариант не предоставляется.
2. Работники, уже имеющие бумажную ТК: они могут по собственному желанию перейти на электронную форму, подав заявление. Если не хотят — могут сохранить бумажную. Но с 2024 года новые записи об их трудовой деятельности будут вноситься только в ЭТК (в базу СФР), а в бумажную — только по их заявлению.
3. Исключения: для отдельных категорий (например, работники, уволенные до и имеющие бумажную ТК) переход не является обязательным, но они также могут подать заявление на перевод.

Как перейти на электронную трудовую книжку? Пошаговая инструкция для работника

Если у вас есть бумажная ТК и вы решили перейти на ЭТК, действуйте так:

1. Напишите заявление. Форма свободная, но оно должно быть письменным и содержать:
   • ФИО, паспортные данные, СНИЛС.
   • Просьбу о переводе ведения трудовой книжки с бумажной на электронную.
   • Дату и подпись.
2. Подайте заявление работодателю (в отдел кадров или бухгалтерию). Можно передать лично под роспись или иным способом, подтверждающим факт получения.
3. Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления:
   • Внести в вашу ЭТК (в базу СФР) запись о вашем согласии на переход.
   • Вернуть вам бумажную трудовую книжку (если она была) с отметкой о переходе на ЭТК.
4. Проверьте свою ЭТК. После обработки заявления, ваша электронная трудовая книжка станет доступна.

Где и как посмотреть электронную трудовую книжку?

Ответственным оператором базы данных ЭТК является СФР (Социальный фонд России). Проверить свою книжку можно несколькими способами:

• Через личный кабинет на сайте СФР (sfr.gov.ru). Для входа нужна учетная запись на Госуслугах (уровень подтвержденный).
• Через приложение «Мой СФР» (доступно в App Store и Google Play).
• Через портал «Госуслуги» в разделе «Пенсия» / «Трудовая книжка».
• Обратившись в клиентскую службу СФР лично с паспортом.

В ЭТК отображаются все сведения: данные о работодателях, даты приема/увольнения, основания прекращения, должности, подразделения.

Обязанности работодателя в 2024-2025 гг.

Для организаций и ИП правила изменились кардинально:

• Не заводить и не выдавать бумажные трудовые книжки новым сотрудникам (с ).
• Вносить все кадровые изменения (прием, перевод, увольнение) в электронную базу СФР в течение 3 рабочих дней после события. Для этого используется:
  • Портал СФР (через ЭЦД — электронный кадровый документооборот).
  • Сервисы сторонних операторов ЭДО, имеющих доступ к СФР.
• При получении заявления от работника о переходе на ЭТК — выполнить действия, описанные выше (внести запись, вернуть бумажную ТК).
• По запросу работника предоставлять ему выписку из ЭТК (форма СТД-Р) на бумаге. Это можно сделать в течение 3 рабочих дней.

Частые вопросы (FAQ)

Могу ли я отказаться от ЭТК и получить бумажную книжку, если устроился после 2022 года?

Нет. Если вы устраиваетесь на работу впервые после 1 января 2022 года, вам оформляют только электронную трудовую книжку. Бумажный вариант не предусмотрен законом.

Что делать, если в моей ЭТК есть ошибка?

Нужно написать заявление работодателю с просьбой исправить неточность. Работодатель обязан проверить сведения и, при подтверждении ошибки, внести корректировку в базу СФР. Также можно обратиться напрямую в СФР с заявлением и подтверждающими документами.

А что с трудовыми книжками СССР и РФ, выданными до 2020 года?

Они остаются у вас на руках и имеют юридическую силу. Все записи, сделанные в них до 2020 года, были перенесены в электронную базу. При увольнении после 2020 года запись об этом будет только в ЭТК. Бумажную книжку можно продолжать вести, подавая заявления работодателю на внесение каждой новой записи.

Нужно ли мне что-то подписывать при увольнении, если у меня ЭТК?

Да. Стандартные документы (приказ, трудовая договор, расчетный листок) оформляются как обычно. Но сама запись об увольнении вносится работодателем в электронную базу СФР. Ваше согласие с записью подтверждается вашей подписью в приказе об увольнении (или иным способом, предусмотренным ТК).

Буду ли я получать пенсию, если у меня только ЭТК?

Да, абсолютно. Электронная трудовая книжка имеет равную с бумажной юридическую силу. Все сведения из нее напрямую передаются в СФР и используются для расчета пенсии. Никаких преимуществ или недостатков по сравнению с бумажной нет.

К 2024-2025 году переход на электронные трудовые книжки в России фактически завершен.

• Для новых работников — ЭТК единственная возможная форма.
• Для имеющих бумажную ТК, переход остается правом, но выгоды от ЭТК очевидны: безопасность (не потерять, не подделать), автоматическая передача данных в СФР, удобство доступа.
• Для работодателей — необходимость настроить кадровый электронный документооборот и оперативно отчитываться в СФР.

Главный совет: регулярно проверяйте свою электронную трудовую книжку в личном кабинете СФР или на Госуслугах. Это самый надежный способ убедиться, что вся ваша трудовая история отражена правильно.

Статья составлена на основе действующего законодательства РФ (ФЗ № 439-ФЗ, Приказы СФР) по состоянию на 2024-2025 годы. Для получения самой актуальной информации обращайтесь на официальный сайт Социального фонда России.